¿Cuántos invitados caben de verdad en un espacio de bodas?

Las cifras de aforo no mienten; simplemente contestan a otra pregunta distinta de la vuestra. Una casa suele dar el número mayor que puede sentar en cualquier disposición — normalmente sillas en filas, sin mesas. Vosotros, mientras tanto, estáis planificando un cóctel, un banquete con mesas, sillas, bufé, equipo técnico y mesa de regalos, y después una barra libre.

Este artículo hace la cuenta de esa diferencia: con qué superficie por persona trabajar, cuántas mesas caben en una sala, qué limita el aforo por encima de eso y cómo se pasa de un número estimado de invitados a uno sólido. Las preguntas que comprueban todo esto sobre el terreno están en el checklist de la visita.

Para una misma sala circulan tres cifras de aforo, y se llevan entre sí un factor de dos. Si no separáis la distinción, planificáis contra la cifra equivocada.

Los valores de la columna derecha son una ilustración y no un dato de mercado; lo que importa es la proporción entre ellos. Pedid a cada casa el tercero de forma expresa: «¿cuántas personas se sientan en mesas servidas cuando además hay pista de baile en la sala?». Una casa con oficio contesta eso al momento y con precisión.

Y en una boda hispanohablante hay que preguntarlo tres veces, no una, porque la celebración usa el espacio en tres formatos distintos a lo largo de la noche: el cóctel, de pie y a menudo al aire libre; el banquete, sentado; y la barra libre, otra vez de pie y con música. Si las tres fases ocurren en la misma sala, el aforo que os importa es el más restrictivo de los tres, y alguien tiene que recolocar los muebles entre medias. Si ocurren en zonas distintas, cada zona tiene su propio número y su propio plan de lluvia.

Hay un cuarto número, y es el más incómodo: cuántas personas están a gusto en la sala a la vez. Se queda con regularidad por debajo de la cifra de banquete. Una sala que sobre el papel aguanta ochenta se siente llena con ochenta invitados dentro — lo que puede ser exactamente lo que buscáis si queréis una fiesta densa y cálida, y agotador si esperabais conversaciones largas.

En cuanto tenéis las medidas de la sala no necesitáis a nadie. Multiplicad largo por ancho, restad lo que estorbe de forma permanente y dividid por el valor de vuestra disposición.

Un ejemplo resuelto. Una sala de 15 por 8 metros tiene 120 metros cuadrados. Para 70 invitados en mesas redondas a 1,6 metros cuadrados por cabeza hacen falta 112 metros cuadrados, así que sobran 8. Eso no es una pista de baile, es un pasillo. Con mesa imperial a 1,3 metros cuadrados por cabeza son 91 metros cuadrados y sobran 29. Mismo número de invitados, misma sala, una noche completamente distinta.

Para la pista de baile contad con que baila a la vez alrededor de un tercio de vuestros invitados, a medio metro cuadrado cada uno. Con 90 invitados son 30 personas y unos 15 metros cuadrados, o sea una superficie de unos cuatro por cuatro metros. Menos que eso se queda vacío, porque nadie quiere ser el primero en meterse en un rincón estrecho.

No olvidéis el bufé, la barra, la mesa de regalos, la mesa de sonido y la mesa de la tarta: entre todos se llevan diez o quince metros cuadrados en un momento. Restadlos antes de dividir, no después.

En cuanto está decidida la forma de las mesas la cuenta se vuelve más concreta, porque una mesa es indivisible. Una mesa redonda de 1,60 metros de diámetro sienta a ocho con holgura; con 1,80 metros sienta a diez. Alrededor hay que sumar unos 75 centímetros para la silla y otro tanto para que pase el servicio: con todo lo que lleva alrededor, una mesa de ocho ocupa unos doce metros cuadrados.

De ahí sale una cuenta que se hace de cabeza. Para 70 invitados hacen falta nueve mesas de ocho, porque ocho mesas sientan a 64 personas y la novena se lleva a las seis restantes. Nueve por doce metros cuadrados son 108 metros cuadrados solo de mesas. En la sala del apartado anterior entra justo; en una más pequeña, no.

Con una mesa imperial se cuenta en metros lineales y no en mesas: de 65 a 70 centímetros de borde de mesa por persona, a los dos lados. Para 70 invitados son unos 24 metros lineales de mesa, o sea tres tramos de ocho metros o dos de doce. Entre dos tramos el servicio necesita 1,20 metros como mínimo, o dejará de servir para pasar de lado.

Estas cifras son además la razón de que el plano de mesas no se haga el último sino a la vez que el espacio: qué forma de mesa entra en la sala ayuda a decidir quién puede sentarse al lado de quién. Cómo se convierte eso en un plano está en nuestro artículo sobre la disposición de las mesas.

Por encima de la cuenta de superficie está el aforo autorizado del edificio, y la pregunta que hay que llevar a cualquier casa es la misma en todas partes aunque el instrumento no lo sea: ¿quién fijó el número máximo de personas de esta sala, cuál es ese número y dónde está escrito? Las respuestas son nacionales y muchas veces regionales. En España el aforo consta en la licencia municipal de actividad y en el plan de autoprotección, con la normativa autonómica de espectáculos públicos y actividades recreativas detrás. En México figura en la licencia de funcionamiento y en el programa interno de protección civil. En Argentina y en Chile lo fijan la habilitación o el permiso municipal, con el informe del cuerpo de bomberos como paso previo. Cruzad la frontera con el número, no con el principio.

Hay tres puntos que afectan también a celebraciones pequeñas, porque dependen de la autorización del edificio y no de vuestro número de invitados:

• Las vías de evacuación quedan libres. Una mesa más delante de una salida de emergencia no es un apaño, es que no se puede. La decoración tampoco puede tapar puertas ni recorridos.
• El número permitido está en la autorización. No es una recomendación, y de cumplirlo responde la casa, no vosotros.
• La llama viva está regulada. Velas, bengalas y braseros están limitados o prohibidos según la casa y su autorización.

La consecuencia práctica es sencilla: pedid el aforo autorizado y haced que conste en el contrato. Si una casa esquiva la pregunta, la esquiva es la respuesta. Qué más va en el contrato está en nuestro artículo sobre el contrato del lugar.

Todas las cuentas anteriores dependen de un número que nadie conoce en el momento de reservar el espacio: cuánta gente viene de verdad. Entre la lista de invitaciones y la sala hay con regularidad una cifra de dos dígitos de ausencias — y lo grande que sea depende sobre todo del viaje y de a cuántos invitados les dejáis traer acompañante.

Para reservar necesitáis por tanto dos valores y no uno: un número mínimo con el que el espacio siga teniendo sentido económico y uno máximo que todavía aguante. Vuestro margen está entre los dos. Una casa que solo funciona a partir de noventa personas y se llena con cien no tiene margen ninguno — y ahí es exactamente donde empiezan las conversaciones incómodas cuando llegan doce ausencias a tres semanas de la fecha.

Desde la primera confirmación vais sustituyendo la estimación por respuestas. Para eso sirve exactamente un RSVP online: confirmaciones, ausencias y acompañantes caen en un mismo sitio y con fecha, en lugar de repartirse entre mensajes y llamadas. En la fecha de cierre de la casa declaráis entonces un número contado.

Hay dos artículos más que ayudan por el camino: cómo se construye la lista está en la planificación de la lista de invitados, y cuántas plazas cuestan los acompañantes se trabaja en nuestro artículo sobre llevar acompañante a una boda. Los dos números juntos os dan la horquilla con la que entráis en la búsqueda del sitio.