Bruiloft RSVP online: reacties, menu’s en gastvragen

Het verschil laat zich zien in de week vóór de reactietermijn. Dan komen de antwoorden binnen waar geen formulier op gebouwd is: een introducé zonder naam, een kind dat toch meekomt, een notenallergie in een appje aan jullie moeder. Wie die gevallen vooraf heeft bedacht, tikt ze in twee minuten bij; wie dat niet heeft gedaan, houdt aan het eind drie lijsten naast elkaar bij en noemt de cateraar een getal dat niemand meer kan nakijken.

Deze gids begint dus waar de uitnodiging ophoudt. Hoe die bij de gasten terechtkomt, is een ander verhaal — dat staat bij de save-the-date-pagina en bij de etiquette van de uitnodiging. Hier gaat het over wat er terugkomt.

Bij Getting Married lopen antwoorden, eigen vragen en afzeggingen samen in dezelfde lijst waar later de export voor de catering uit komt. Precies die weg bepaalt of het getal aan het eind klopt.

Elke vraag kost bereidheid om te antwoorden, dus elke vraag heeft een gevolg nodig. De menukeuze stuurt de bestelling, de allergie de keuken, de introducé een stoel, de reis het vervoer terug. Wat na de dag niemand meer nodig heeft, vraag je niet.

Twee dingen horen uit elkaar. Ik eet geen vlees is een voorkeur; noten geven bij mij een reactie is een medisch gegeven, en de keuken behandelt die twee anders. Allebei hangen ze aan een naam en niet aan een tafelnummer. Hetzelfde geldt voor introducés en kinderen: een introducé zonder voornaam wordt een naamkaartje dat niemand kan plaatsen, en kinderen horen met leeftijd in de lijst omdat daar het kindermenu, de kinderstoel en de oppas aan hangen. Vraag beide apart uit, niet als optelsom in een veld met het aantal personen.

En zet de vragen klaar voordat de eerste uitnodiging weggaat. Een vraag die er later bij komt, blijft leeg bij iedereen die al heeft geantwoord — die haal je dan één voor één op, precies in de week waarin daar geen tijd voor is.

In Nederland heeft de vraag of iemand komt standaard twee antwoorden, omdat de dag in twee delen valt. Daggasten zijn bij de ceremonie en het diner, avondgasten schuiven later aan bij het feest. Een reactie die alleen ja zegt, vertelt dus niet of er een couvert bij moet.

In Vlaanderen loopt dezelfde scheiding via drie momenten: de receptie, het diner en het avondfeest. De receptie is daar meestal de breedste kring — breder dan de daggroep in Nederland — en het diner de smalste. Dat maakt het onderscheid niet kleiner maar fijnmaziger: een deel van de gasten is er voor twee van de drie momenten.

Voor het formulier betekent dat één ding. De gast kiest niet of hij komt maar waarvoor hij komt, en de vraag hoort al te weten waarvoor hij is uitgenodigd. Een avondgast die het menukeuzeveld te zien krijgt, vult het in, en dan staat er een hoofdgerecht klaar voor iemand die pas na het dessert binnenkomt. Hoe die groepen in de lijst naast elkaar staan, staat in de gastenlijst die online samenloopt.

Reken er vast op dat een deel van de gasten niet online antwoordt. Oudere familieleden, gasten zonder databundel en iedereen die de kaart in een la legt, hebben een tweede weg nodig: een telefoonnummer op de kaart en de mogelijkheid dat jullie het antwoord zelf invoeren. Wat telt is dat het in dezelfde lijst belandt — twee apart geteld stapels komen nooit uit.

Spreek vooraf af wie die antwoorden aanneemt. Loopt de helft via jullie moeder en de andere helft via het formulier, dan ontstaat precies de toestand die een online reactie moest voorkomen. Eén persoon voert in, de rest speelt door.

Gasten uit het buitenland hebben een vroegere termijn nodig. Vluchten, verlof en bij sommigen een afspraak bij een consulaat hebben hun eigen aanlooptijd, en een uitnodigingsbrief laat zich niet op het laatste moment nasturen. Stuur die kring de datum ruim vóór de uitnodiging — daar is de vroege aankondiging voor — en vraag meteen wie een schriftelijke uitnodiging voor instanties nodig heeft.

Dat zijn in de praktijk drie beslissingen. Wie uit de familie mag de lijst inzien? Allergieën en adressen zijn geen onderwerp voor de familiegroepsapp, ook niet als beide ouderparen meehelpen. Wat krijgt de cateraar? Aantallen, menukeuzes en allergieën — geen telefoonnummers en geen adressen. En wanneer is het klaar? Leg vooraf vast wanneer jullie contactgegevens wissen; na de bedankjes is er voor de meeste velden geen reden meer.

Gescheiden ouders zijn het vaakst het wrijfpunt. Beide kanten willen uitnodigen, beide willen zien wie heeft toegezegd, en geen van beide hoort de adreslijst van de ander te krijgen. De oplossing is niet twee lijsten bijhouden maar één lijst met een duidelijke eigenaar: jullie beheren hem, beide ouderparen leveren aan en krijgen een aantal terug, geen bestand.

Hetzelfde geldt voor getuigen die helpen nabellen. Die hebben de namen nodig van wie nog niet heeft geantwoord, en verder niets: geen menukeuzes, geen adressen, geen afzeggingen met reden. De bredere regels staan in het stuk over de AVG.

De termijn hoeven jullie niet te raden, die staat in jullie contracten. Zoek de datum waarop de keuken het definitieve aantal nodig heeft, trek er een paar dagen af voor de tafelschikking en nog eens twee tot drie weken om na te bellen. Wat overblijft is de datum die op de kaart hoort — niet het ronde getal dat mooi leest.

Voor het nabellen volstaat een volgorde die jullie één keer vastleggen:

• Een automatische herinnering aan iedereen die nog openstaat, met termijn en link.
• Daarna een persoonlijk bericht van degene die de gast heeft uitgenodigd — dat werkt beter dan een tweede algemene mail.
• Tot slot een telefoontje: wie tot hier zwijgt, antwoordt ook niet op de derde mail. Dat antwoord voeren jullie zelf in.

Een afzegging drie dagen vooraf is geen ramp maar een handeling: status wijzigen, aantal doorgeven aan de keuken, naamkaartje eruit, tafel laten doorschuiven. Wie twee vieringen plant — de gemeente in kleine kring, het feest een week later — markeert dat bij elke gast; anders belandt het aantal van de kleine viering in de bestelling van de grote. Wat er daarna met de menuplanning gebeurt, is de volgende stap.