Disposición mesas boda: formas de hacer felices a los invitados

Analizamos las ventajas y los inconvenientes de las distintas formas de mesa, os damos consejos para agrupar a los invitados y os contamos cómo manejar las situaciones familiares delicadas. Descubrid cómo evitar la "mesa de los solteros" y crear en su lugar una dinámica que dé alas a vuestra celebración. Desde el primer boceto hasta el panel definitivo con el plano de asientos: no dejamos ningún detalle sin tratar.

Antes de escribir nombres en los marcasitios, debéis conocer las características de vuestro sitio. La forma de las mesas determina en gran medida la dinámica de la sala:

• Mesas redondas: el clásico. Resultan elegantes y permiten conversar con todo el grupo (normalmente de 8 a 10 personas). El inconveniente: uno suele hablar solo con quienes se sientan justo al lado.
• Mesas alargadas (estilo banquete): muy modernas y comunicativas. Crean sensación de comunidad y se decoran de maravilla. Aquí se conversa con facilidad tanto con quien se sienta enfrente como con los dos vecinos.
• Forma de U o de E: ideal para bodas pequeñas o cuando los novios quieren tener a la vista a todos los invitados.
  
  Procurad que entre las mesas quede espacio suficiente para el personal de servicio y para los invitados que quieran levantarse en algún momento. Nada molesta más que el continuo arrastrar de sillas para dejar pasar a alguien. Medid la sala con exactitud o utilizad planificadores digitales de espacios para probar de antemano distintas distribuciones.

Y antes de repartir invitados, calculad cuántos caben de verdad en una mesa. Ese número no viene en el dosier de la finca: sale del perímetro de la mesa, que es el diámetro por 3,14, y del ancho de un cubierto, que se mide en vez de suponerse. Poned plato, copas y cubiertos como los pondrá el catering y medid de borde a borde. Cómodo suele salir en torno a 60 cm; 55 cm es la versión justa.

Con mesa alargada la cuenta es más sencilla: como se sienta gente por los dos lados, cada invitado ocupa 30 cm de largo de mesa. Ochenta invitados son 24 metros lineales; cien son 30. Ese es el número que comparáis con la sala, no el de invitados.

Después viene el espacio que ningún croquis enseña, porque está entre las mesas. Una silla retirada queda a unos 50 cm del borde. Dos mesas espalda contra espalda con un pasillo de servicio en medio piden 50 más 50 más 60, o sea 160 cm de borde a borde; sin paso son 100 cm, y entonces durante la comida ya no pasa nadie. Una silla de ruedas o un carrito piden 90 cm de pasillo en lugar de 60: 190.

De ahí sale el espacio necesario, que se calcula en vez de confiarse. Una mesa redonda de 1,60 m con 1,60 m libres alrededor ocupa una retícula de 3,20 por 3,20 m, unos 10 m² para ocho personas: alrededor de 1,3 m² por invitado, y ahí no entran todavía la pista, el buffet, la barra, el DJ ni la mesa de regalos. Ochenta invitados ocupan así unos 100 m² solo de mesas. Una finca que ofrece 150 m² para cien personas está dando un número de sillas, no un número de fiesta.

La clave de un buen ambiente está en la mezcla. Agrupad a los invitados por afinidades: edad, aficiones, profesión o etapa vital. A menudo tiene sentido sentar juntos a los grupos de amigos consolidados o a las ramas de la familia, porque ya se conocen y aseguran un buen ambiente desde el principio.

Pero atreveos también a experimentar. Una o dos caras "nuevas" en una mesa pueden animar la conversación. Importante: evitad la clásica "mesa de los sobrantes" o "mesa de los solteros". Eso hace que los invitados afectados se sientan poco importantes. Es mejor repartir a quienes acuden solos entre parejas y grupos abiertos y comunicativos. Fijaos también en los intereses: sentad, por ejemplo, a los "más fiesteros" cerca de la pista de baile y a los invitados mayores o a las familias con bebés algo más lejos de los altavoces.

Casi todas las familias tienen sus pequeños dramas. Unos padres separados que no se hablan o unos parientes enfrentados pueden complicar la planificación. Aquí hace falta diplomacia.

