Hoeveel gasten passen er werkelijk in een trouwlocatie?

Capaciteitsgetallen zijn geen leugen; ze beantwoorden alleen een andere vraag dan die van jullie. Een huis noemt doorgaans het hoogste aantal dat het in wélke opstelling dan ook kwijt kan — meestal stoelrijen zonder tafels. Jullie plannen ondertussen een diner met tafels, stoelen, een buffet, techniek, een cadeautafel en een dansvloer.

Dit artikel rekent dat verschil uit: met welke oppervlakte per persoon jullie werken, hoeveel tafels er in een zaal passen, wat de gebruiksregels daarbovenop begrenzen, en hoe jullie van een geschat gastenaantal naar een hard aantal komen. De vragen waarmee jullie dit ter plaatse controleren, staan in de checklist voor de bezichtiging.

Over dezelfde zaal circuleren verschillende capaciteitsgetallen, en ze verschillen een factor twee. Wie het onderscheid mist, plant tegen het verkeerde getal.

De waarden in de rechterkolom zijn een illustratie en geen marktcijfer; wat telt is de verhouding ertussen. Vraag elk huis uitdrukkelijk naar het derde getal: “hoeveel mensen zitten er bij jullie aan gedekte tafels als er óók een dansvloer in de zaal ligt?” Een ervaren huis antwoordt daar meteen en precies op.

Er is een vierde getal, en dat is in Nederland en Vlaanderen het lastigste van allemaal: hoeveel mensen er 's avonds staand bij komen. Dat aantal ligt bij ons vaak dubbel zo hoog als het dineraantal, en het beschrijft een compleet andere zaal — een zaal zonder gedekte tafels erin. De vraag die daaronder ligt en die bijna nooit gesteld wordt, luidt dus niet “hoeveel avondgasten kunnen erbij” maar: wordt er tussen diner en feest omgebouwd, door wie, en hoe lang duurt dat? Blijven de tafels staan, dan is het avondaantal fictie. Gaan ze weg, dan is er een half uur waarin jullie gasten ergens anders moeten zijn — en dat “ergens anders” is een tweede ruimte, een tuin of een tent, en dus opnieuw een capaciteitsvraag.

Er is bovendien een vijfde getal, en dat is het ongemakkelijkste: hoeveel mensen zich tegelijk prettig voelen in de zaal. Dat ligt geregeld onder het dinergetal. Een zaal die op papier tachtig draagt, vóélt vol met tachtig gasten — wat precies goed kan zijn als jullie een dicht, warm feest willen, en vermoeiend als jullie op lange gesprekken hoopten.

Zodra jullie de zaalmaten hebben, hebben jullie niemand meer nodig. Vermenigvuldig lengte met breedte, trek eraf wat er permanent in de weg staat, en deel door de waarde die bij jullie opstelling hoort.

Een uitgewerkt voorbeeld. Een zaal van vijftien bij acht meter heeft honderdtwintig vierkante meter. Voor zeventig gasten aan ronde tafels à 1,6 vierkante meter per hoofd hebben jullie honderdtwaalf vierkante meter nodig — er blijven er acht over. Dat is geen dansvloer, dat is een doorgang. Met een lange tafel à 1,3 vierkante meter per hoofd is het eenennegentig vierkante meter en blijven er negenentwintig over. Zelfde gastenaantal, zelfde zaal, een volstrekt andere avond.

Diezelfde honderdtwintig vierkante meter dragen staand honderdvijftig tot tweehonderd mensen — máár alleen leeg. Blijven de negen dinertafels staan, dan is er nog twaalf vierkante meter vrij en passen er vijftien tot twintig mensen bij. Een huis dat “zeventig aan tafel en honderdveertig 's avonds” zegt, belooft dus impliciet een ombouw. Laat vastleggen wie die uitvoert, hoe lang hij duurt en waar de tafels naartoe gaan; een stapel tafels langs de wand kost opnieuw tien vierkante meter.

Voor de dansvloer rekenen jullie op ongeveer een derde van de gasten die tegelijk danst en een halve vierkante meter per persoon. Bij negentig gasten zijn dat dertig mensen en ruwweg vijftien vierkante meter, dus een vlak van ongeveer vier bij vier meter. Kleiner blijft leeg, want niemand wil de eerste zijn die een krappe hoek in stapt.

Vergeet het buffet, de bar, de cadeautafel, de geluidstafel en de taarttafel niet: samen zijn die zo tien tot vijftien vierkante meter. Trek ze eraf vóór jullie delen, niet erna.

Zodra de tafelvorm vastligt, wordt de som concreter, want tafels zijn ondeelbaar. Een ronde tafel van 1,60 meter doorsnee biedt comfortabel plaats aan acht personen; bij 1,80 meter zijn dat er tien. Eromheen komt ongeveer vijfenzeventig centimeter voor de stoel en daarnaast nog ruimte voor de bediening — met alles eromheen neemt een tafel van acht ruwweg twaalf vierkante meter in beslag.

Daaruit volgt een som die jullie uit het hoofd kunnen maken. Voor zeventig gasten hebben jullie negen tafels van acht nodig, want acht tafels bieden plaats aan vierenzestig personen en de negende neemt de resterende zes. Negen keer twaalf vierkante meter is honderdacht vierkante meter alleen al voor de tafels. In de zaal uit de vorige paragraaf past dat net; in een kleinere niet.

