Plano de mesas de boda: de la lista de invitados a los marcasitios
Un plano de mesas casi nunca empieza por un plano. Empieza por una lista de invitados que todavía se mueve, por una tía a la que no conviene sentar enfrente de su hermano y por un catering que quiere saber cuántos cubiertos van en cada mesa. El editor del plano de mesas está donde ya está vuestra lista de invitados: colocáis, movéis, y lo que hay que imprimir sale en PDF.
Dibujáis el salón, no una tabla
Un banquete no cabe en una cuadrícula. Por eso el editor trabaja en dos niveles: zonas —el salón, la terraza, el jardín— y dentro de cada una las mesas que ponéis.
Las zonas
Cread el salón, la terraza, el jardín. Cada zona lleva sus propias mesas, y así se evita el plano único en el que la mesa 14 acaba fuera sin que nadie lo note.
Las mesas
Añadid una mesa, dadle su número de plazas, cambiadle el nombre. Una presidencia de doce y seis redondas de ocho conviven sin que tengáis que elegir una plantilla.
El reparto
Asignad cada invitado a una mesa desde vuestra lista. Quien todavía no tiene sitio sigue a la vista: a tres semanas de la boda esa es la única pregunta que importa.
Las plazas de cada invitación
Una invitación casi nunca son las personas que parecía: al final viene solo uno de los dos, se suma un acompañante, el bebé no ocupa silla. Corregís a mano cuántas plazas ocupa esa invitación en su mesa, y con ella se corrigen el recuento de la mesa y los cubiertos que ve el catering.
Tres PDF y una hoja de cálculo
El plano no sirve de nada mientras vive en una pantalla. Lo que imprimís, lo que colgáis en la entrada y lo que mandáis al catering son tres documentos distintos, así que son tres exportaciones distintas.
El plano del salón
La vista de conjunto: vuestras zonas, vuestras mesas y quién se sienta dónde. Es el documento que se cuelga en la entrada y que se le da al responsable de sala.
Los marcasitios
Un nombre por tarjeta, listas para recortar. Recogen exactamente el reparto del plano, así que un cambio de última hora no deja sobre la mesa una tarjeta caducada.
El resumen para el catering
Lo que el catering pide de verdad: cuántos cubiertos van en cada mesa. Es el documento que ahorra la tanda de correos de la semana anterior.
La hoja de cálculo
El reparto completo en CSV, para quien quiera seguir trabajándolo en otro sitio o guardarlo.
Presidencia, mesa de los novios o ninguna de las dos
En España lo tradicional es la presidencia: una mesa alargada, a la vista del salón, donde los novios se sientan con los padrinos —a menudo el padre de ella y la madre de él— y, según la casa, con el resto de los padres y los testigos. Cada vez más parejas la cambian por una mesa solo para los dos o se reparten entre las mesas de los invitados, y las tres opciones conviven sin que nadie se escandalice; lo que conviene es decidirlo antes de repartir a nadie, porque de esa mesa depende dónde acaban sentados los padres. En buena parte de Latinoamérica la mesa principal suele ser solo de la pareja, y los padrinos —que allí tienen un papel propio en la ceremonia— se colocan en las mesas más cercanas. En unas regiones el protocolo de la presidencia se sigue al detalle y en otras es solo un recuerdo, así que preguntad en casa antes de dar por hecho cuál de las dos cosas es la vuestra. Para el editor las tres formas son lo mismo: una mesa más, con su nombre y su número de plazas.
¿Hay que volver a escribir la lista de invitados?
No. El editor trabaja sobre la lista de invitados de vuestro espacio: las respuestas que ya han llegado están ahí, y una confirmación que llegue después aparece justo donde falta.
¿Qué pasa cuando alguien cancela?
Quitáis a esa persona de su mesa y la plaza queda libre. Los tres PDF se generan en el momento en que los pedís, así que reflejan siempre el estado de hoy y no el de la última impresión.
¿Se puede imprimir antes de tenerlo todo colocado?
Sí. Las exportaciones funcionan con un plano a medias, que además es lo normal: un plano de mesas rara vez está cerrado antes de la última semana.
Cómo repartir a los invitados
Esta página explica la herramienta. QUIÉN se sienta al lado de quién —las familias separadas, los compañeros de trabajo, la mesa de los niños— se trata en la guía: Disposición mesas boda: formas de hacer felices a los invitados
Vuestro plano de mesas empieza por vuestra web
El editor forma parte del espacio de vuestra boda, junto a la lista de invitados y las respuestas en línea. Cread vuestra web, invitad a los vuestros y colocadlos según vayan contestando.
Crear nuestra web de bodaCrearla y diseñarla no cuesta nada. El plano de mesas, como el envío de las invitaciones y la recogida de respuestas, forma parte de un paquete.