Invitación de boda digital con QR y RSVP: cómo funciona

Conviene empezar por lo que un código no es. No guarda vuestra información dentro, no sabe quién lo ha escaneado y no se puede corregir después de imprimirlo. Es una dirección escrita en cuadrados, y hereda todas las virtudes y todos los defectos de esa dirección.

Este artículo trata del camino de ida: cómo llega la invitación hasta el móvil de vuestros invitados. Lo que vuelve después, con su fecha límite y sus recordatorios, se trabaja en RSVP de boda online.

La pregunta útil tampoco es «digital o impresa», sino qué lleva cada soporte. La tarjeta lleva el motivo, la fecha y el sitio; la página lleva lo que todavía se mueve. Si un dato está en los dos, antes o después se contradicen, y vuestros invitados le creen al papel de la nevera.

Y dos decisiones se adelantan: la dirección tiene que estar cerrada antes de imprimir, porque el papel no se corrige, y la página que hay detrás saluda igual a todo el mundo si no le decís quién llega. En Getting Married el código personal, el QR impreso y el formulario van juntos.

Cuatro hechos, y con ellos se entienden casi todos los problemas que aparecen después.

• Solo contiene una dirección. Ni fotos, ni fechas, ni el nombre del invitado. Si la página cambia, el código sigue valiendo; si la dirección cambia, el código impreso ya no sirve.
• No se puede editar. Una vez impreso en ciento veinte cartulinas es definitivo. Por eso la dirección se decide antes que el diseño, y se decide en subdominio o dominio propio.
• No identifica a nadie, salvo que la dirección sea distinta para cada invitación. Un código único para todos no puede decir quién ha entrado.
• Tolera la suciedad. Se imprimen con capacidad de corrección de errores, así que un código sigue leyéndose con una parte manchada o tapada. Esa tolerancia se agota rápido si además es pequeño.

De ahí sale la regla que más disgustos evita: debajo del código va siempre la dirección escrita en letras. Sirve para quien no puede escanear, para quien prefiere teclearla y para el día en que un móvil se niegue a leer ese código en concreto.

Las dos formas funcionan y resuelven problemas distintos. Elegid a conciencia, porque después no se cambia.

Para bodas pequeñas, el código común basta y sobra. A partir de unas ochenta personas el código por invitación empieza a compensar, porque ahorra el trabajo de emparejar respuestas con nombres mal escritos, que es el trabajo que después se paga en llamadas. Y si vais a por lo segundo, pedid a la imprenta una prueba de tres sobres emparejados antes de tirar la serie entera.

Casi todos los códigos que fallan fallan por lo mismo: se diseñaron mirando una pantalla y se imprimieron en cartulina, encima de una foto y con poca luz alrededor.

1. Tamaño. Dos centímetros de lado es el mínimo razonable en papel; dos y medio o tres van sobrados y no estropean el diseño.
2. Contraste y sentido. Oscuro sobre claro. Invertido, con el fondo oscuro y los cuadrados claros, muchos móviles no lo reconocen.
3. Margen limpio. El código necesita un borde blanco a su alrededor. Pegado a un texto o a un filete decorativo, deja de leerse.
4. Nunca sobre una foto, ni sobre un fondo con textura, ni cruzando un doblez de la tarjeta.
5. Nada de tintas metalizadas ni acabados brillantes en la zona del código. Reflejan justo donde la cámara necesita ver.

Y una prueba de dos minutos que casi nadie hace: pedid un ejemplar impreso de verdad, no un archivo, y escaneadlo con tres móviles distintos —uno nuevo, uno viejo y uno con la pantalla rota— en una habitación con luz cálida y baja, parecida a la de un restaurante por la noche. Si los tres lo leen a la primera, el código está bien.

El código impreso es solo uno de los caminos, y en España o en México no es ni siquiera el más transitado. Conviene planear los tres.

• Mensajería instantánea. Es donde de verdad vive la gente en casi todos los mercados de habla hispana, y donde más rápido se responde. Cuidado con una cosa: al pegar un enlace, la aplicación genera una vista previa con el título y a veces con una imagen. Comprobad qué muestra esa vista previa antes de mandar nada, porque el nombre del sitio de la celebración no debería viajar en ella.
• Correo electrónico. Llega a la carpeta de promociones con una facilidad asombrosa. Sirve para los invitados de trabajo y para quien pida una invitación por escrito; no como canal principal.
• Papel. Sigue siendo la forma de invitar a la generación de los abuelos, y no por nostalgia: es la única que no depende de que esa persona tenga datos en el móvil. Con la dirección escrita debajo del código y un teléfono al que llamar.

Mandad los tres al mismo destino. Si el papel lleva a una página y el mensaje a otra, tendréis dos listas y ningún número fiable.

El escaneo es el momento más frágil de toda la cadena, porque ocurre de pie, con una cartulina en una mano y el móvil en la otra. La primera pantalla decide si esa persona responde ahora o lo deja para luego, y luego es nunca.

1. Abre directamente donde tiene que abrir. Sin una portada intermedia y sin un menú que haya que interpretar.
2. Sin instalar nada y sin registrarse. Cualquier pantalla que pida crear una cuenta pierde a una parte de los invitados en ese mismo segundo.
3. Tres toques como mucho hasta que la respuesta esté enviada.
4. Una confirmación visible. Una frase clara de que la respuesta ha llegado. Sin ella, la gente vuelve a responder y aparece dos veces.
5. Que funcione con mala cobertura. Se escanea en el portal, en el coche o en la calle, no sentado en casa con wifi.

El código de invitación va debajo del QR, en letras, y no dentro de él. Así quien teclee la dirección a mano tiene el mismo acceso que quien escanea. Por qué conviene un código y no una contraseña común está en contraseña o código de invitación.