Bij een lange tafel tellen jullie in strekkende meters in plaats van in tafels: ongeveer vijfenzestig tot zeventig centimeter tafelrand per persoon, aan beide zijden. Voor zeventig gasten is dat rond de vierentwintig strekkende meter tafel, dus drie banen van acht meter of twee van twaalf. Tussen twee banen heeft de bediening minstens 1,20 meter nodig, anders bedient er niemand meer maar wringt men zich erlangs.

Deze getallen zijn ook de reden dat de tafelschikking niet als laatste wordt gemaakt maar naast de locatiekeuze: welke tafelvorm in de zaal past, bepaalt mede wie er naast wie kan zitten. En bij ons komt daar nog een vraag bij die met tafels te maken heeft en die geen enkele brochure beantwoordt: krijgen de avondgasten ergens een zitplaats? Wie om half negen binnenkomt en tot twee uur staat, gaat eerder weg. Reken op zitgelegenheid voor ruwweg een kwart van het avondgezelschap, in de vorm van statafels met krukken of een lounge. Hoe jullie hier een plan van maken, staat in ons artikel over de tafelschikking.

Boven de oppervlakteberekening staat de toegestane bezetting van het gebouw, en de vraag die jullie elke locatie stellen is overal dezelfde, ook al heet het instrument anders: wie heeft het maximale aantal personen voor deze ruimte vastgesteld, hoe hoog is dat, en waar staat het op papier? In Nederland loopt dat via de brandveiligheidsregels voor het gebruik van een bouwwerk: zodra er meer dan vijftig personen tegelijk aanwezig zijn, is er een gebruiksmelding bij de gemeente nodig, en in de daarbij horende stukken staat het aantal waarvoor het pand geschikt is bevonden. In Vlaanderen loopt het via een brandveiligheidsattest van de gemeente, en de maat achter het getal is de breedte van de uitgangen: als vuistregel één centimeter per persoon, met een ondergrens per deur. Neem in beide gevallen het getal mee en niet het beginsel.

Drie punten raken ook kleinere feesten, omdat ze aan de toestemming van het gebouw hangen en niet aan jullie gastenaantal:

• Vluchtwegen blijven vrij. Een extra tafel voor een nooddeur is geen compromis, dat mag domweg niet. Decoratie mag deuren en routes evenmin blokkeren, en dat geldt ook voor de plek waar de cadeautafel of de fotohoek verleidelijk goed staat.
• Het toegestane aantal staat in de toestemming. Het is geen advies, en de verantwoordelijkheid voor naleving ligt bij het huis, niet bij jullie. Dat betekent ook dat het huis jullie op de avond zelf kan tegenhouden.
• Open vuur is geregeld. Kaarsen, sterretjes en vuurkorven zijn per huis en per vergunning beperkt of verboden. Vraag het uit voordat jullie ze op de decoratielijst zetten.

Let bij dit alles op één ding dat hier vaak misgaat: het toegestane aantal geldt voor iedereen die tegelijk in het gebouw is, dus inclusief personeel, dj, fotograaf en de kinderen. Een zaal die op honderdveertig staat en waar 's avonds honderddertig gasten komen, zit met de bemensing erbij tegen de grens. De praktische consequentie is eenvoudig: vraag om het toegestane aantal en laat het als getal in het contract opnemen. Draait een huis daaromheen, dan is dat ontwijken zelf het antwoord. Wat er verder op dat papier hoort te staan, nemen we door bij het contract.

Elke som hierboven hangt aan getallen die niemand kent op het moment dat jullie de locatie boeken: hoeveel mensen er werkelijk komen. Tussen de uitnodigingslijst en de zaal zit geregeld een tweecijferig aantal afzeggingen — hoe groot, hangt vooral af van de reis en van hoeveel gasten iemand mogen meenemen.

Voor de boeking hebben jullie daarom niet één waarde nodig maar vier: een onder- en een bovengrens voor het diner, en een onder- en een bovengrens voor de avond. Jullie speelruimte ligt daartussen. Een huis dat pas vanaf negentig daggasten rendabel is en bij honderd vol zit, heeft geen speelruimte — en precies daar beginnen de ongemakkelijke gesprekken als er drie weken van tevoren twaalf afzeggingen binnenkomen. Let er bovendien op dat de twee reeksen niet onafhankelijk zijn: bij ons zeggen daggasten zelden af zonder ook de avond te laten schieten, maar avondgasten zeggen wel degelijk los af.

Vanaf de eerste toezegging vervangen jullie de schatting door antwoorden. Daar is een online rsvp precies voor: toezeggingen, afzeggingen en introducés komen op één plek binnen, met datum, in plaats van verspreid over berichten en telefoontjes. Zorg dat het formulier de twee delen van de dag apart uitvraagt — wie alleen 's avonds komt, hoort niet in het dineraantal. Op de peildatum van de locatie geven jullie dan een geteld aantal op in plaats van een schatting.

Twee artikelen helpen op weg daarnaartoe: hoe jullie de lijst überhaupt opbouwen staat in de gastenlijst plannen, en hoeveel stoelen de introducés kosten werken we uit in ons artikel over de introducéregel. Die getallen samen leveren de reeksen op waarmee jullie de zoektocht naar een locatie in gaan.