Gastenlijst bruiloft online: RSVP, allergieën en export

Een gastenlijst is geen adressenboek maar een werktafel waar vier partijen aan trekken. De cateraar wil aantallen en dieetwensen, de zaal wil aantallen en tijden, de drukker wil namen zoals ze op een kaart horen, en jullie willen weten wie er nog niet heeft geantwoord. Elk van die vier wil een ander uittreksel van dezelfde rijen.

Daarom gaat het bij een online lijst minder om invoeren dan om uithalen. Een lijst waar alles in kan maar niets bruikbaars uit komt, wordt in de laatste maand alsnog met de hand overgetikt in een spreadsheet — en vanaf dat moment bestaan er twee waarheden.

Wie de kring zelf nog moet samenstellen, begint een stap eerder: dat staat in de gastenlijst plannen. Deze gids begint bij de lijst die er al is.

De meeste bruiloften beginnen met drie lijsten: die van jullie, die van jouw ouders en die van de ouders van je partner. Ze worden verzameld in een gedeeld document, en zolang er alleen namen in staan gaat dat goed. Het loopt mis zodra er statussen bij komen, want een status verandert — en dan verandert hij op één plek en niet op de andere twee.

Een online lijst lost dat op door er één te zijn. Dat klinkt vanzelfsprekend en is het niet: het vraagt dat elk antwoord er automatisch in landt, ook het antwoord dat per telefoon binnenkomt, en dat één persoon verantwoordelijk is voor het bijtikken. Twee mensen die allebei even bijwerken, leveren dezelfde dubbele rijen op als drie spreadsheets.

De tweede eis is dat een gast zijn antwoord kan wijzigen zonder een tweede rij te worden. Dat gebeurt bij elke bruiloft meerdere keren, en het is de meest voorkomende reden waarom uit dezelfde lijst twee verschillende aantallen komen.

In Nederland valt een trouwdag bijna standaard in twee delen: daggasten bij ceremonie en diner, avondgasten bij het feest daarna. Dat is geen detail van de vormgeving maar de belangrijkste kolom in de lijst, want de twee groepen worden anders geteld, anders uitgenodigd en anders afgerekend.

In Vlaanderen bestaat dezelfde scheiding in drie delen: receptie, diner en avondfeest. De receptie is daar meestal de ruimste kring — ruimer dan de Nederlandse daggroep — en een deel van de gasten is bij twee van de drie momenten. Wie een Vlaamse bruiloft in twee kolommen probeert te persen, verliest juist de groep die het grootst is.

Praktisch vraagt dat om een veld per gast dat zegt waarvoor iemand is uitgenodigd, en om tellingen die per moment optellen. Zonder dat veld staat er één totaal, en dat totaal is voor de cateraar te hoog en voor de zaal te laag. Reken ook op verschuivingen: een avondgast die alsnog bij het diner aanschuift is een menu erbij, en die wijziging hoort in de lijst en niet in een appje.

De cateraar krijgt aantallen, menukeuzes en allergieën, met een naam erbij zodat een gerecht bij een persoon hoort. Geen adressen, geen telefoonnummers. Vraag vroeg in welke vorm hij het wil: veel keukens werken met een tabel per gang en niet met een lijst per gast.

De zaal krijgt aantallen per moment en de bijbehorende tijden, plus de bijzonderheden die met de ruimte te maken hebben: kinderstoelen, een rolstoel, iemand die slecht ter been is. De drukker krijgt namen in de vorm waarin ze op een kaart mogen staan, en dat is een aparte kolom — Jan en Marieke is geen adressering.

En jullie zelf houden de kolom over waar de rest aan hangt: wie heeft nog niet geantwoord. Controleer daarom vóór het versturen of de export die kolommen los kan leveren. Een export die alles in één blad gooit, betekent dat iemand het alsnog uit elkaar trekt, en die iemand zijn jullie. Wat er daarna in de menuplanning mee gebeurt, hangt er direct aan vast.

Een gastenlijst is het meest persoonlijke bestand van de hele planning: namen, adressen, wie wel en niet is uitgenodigd, en bij een deel van de gasten een medisch gegeven. Dat is precies het soort bestand dat gaat rondzwerven in een groepsapp als er geen afspraak over is gemaakt.

Maak daarom onderscheid tussen aanleveren en inzien. Ouders die meebetalen willen meepraten over wie er komt, en dat kan met een aantal en een namenlijst zonder adressen. Getuigen die helpen nabellen hebben alleen de openstaande namen nodig. De volledige lijst met contactgegevens hoort bij één of twee mensen te liggen, niet bij zeven.

Gescheiden ouders verdienen hier de expliciete afspraak: één lijst, jullie als eigenaar, beide kanten leveren aan en krijgen een terugkoppeling in aantallen in plaats van een bestand. En leg meteen vast wanneer de contactgegevens weer weggaan — een gastenlijst die drie jaar later nog compleet in een map staat, is niemands bedoeling geweest.

De lijst is klaar wanneer er vijf dingen uit komen zonder overtypen. Loop ze na voordat de reactietermijn verstrijkt, niet erna.

• Een telling per moment: dag en avond, of receptie, diner en avondfeest.
• Een tabel voor de keuken met menukeuze en allergie per naam.
• Een overzicht van de gasten die nog openstaan, zodat nabellen geen zoekwerk wordt.
• De namen in kaartvorm voor drukwerk en naamkaartjes.
• Een volledige export voor jullie eigen archief, met de eigen vragen erin.

Daarna begint het schuiven. De tafelschikking leest het beste rechtstreeks uit de lijst, want elke kopie ervan loopt achter zodra er iemand afzegt. En afzeggen gebeurt: reken op een handvol wijzigingen in de laatste week, en zorg dat elke wijziging op één plek wordt doorgevoerd.