RSVP en ligne : d'où vient la date limite et comment relancer

La différence se voit dans la semaine qui précède l'échéance. C'est là qu'arrivent les réponses qu'aucun formulaire n'avait prévues : un accompagnant sans nom, un enfant qui vient finalement, une allergie mentionnée dans un message adressé à votre mère. Qui a pensé ces cas à l'avance les enregistre en deux minutes ; qui ne l'a pas fait tient trois listes en parallèle et annonce à la cuisine un chiffre que plus personne ne peut vérifier.

Cet article commence donc là où le faire-part s'arrête. La manière dont l'invitation parvient aux invités — papier, code, courriel — est traitée dans l'article sur l'invitation digitale, et l'annonce très en amont dans celui sur la page save-the-date. Ici, il n'est question que de ce qui revient.

Un formulaire de réponse n'est pas un questionnaire : c'est un obstacle entre un invité et le mot « oui ». Chaque champ supplémentaire réduit la proportion de gens qui vont au bout, et l'abandon se produit au milieu, pas au début — vous vous retrouvez alors avec une acceptation sans choix de menu, ce qui est presque pire qu'aucune réponse.

L'ordre est donc l'essentiel du travail. Le oui ou le non vient en premier, seul, immédiatement visible. Tout le reste vient après, une fois que l'invité s'est engagé : il termine bien plus volontiers quelque chose qu'il a commencé. Un refus, lui, ne doit rien demander de plus — ni motif, ni commentaire. Personne n'a envie d'expliquer par écrit pourquoi il ne vient pas.

• Listes de choix plutôt que texte libre partout où les réponses possibles sont connues d'avance : menu, navette, hébergement.
• Une liste de choix a besoin d'au moins une option, et cela paraît évident jusqu'au jour où une question part avec une liste vide.
• Un champ libre au maximum, en fin de parcours, clairement facultatif.
• Une confirmation visible à l'écran, et un courriel de confirmation. Un invité qui ignore si sa réponse est passée répond une seconde fois — et vous obtenez deux lignes pour une personne.

Vérifiez enfin ce qui se passe quand quelqu'un revient modifier sa réponse, parce que cela arrive dans tous les mariages : la nouvelle réponse remplace-t-elle l'ancienne, ou s'ajoute-t-elle ? Les questions que le formulaire peut porter déterminent aussi ce que l'export contiendra plus tard, et c'est ce point qui relie ce formulaire à la tenue de la liste.

C'est la partie que presque personne ne fait, et c'est celle qui rend le reste facile. Votre date de réponse ne vous appartient pas : elle est déterminée par le moment où votre traiteur exige le nombre définitif de couverts. Ce chiffre figure dans votre devis ou votre contrat. Sortez-le, et remontez le temps.

Prenons un exemple d'arithmétique, à lire comme un calcul et non comme une règle. Le traiteur demande le nombre définitif quinze jours avant la réception. Retirez dix jours pour le plan de table et les cartons : vous êtes à vingt-cinq jours. Retirez trois semaines de relance : vous êtes à quarante-six jours, soit un peu plus de six semaines avant la fête. C'est cette date-là qui va sur le carton — et non la fin de mois arrondie qui se lisait mieux.

Deux corrections à apporter selon les cas. Si le lieu impose sa propre échéance, distincte de celle du traiteur, retenez la plus précoce des deux. Et si vous devez commander autre chose qui dépend du nombre — mobilier, navette, cadeaux d'invités —, chacune de ces commandes a sa propre échéance : c'est toujours la plus rapprochée qui commande la vôtre.

Comptez fermement sur le fait qu'une partie de vos invités ne répondra jamais par un formulaire. Des parents âgés, des invités sans forfait de données, et tous ceux qui posent la lettre dans un tiroir en se disant qu'ils s'en occuperont. Ce n'est pas un problème à résoudre, c'est une proportion à prévoir.

