Che cosa si chiede durante il sopralluogo in una location?

Quasi tutte le coppie tornano a casa da una visita con una buona sensazione e sorprendentemente poche informazioni. Non è colpa loro: una sala vuota e in ordine con un padrone di casa gentile è una situazione piacevole, e in quella situazione nessuno ha voglia di chiedere delle prese di corrente. Eppure sono esattamente quelle domande a decidere se il giorno del matrimonio sarà improvvisato.

Qui sotto trovate che cosa preparare, in che ordine percorrere la struttura, quali cinque cose si possono chiarire solo sul posto, e che cosa deve succedere nei due giorni successivi all'appuntamento. I punti contrattuali — orario di chiusura, cucina interna, esclusiva — sono volutamente esclusi: stanno raccolti nell'articolo su le domande sulle clausole.

L'attrezzatura è poca, ed è la differenza fra un'impressione e una base per decidere.

• Un metro, almeno da cinque metri. Per la larghezza della sala, la navata, i vani delle porte, e la domanda se la pista da ballo entri davvero dove la disegna la piantina.
• Un telefono con la bussola e un blocco note. L'orientamento della sala decide luce, calore e fotografie.
• La lista su carta. Un foglio in mano si spunta; una lista sul telefono viene spinta via dal messaggio successivo.
• La piantina, se esiste. Chiedetela via mail prima: risponde a un terzo delle domande ancora prima che arriviate.

Accordatevi prima su due ruoli. Uno di voi conduce la conversazione e ascolta, l'altro prende appunti, misura e fotografa. Provate a fare le due cose insieme e non ne farete bene nessuna. Scambiatevi le impressioni dopo l'appuntamento, prima di mescolarle — due valutazioni separate valgono più di un giudizio comune formato in macchina.

Fissate anche con quali numeri state lavorando: il numero di coperti su cui state contando e le ore in cui devono succedere le cose. Senza quelli le risposte sul posto non impegnano nessuno, perché ogni affermazione sulla capienza dipende da loro — quanto, lo mostra l'articolo su il numero di invitati che una sala regge davvero.

Le strutture cominciano quasi sempre la visita dalla loro sala migliore. Ribaltate la cosa e percorrete il tragitto che percorre un invitato il giorno del matrimonio. Su quel tragitto emergono buchi che nella sala bella restano invisibili.

Due tappe vengono saltate con regolarità e si vendicano con altrettanta regolarità. La prima sono i bagni: chi organizza eventi conta un servizio ogni cinquanta invitati, così che durante la pausa non si formi la fila. Ottanta invitati e un solo servizio è la cosa di cui si parlerà dopo.

La seconda è l'uscita. Una corte che alle tre del pomeriggio è incantevole all'una di notte è una distesa di ghiaia non illuminata. Chiedete quali luci esterne restano accese di notte e se si possono comandare.

Quasi tutto si può sbrigare via mail. Non queste cinque: hanno bisogno del vostro corpo dentro la sala.

1. Le misure vere. Misurate la sala nel punto più stretto, e le porte da cui devono passare tavoli, attrezzature e torta. Un vano sotto gli 80 centimetri è un problema per qualunque cosa abbia le ruote.
2. Il riverbero. Battete le mani una volta, forte, e ascoltate quanto continua a suonare. Nelle sale alte con pareti dure, con ottanta invitati nessuno all'altro capo del tavolo sente i discorsi. Non è un motivo per escludere la sala, è una voce nel budget dell'audio.
3. Le prese e il contatore. Contate le prese e segnate dove sono, altrimenti musica, luci, photo booth e cucina finiscono tutti sulla stessa linea. E soprattutto chiedete la potenza impegnata del contatore: in Italia una presa da 16 A a 230 V dà circa 3,7 kW, ma il contratto di fornitura può essere fermo a 3 kW per l'intero edificio, e allora è quello il vostro tetto.
4. Luce e orientamento. La bussola vi dice dove sarà il sole all'ora che state pianificando, e se quella parete di finestre abbaglia nel pomeriggio o trasforma la sala in un forno. Fatelo con la vostra data in mente: a luglio in Sicilia e in Puglia il sole delle sei è ancora quello di metà pomeriggio.
5. Accesso senza gradini. Scalini, ghiaia, prato, soglie. Chi ha difficoltà motorie, chi è in carrozzina e chi spinge un passeggino devono fare la stessa strada degli altri, non passare dal retro.

Scrivetevi comunque le misure della sala, anche se in quel momento non sapete che farvene. Sono la base per il piano dei tavoli più avanti, e sono l'unico contrappeso solido al numero stampato nella brochure.

Dopo la terza visita le strutture si confondono. L'unica cosa che aiuta è una routine di registrazione fissa, e richiede meno di dieci minuti.

• Un video invece di molte foto. Rifate il giro una seconda volta e filmatelo in una sola ripresa continua dicendo ad alta voce quello che vedete. L'audio conta più dell'immagine.
• Quattro scatti fissi per sala. Uno da ogni angolo verso l'interno. Così avete una serie confrontabile per ogni struttura.
• Una foto di ogni dettaglio che costa. Sedie, tavoli, stoviglie, service audio e luci, bagni. È esattamente la domanda che verrà dopo: che cosa era compreso davvero?
• Etichettate nel parcheggio, non a casa. Nome della cartella con la data e la struttura, più tre frasi di prima impressione. Fra due settimane non ve ne ricorderete.

Chiedete brevemente prima se potete filmare — quasi sempre si può, ma essere ripresi senza che sia stato chiesto è sgradevole. Se una struttura dice di no, annotatelo: una sala che non vi è permesso documentare è una sala su cui dopo potrete discutere solo a memoria. La stessa serie di registrazioni, per inciso, vale doppio, perché è la base per la conversazione con il vostro fotografo; che cosa appartiene a quella conversazione sta nella checklist della fotografia.

L'appuntamento non finisce quando salite in macchina. Tre passaggi ne fanno ancora parte, e sono sensibili al tempo, perché la memoria sbiadisce in fretta.

1. Scrivete separatamente, poi confrontate. Ciascuno di voi passa cinque minuti ad annotare che cosa gli è piaciuto e che cosa lo ha infastidito. Solo dopo ne parlate.
2. Mettete per iscritto i punti aperti. Tutto quello che vi è stato promesso a voce sul posto torna indietro come mail breve: «abbiamo annotato che… potete confermarcelo in due righe?» Non è un atto di sfiducia, è il lavoro preparatorio del contratto.
3. Programmate la seconda visita. Per la struttura che secondo voi sarà quella, vale la pena di un secondo appuntamento all'ora prevista e, se riuscite, in una stagione paragonabile. Luce, temperatura e rumore alle cinque di un pomeriggio di luglio non sono quelli delle undici di una mattina di marzo.

Il riscontro scritto è già di per sé una prova. Le strutture che confermano volentieri per iscritto quello che hanno promesso a voce lavorano in modo pulito. Quelle che scantonano vi stanno dicendo qualcosa di importante. E appena avete due preventivi affiancati, vale la pena di leggerli contro il vostro piano di budget: la differenza fra i due si vede in ogni altra riga. Quali di questi punti finiscono nel contratto, e come vanno formulati lì, è smontato nell'articolo sul contratto della location.