Quanti invitati entrano davvero in una location?

I numeri di capienza non sono una bugia; rispondono semplicemente a una domanda diversa dalla vostra. Una struttura indica di norma il numero più alto che riesce a far sedere in una qualunque disposizione — di solito file di sedie senza tavoli. Voi, invece, state pianificando un pranzo o una cena con tavoli, sedie, un aperitivo, il service, il tavolo dei regali e uno spazio per ballare.

Questa guida fa il conto della differenza: quale superficie a persona usare, quanti tavoli entrano in una sala, che cosa limita oltre a quello, e come si passa da un numero di invitati stimato a uno solido. Le domande con cui si verifica tutto questo sul posto stanno nella checklist del sopralluogo.

Per la stessa sala circolano tre numeri di capienza, e differiscono di un fattore due. Se non distinguete, pianificate contro quello sbagliato.

I valori della colonna di destra sono un esempio, non un dato di mercato; conta il rapporto fra loro. Chiedete a ogni struttura esplicitamente il terzo: «quante persone sedute a tavoli apparecchiati stanno da voi quando in sala c'è anche la pista da ballo?» Una struttura esperta risponde subito e con precisione.

Esiste un quarto numero, ed è il più scomodo: quante persone stanno bene nella sala contemporaneamente. Sta con regolarità sotto il numero da banchetto. Una sala che sulla carta regge ottanta persone, con ottanta invitati dentro sembra piena — il che può essere esattamente quello che volete se cercate una festa densa e calorosa, ed è faticoso se speravate in conversazioni lunghe.

Una volta che avete le misure della sala non vi serve nessuno. Moltiplicate lunghezza per larghezza, sottraete quello che è stabilmente d'intralcio, e dividete per il valore della vostra disposizione.

Un esempio svolto. Una sala di 15 per 8 metri ha 120 metri quadri. Per 70 invitati a tavoli rotondi, a 1,6 metri quadri a testa, ve ne servono 112 — ne restano 8. Non è una pista da ballo, è un corridoio. Con un tavolo imperiale a 1,3 metri quadri a testa sono 91 metri quadri e ne restano 29. Stesso numero di invitati, stessa sala, una serata completamente diversa.

Per la pista da ballo contate che balli circa un terzo dei vostri invitati contemporaneamente, mezzo metro quadro ciascuno. Con 90 invitati sono 30 persone e quindi circa 15 metri quadri, cioè una superficie di quattro metri per quattro. Più piccola resta vuota, perché nessuno vuole essere il primo a entrare in un angolo stretto.

E non dimenticate il buffet dei dolci, il bar, il tavolo dei regali, la regia audio, il tavolo della torta e la postazione della confettata: insieme si prendono dieci o quindici metri quadri in un attimo. Sottraeteli prima di dividere, non dopo.

Appena la forma del tavolo è decisa il conto diventa più concreto, perché i tavoli sono indivisibili. Un tavolo rotondo da 1,60 metri di diametro fa sedere comodamente otto persone; a 1,80 metri ne fa sedere dieci. Intorno aggiungete circa 75 centimetri per la sedia e di nuovo spazio per il servizio — con tutto quello che sta intorno, un tavolo da otto occupa circa dodici metri quadri, che è esattamente il valore per persona del capitolo precedente moltiplicato per otto.

Da qui viene un conto che potete fare a mente. Per 70 invitati vi servono nove tavoli da otto, perché otto tavoli fanno 64 persone e il nono prende le sei restanti. Nove per dodici metri quadri sono 108 metri quadri per i soli tavoli. Nella sala del capitolo precedente ci stanno appena; in una più piccola no.

Per un tavolo imperiale si conta in metri lineari invece che in tavoli: circa 65–70 centimetri di bordo tavolo a persona, su tutti e due i lati. Per 70 invitati sono circa 24 metri lineari di tavolo, quindi tre tratte da otto metri o due da dodici. Fra due tratte al servizio servono almeno 1,20 metri, altrimenti nessuno serve più, si passa di striscio.

Queste cifre sono anche il motivo per cui il piano dei tavoli non si fa per ultimo ma insieme alla location: quale forma di tavolo entra nella sala aiuta a decidere chi può sedere accanto a chi. Come trasformarlo in un piano sta nell'articolo sulla disposizione dei tavoli.

Sopra il conto della superficie sta la capienza autorizzata dell'edificio, e in Italia ha una risposta precisa: il numero discende dall'agibilità della struttura e dalla sua posizione antincendio, cioè dalla pratica di prevenzione incendi prevista dal DPR 151/2011 per le attività che vi rientrano. Sopra le duecento persone circa entra in gioco la commissione comunale di vigilanza sui locali di pubblico spettacolo; sotto, al suo posto vale la relazione tecnica di un professionista abilitato. Chiedete quindi il numero e chiedete su quale documento sta scritto.

C'è una sfumatura che nessuna delle due fonti straniere ha e che a voi conviene conoscere: un matrimonio è di norma un trattenimento privato e non un pubblico spettacolo, quindi la responsabilità di rispettare quel numero è della struttura e non vostra. È proprio per questo che lo volete per iscritto — non per obbedire a una regola che riguarda voi, ma per sapere che la struttura sa qual è la sua.

Tre punti riguardano anche le feste più piccole, perché dipendono dal titolo dell'edificio e non dal vostro numero di invitati:

• Le vie di fuga restano libere. Un tavolo in più davanti a una porta antipanico non è un compromesso, semplicemente non si può fare. Nemmeno gli allestimenti possono ostruire porte o percorsi.
• Il numero autorizzato sta nel titolo. Non è un consiglio, e la responsabilità di rispettarlo è della struttura.
• Le fiamme libere sono regolate. Candele, fontane fredde e bracieri sono limitati o vietati a seconda dell'edificio e del suo titolo, e in un edificio sotto vincolo lo sono quasi sempre.

La conseguenza pratica è semplice: chiedete il numero di persone autorizzato e fatelo scrivere nel contratto. Se una struttura scantona, lo scantonare è già una risposta. Che cos'altro appartiene al contratto sta nell'articolo sul contratto della location.

Ogni conto qui sopra dipende da un numero che nessuno conosce nel momento in cui prenotate la location: quante persone verranno davvero. Fra la lista degli inviti e la sala c'è con regolarità un numero a due cifre di rinunce — quanto grande dipende soprattutto dal viaggio e da quanti invitati possono portare qualcuno.

Per la prenotazione vi servono quindi due valori invece di uno: un numero minimo sotto il quale la struttura non ha più senso economico, e uno massimo che regge ancora. Il vostro margine sta fra i due. Una struttura che funziona solo da novanta persone in su ed è piena a cento non ve ne lascia nessuno — ed è esattamente lì che cominciano le conversazioni sgradevoli quando arrivano dodici rinunce a tre settimane dalla data.

Dalla prima conferma in avanti sostituite la stima con le risposte. È precisamente a questo che serve un RSVP online: conferme, rinunce e accompagnatori arrivano in un posto solo, con una data sopra, invece di essere sparsi fra messaggi e telefonate. Alla data di conferma della struttura dichiarate poi un numero contato.

Due altri articoli aiutano lungo la strada: come costruire la lista sta in pianificare la lista degli invitati, e quanti posti costano gli accompagnatori è calcolato nell'articolo sulla regola sull'accompagnatore. I due numeri insieme vi danno l'intervallo con cui entrate nella ricerca della location.