RSVP matrimonio online: conferme, menu e domande

La differenza si vede nella settimana prima della scadenza. Arrivano le risposte che nessun modulo aveva previsto: un accompagnatore senza nome, un bambino che alla fine viene, un'allergia alle noci comunicata a vostra madre per telefono. Chi ha pensato prima a questi casi li registra in due minuti; chi non lo ha fatto si ritrova con tre elenchi affiancati e comunica al ristorante un numero che ormai nessuno riesce più a verificare.

Questo articolo comincia dove finisce l'invito. Come l'invito raggiunga gli invitati — su carta, con un codice, per messaggio — è una domanda a sé, e così l'annuncio della data con largo anticipo. Qui si parla soltanto di quello che torna indietro.

Su Getting Married conferme, domande aggiuntive e rinunce confluiscono nello stesso elenco da cui esce poi il file per il ristorante. È proprio questo percorso a decidere se il numero finale reggerà.

Ogni domanda in più abbassa la percentuale di chi arriva in fondo al modulo, quindi ogni domanda deve avere una conseguenza. La scelta del piatto guida l'ordine in cucina, l'intolleranza guida la brigata, l'accompagnatore guida una sedia, l'orario di arrivo guida la navetta. Quello che dopo la festa non servirà a nessuno non lo chiedete.

Due informazioni vanno tenute separate, perché la cucina le tratta in modo diverso. «Non mangio carne» è una preferenza; «le noci mi provocano una reazione» è un'indicazione sanitaria. Nel modulo devono essere due campi distinti, non uno.

Lo stesso vale per accompagnatori e bambini, ed è il punto in cui si perdono più dati. L'accompagnatore ha un nome: un «più uno» anonimo diventa un segnaposto che nessuno sa a chi appartenga, e la sera stessa qualcuno lo scriverà a mano. I bambini si contano con l'età, perché da quella dipendono menu ridotto, seggiolone e animazione, tre voci che il ristorante fattura in tre modi diversi. E chi si ferma solo alla cerimonia è una categoria a sé: se finisce nel conteggio dei coperti, avete pagato un pranzo che nessuno mangia.

Ultima raccomandazione, e vale più di tutte: definite le domande prima di consegnare il primo invito. Una domanda aggiunta dopo resta vuota per tutti quelli che hanno già risposto, e andrà recuperata uno per uno proprio nelle settimane in cui avrete meno tempo.

La data di riscontro da stampare sull'invito non è un numero tondo scelto perché suona bene. Si ricava all'indietro, e il punto di partenza è il contratto della location: c'è scritto con quanto anticipo va comunicato il numero definitivo dei coperti, e a quel numero è agganciato il saldo. Da lì togliete qualche giorno per comporre i tavoli e altre due o tre settimane per i solleciti; quello che resta è la data che va sul cartoncino.

C'è poi una voce che in Italia decide più di ogni altra e non compare nei manuali stranieri: il minimo garantito. È il numero di coperti che pagate comunque, che si presentino o no. Finché restate sopra quella soglia ogni rinuncia dell'ultimo momento vi costa il coperto intero; sotto la soglia, invece, il conto non scende più. Il minimo garantito è quindi la ragione tecnica per cui la scadenza deve cadere prima e non dopo, ed è una voce che vale la pena trattare in fase di firma, quando ancora si può.

Sull'anticipo versato, controllate come viene chiamato nel contratto, perché in italiano le due parole non sono sinonimi. Un acconto è una semplice anticipazione sul prezzo e va restituito se il contratto non prosegue. Una caparra confirmatoria, ai sensi dell'art. 1385 del codice civile, funziona nei due sensi: se rinunciate voi il ristorante la trattiene, ma se è lui a non potervi più ospitare potete pretenderne il doppio. Una scala di penali per la disdetta è invece una clausola penale (art. 1382 c.c.), che il giudice può ridurre se manifestamente eccessiva (art. 1384 c.c.). Sono tre cose diverse e vanno lette prima di firmare.

Il numero che consegnerete alla cucina esce da un unico posto, e conviene che sia lo stesso da cui escono anche gli indirizzi e i tavoli: come tenerlo in ordine dal primo nome è spiegato in lista invitati online.

Mettete in conto fin dall'inizio che una parte degli invitati non userà la pagina. Parenti anziani, chi non ha traffico dati sul telefono, chi ripone la partecipazione nel cassetto convinto di aver già risposto guardandovi negli occhi. Serve un secondo canale: un numero di telefono sull'invito e la possibilità che siate voi a registrare la risposta. La condizione è una sola — che finisca nello stesso elenco, perché due mucchi contati separatamente non coincidono mai.

