Digitale trouwuitnodiging met QR-code en RSVP

Een digitale uitnodiging is bijna nooit helemaal digitaal. Bij de meeste bruiloften blijft er papier — een kaart in een envelop — en draagt dat papier een code naar een pagina waar de rest staat. Dat is geen halfslachtige oplossing maar de sterkste: het tastbare deel blijft bewaard, en het veranderlijke deel staat waar het bijgewerkt kan worden.

De fouten zitten precies op de overgang. Een code die te klein is gedrukt, een pagina die na het scannen niet weet wie er kijkt, een gast die de kaart heeft maar geen telefoon. Elk van die drie kost jullie reacties, en geen van de drie staat in een functievergelijking.

Deze gids gaat over het medium: wat de kaart draagt, wat de pagina draagt en hoe de sprong ertussen werkt. Wat er daarna binnenkomt, staat in het stuk over reacties verzamelen.

De verdeling volgt uit één eigenschap: papier verandert niet meer en een pagina wel. Alles wat vaststaat en tastbaar hoort te zijn, gaat naar de kaart. Alles wat nog kan schuiven of te lang is voor een kaart, gaat naar de pagina.

Op de kaart horen dus de namen, de datum, de plaats, het adres van de ceremonie en de reactietermijn. Dat zijn de gegevens die iemand aan de koelkast hangt. Op de pagina horen het programma per uur, de route en het parkeren, de dresscode in kleding uitgelegd, de overnachtingsmogelijkheden, en het formulier waarin geantwoord wordt.

Eén gegeven hoort op allebei: de reactietermijn. Op de kaart omdat hij daar blijft staan, op de pagina omdat het formulier hem herhaalt op het moment dat er wordt geantwoord. Alles wat verder dubbel staat, is een plek waar de twee media uit elkaar kunnen gaan lopen.

In Nederland en Vlaanderen is de uitnodiging bijna nooit één drukwerk. De daggasten krijgen de volledige kaart met de ceremonie erop; de avondgasten krijgen een eigen kaart, later verstuurd, met een andere begintijd en zonder het diner. In Vlaanderen loopt het via receptie, diner en avondfeest, en dan zijn het soms drie verschillende kaarten met drie verschillende programma’s.

Dat heeft één directe consequentie voor de code: de twee kaarten horen niet naar dezelfde pagina te wijzen. Een avondgast die de dagpagina opent, leest een tijd die niet voor hem geldt en krijgt een menukeuzeveld te zien dat hij niet hoort in te vullen — en dan staat er een couvert klaar voor iemand die pas na het dessert binnenkomt.

Werk dus met een code per groep, of met een code per gast die zelf weet waarvoor hij is uitgenodigd. Dat laatste is het prettigst, omdat de gast niets hoeft te kiezen. Hoe die groepen aan de lijstkant naast elkaar staan, staat in de gastenlijst die online samenloopt.

Een QR-code werkt wanneer de volgende stap helder is: scannen, pagina openen, naam herkennen, antwoorden. Struikelt een van die vier, dan komen de reacties alsnog via de app binnen. En de eerste struikelt het vaakst, om redenen die met drukwerk te maken hebben en niet met software.

Drie dingen bepalen of een code op papier scant. Het formaat: onder ongeveer twee centimeter wordt het lastig, zeker bij een oudere telefoon in een slecht verlicht halletje. De ondergrond: een code op een foto of op een donkere kleur haalt het contrast weg dat hij nodig heeft, en omgekeerd wit op zwart werkt lang niet bij elke lezer. En de afwerking: folie, letterpress en zeker een goudlaag geven weerspiegeling, en dat is bij trouwdrukwerk precies wat de drukker graag aanbiedt.

Zet er daarom altijd het adres in leesbare letters onder. Dat is niet mooi maar het is de enige echte terugvaloptie, en het redt de gasten zonder scanner, zonder databundel en met een telefoon die de code niet pakt. Test tot slot de gedrukte proef zelf, met twee verschillende telefoons — een code die op een scherm werkt, zegt niets over hoe hij van papier komt.

De uitnodiging is het moment waarop de meeste gegevens van gasten binnenkomen, en dus het moment waarop jullie bepalen wat er een jaar lang bewaard blijft. Dat maakt het formulier achter de code een keuze en geen formaliteit.

De maat is eenvoudig: elke vraag heeft een gevolg nodig. Een menukeuze stuurt een bestelling, een allergie stuurt de keuken, een introducé stuurt een stoel. Een geboortedatum stuurt niets, tenzij jullie willen weten of er een kinderstoel nodig is — en dan is de leeftijd genoeg. Wat na de dag niemand meer nodig heeft, hoort er niet in.

Let ook op wat de code zelf verraadt. Een code die voor alle gasten hetzelfde is, wordt doorgestuurd, en dan kan iedereen die hem heeft de pagina en soms ook de reacties zien. Een code per gast lost dat op en heeft nog een voordeel: de pagina weet wie er kijkt, dus de naam hoeft niet te worden ingetikt. De bredere regels staan in het stuk over de AVG.

Deze controle kost een halfuur en is na het drukken niet meer te herhalen.

• Scant de code van de gedrukte proef, met twee verschillende telefoons en bij lamplicht?
• Staat het adres ook in leesbare letters op de kaart, als terugvaloptie?
• Wijst de avondkaart naar een eigen pagina of een eigen code?
• Staat de reactietermijn op de kaart én in het formulier, met dezelfde datum?
• Werkt de pagina op een telefoon zonder wifi, en laadt ze snel genoeg?
• Blijft de gastenpagina buiten de zoekmachines?

Eén praktisch punt daarbovenop: druk een paar kaarten meer dan jullie nodig denken te hebben. Er komen altijd gasten bij, adressen blijken fout, en een nabestelling van tien stuks kost bijna evenveel als de eerste oplage. Wat het drukwerk en de site samen kosten, hoort in dezelfde post van de begroting — zie de budgetplanning.