Hablad de antemano y con franqueza con las personas implicadas, siempre que sea posible. Si la tensión es demasiado grande, sentadlas en mesas distintas, separadas entre sí en el espacio. El objetivo es evitar el estrés, tanto para vosotros como para los invitados. Es vuestro día. Nadie debería ventilar sus diferencias en vuestra boda. Un colchón neutral (por ejemplo, amigos comunes o parientes ajenos al conflicto) entre esas personas puede hacer maravillas. Concentraos en crear un ambiente en el que todos se sientan respetados y a gusto.

Olvidaos de los pósits pegados en una cartulina gigante. La lista de invitados cambia a menudo hasta el último segundo (cancelaciones por enfermedad, etc.). Aquí un planificador digital de asientos resulta insuperable.

Ahí podéis enlazar vuestra lista de invitados directamente con el plano de asientos. Basta con arrastrar y soltar a cada invitado sobre su sitio. Así veis al instante dónde quedan plazas libres y qué mesa está ya sobrecargada, incluso a lo largo de varios niveles, porque para la galería, la terraza o la carpa podéis crear zonas propias. Una gran ventaja: podéis exportar el plano terminado en PDF al momento y enviárselo a vuestra floristería (para la decoración de las mesas) o al catering (para las preferencias de menú y las alergias). Los cambios se resuelven con un clic, sin tener que volver a dibujarlo todo. Aquí la eficiencia ahorra horas valiosas en la fase crítica de la planificación. Cómo funciona esto en detalle, desde las zonas propias y la ocupación en tiempo real hasta la vista 3D del salón, lo encontraréis en el resumen de las funciones de la web de boda.

Cuando el plano está listo, hay que comunicárselo a los invitados. Un bonito panel con el plano de asientos a la entrada del salón es imprescindible. Evita el clásico "deambular" entre las mesas.

Ordenad los nombres del panel grande alfabéticamente: para los invitados es mucho más rápido de leer que una ordenación por números de mesa. Los marcasitios, por su parte, deben leerse bien y encajar con el resto del diseño. Si hay niños, podéis señalar sus nombres con un pequeño símbolo. Pensad también si preferís poner nombres a las mesas en lugar de números: resulta más personal. Ya sean destinos de viaje, películas favoritas o momentos importantes de vuestra relación, los nombres de las mesas son un estupendo tema de conversación para los invitados que todavía no se conocen. Aprovechad también la posibilidad de configurar vuestra web de boda con RSVP justo a vuestro gusto.

El plano de asientos no tiene fecha propia. Cuelga de la que aparece en vuestro contrato de catering: el día en que la cocina necesita el número definitivo. Todo lo demás se cuenta hacia atrás desde ahí.

1. Ocho semanas antes: pedid el plano de la sala con medidas, mesas disponibles, enchufes y salidas. Contad qué mesas hay de verdad en el almacén: un plano con mesas de 1,80 m no vale nada si la finca solo tiene de 1,50.
2. Cierre menos tres semanas: fin del plazo de respuesta. A quien no haya contestado se le llama, no se le recuerda.
3. Cierre menos una semana: estructura. Colocad las confirmaciones que tengáis; los nombres pendientes se quedan como hueco en vez de adivinarse.
4. Día de cierre: número a la cocina. A partir de ahí se cambia gente de sitio, no se rehace el plano.
5. De cinco a siete días laborables antes: meseros y marcasitios a imprenta, más unas tarjetas en blanco con la misma letra para rezagados y nombres mal escritos.
6. La víspera: montad el panel, pasad el plano al catering y a la floristería y dad una copia impresa a los testigos. El plano va con hora en vuestro programa; si no, el personal monta mientras vosotros movéis mesas.
7. El día: una sola persona decide los cambios, y no sois vosotros.

Hay seis sitios que se olvidan siempre, y los seis se notan de noche. Los de silla de ruedas van en una cabecera o en una esquina, nunca en mitad de una fila. Quien oye mal se sienta lejos de los altavoces, y quien da el pecho o lleva un niño pequeño, cerca de la salida. Las tronas piden centímetros propios y no caben en una redonda llena. Las alergias se comunican con número de mesa y de sitio, no solo con el nombre: el personal de servicio no conoce a ninguno de vuestros invitados. Y fotógrafo, vídeo y DJ también comen, en un sitio propio con vista a la sala y no en la mesa de los invitados.