In Italia c'è un fattore in più, ed è culturale prima che tecnico: molte partecipazioni si consegnano a mano, e la risposta arriva in quel momento, a voce, mentre si beve un caffè. È una risposta vera e va trattata come tale, cioè scritta subito. La regola pratica è decidere chi tiene la penna: una persona registra, tutti gli altri riferiscono a quella. Se metà delle conferme passa da vostra madre e metà dal modulo, avete ricostruito esattamente il disordine che il modulo doveva evitare.

Il canale con cui l'invito arriva decide quanti useranno la pagina, e non è una questione di gusto: un codice stampato su un cartoncino, un collegamento in un messaggio e un codice da inquadrare producono percentuali di risposta molto diverse nello stesso gruppo di invitati. Quel confronto, con i formati e gli errori tipici, è trattato per esteso nell'invito digitale con QR code.

Un ultimo gruppo va previsto e quasi nessuno lo prevede: chi risponde due volte, una a voce e una dal modulo, con due risposte diverse. Stabilite prima quale vince — vince sempre l'ultima registrata — e annotate accanto al nome da dove è arrivata. Gli invitati che vengono da lontano meritano invece una scadenza anticipata rispetto a tutti gli altri: voli, ferie da chiedere e, per qualcuno, un appuntamento in consolato hanno tempi propri, e una lettera d'invito da presentare a un ufficio non si produce all'ultimo momento.

Il campo delle intolleranze è l'unico punto del modulo in cui raccogliete un'informazione sulla salute di una persona. Il GDPR la colloca fra le categorie particolari di dati, all'art. 9, e la conseguenza pratica non è burocratica: quel campo va trattato diversamente dagli altri, dal momento in cui viene compilato fino al giorno in cui lo cancellate.

Tre accorgimenti coprono quasi tutto. Il primo è chiederlo esplicitamente e dire a chi arriva: una riga accanto al campo — «serve alla cucina della location, la leggiamo noi due e lo chef» — è ciò che trasforma la comunicazione dell'invitato in una scelta consapevole invece che in un dato raccolto di sfuggita. Il secondo è tenerlo fuori da tutto ciò che si stampa: l'intolleranza viaggia legata al nome verso la cucina e legata al posto a tavola verso la sala, e non ha alcun motivo di comparire nel tableau appeso all'ingresso né nel foglio che gira fra i parenti. Il terzo è cancellarlo per primo: finita la festa quel campo non serve più a nessuno, mentre le altre colonne possono restare fino ai ringraziamenti.

Vale la pena sapere anche dove non arriva la vostra responsabilità. L'obbligo di informare sugli allergeni negli alimenti non preconfezionati sta in capo a chi somministra, cioè al ristorante o al catering, in forza del regolamento (UE) 1169/2011: siete voi a passare l'informazione, ma non siete voi a doverla garantire in sala.

Il che porta a un'indicazione molto concreta: la consegna alla cucina va fatta per iscritto e con un riscontro, non dettata al telefono la sera prima. È quella e-mail a mettere ciascuno davanti alla propria parte, e nel caso peggiore è anche l'unica cosa che dimostri che l'informazione era stata data.

Una rinuncia a pochi giorni dal matrimonio non è un disastro, è una procedura in quattro mosse: cambiare lo stato nell'elenco, ricalcolare il numero, comunicarlo alla cucina, togliere il segnaposto e far scalare il tavolo. L'ultimo passaggio è il più fastidioso da fare a mano, ed è la ragione per cui conviene che la disposizione dei tavoli attinga direttamente alle conferme invece di essere ricopiata su un foglio a parte.

Per il silenzio, invece, serve una sequenza decisa una volta sola e poi eseguita senza ridiscuterla ogni volta. Il silenzio non è un no e non è un sì: è una partecipazione finita sotto una pila di posta.

• Un promemoria a tutti quelli che non hanno ancora risposto, con la scadenza e il collegamento diretto. Impersonale di proposito: chi lo riceve non deve sentirsi messo alle strette.
• Una settimana dopo, un messaggio personale scritto da chi ha invitato quella persona — il fratello, la madre, il testimone, non per forza voi due.
• Infine una telefonata. Chi non ha risposto a due messaggi non risponderà al terzo, e la risposta la registrate voi durante la chiamata.

Un caso italiano molto comune va marcato fin dall'inizio: le due feste. Rito civile in comune con pochi intimi e ricevimento con tutti il fine settimana successivo, oppure cerimonia al mattino e cena solo per i parenti. Se l'elenco non distingue a quale delle due è invitata ciascuna persona, il numero della festa piccola finisce nell'ordine della grande. Serve un contrassegno per invitato, non due elenchi separati.

E tenete d'occhio una data che non è la vostra: quella in cui la location vuole il numero. È l'unica scadenza del matrimonio che non potete spostare con una telefonata gentile, perché dietro c'è un ordine di merce fatto da qualcun altro.