Il leur faut un second chemin, et il tient en deux éléments : un numéro de téléphone imprimé sur le carton, et la possibilité pour vous de saisir vous-même leur réponse. Le point décisif est que cette réponse atterrisse dans la même liste que les autres. Deux piles comptées séparément ne coïncident jamais, et l'écart se découvre le jour où il est trop tard pour le comprendre.

Décidez aussi à l'avance qui reçoit ces appels. Si la moitié des réponses passe par votre mère et l'autre par le formulaire, vous avez recréé exactement la situation qu'une réponse en ligne devait éviter. Une personne saisit, tous les autres transmettent.

Les invités venus de l'étranger relèvent d'un calendrier à part, plus précoce de plusieurs semaines. Billets, congés à poser, et parfois un rendez-vous consulaire ont leur propre délai. Ceux qui ont besoin d'un visa de court séjour et qui seront hébergés chez des proches devront joindre une attestation d'accueil : c'est la personne qui les héberge qui la demande à la mairie de sa commune, et le délai n'est pas de votre côté. Annoncez donc la date à ce cercle bien avant l'envoi du faire-part — c'est précisément à cela que sert une annonce anticipée — et demandez dès ce moment-là qui aura besoin d'une invitation écrite.

Une fois les réponses arrivées, elles se mettent à circuler, et c'est là que se joue le respect que vous devez à vos invités. Le principe est simple : chaque destinataire reçoit ce dont il a besoin pour faire son travail, et rien de plus.

La cuisine a besoin d'un nombre, des choix de menu et des allergies. Elle n'a besoin ni des numéros de téléphone, ni des adresses postales, ni de savoir qui a décliné. Cette distinction paraît formaliste jusqu'au moment où l'on réalise qu'un tableau exporté tel quel part par courriel et se retrouve sur plusieurs postes de travail.

Les témoins qui vous aident à relancer sont l'autre cas fréquent, et le plus mal réglé. Ils ont besoin d'une seule chose : la liste des personnes qui n'ont pas encore répondu. Pas les choix de menu, pas les allergies, pas les adresses, et surtout pas les refus assortis de leur motif. Une capture d'écran du tableau complet envoyée dans une conversation de groupe est le moyen le plus courant de faire circuler des informations médicales sans y penser une seconde.

Enfin, prévoyez la fin dès maintenant : décidez de la date à laquelle les coordonnées de vos invités seront supprimées, une fois les remerciements envoyés. Ce cadre — copies transmises, durées, demandes des invités — est développé dans l'article sur le RGPD.

Les relances fonctionnent quand elles sont décidées une fois pour toutes, à l'avance, et exécutées sans état d'âme. Trois temps suffisent, espacés d'une semaine environ.

1. Un rappel automatique à toutes les personnes encore sans réponse, portant la date limite et le lien. Impersonnel, et c'est très bien ainsi : il ne met personne mal à l'aise.
2. Un message personnel envoyé par celui ou celle des deux qui a invité cette personne. Un cousin de votre côté ne répond pas mieux à un message venu de l'autre côté.
3. Un appel téléphonique. Qui se tait après deux relances écrites ne répondra pas à la troisième. Vous saisissez la réponse vous-même pendant l'appel.

Ne prenez pas le silence pour un refus, et ne le prenez pas non plus pour un accord. Une ligne sans réponse reste sans réponse jusqu'à l'appel ; c'est la seule interprétation qui ne fabrique pas d'écart. Si l'appel n'aboutit pas avant votre échéance, comptez la personne comme absente et notez-le, afin de savoir plus tard d'où venait le chiffre.

Une précaution technique vaut la peine d'être vérifiée pendant l'essai : lorsqu'une invitation est renvoyée, existe-t-il une limite pour un même invité ? Ici, un même destinataire ne peut recevoir un nouvel envoi que toutes les quinze minutes, ce qui évite surtout qu'un clic resté en attente ne se transforme en cinq invitations. Et si un code circule au-delà du cercle prévu, il se bloque individuellement, sans qu'il faille reconstruire la page entière.