Entro quando vi servono le conferme degli invitati?

Questo articolo mostra come ricavare quella data dal vostro contratto invece di copiarla da una checklist. Dice quale voce cercare, quali due domande vale la pena fare alla sala, perché una scadenza troppo anticipata gioca contro di voi, quanto deve essere largo il margine per il vostro numero di invitati e quali altre scadenze dipendono in silenzio dalle stesse risposte, dai menù al blocco camere.

Il primo passo si fa nelle carte, non in tipografia. Cercate la clausola sul numero dei coperti. A seconda del posto si chiama numero definitivo dei coperti, conferma coperti o minimo garantito, e la scadenza tipica sta fra i sette e i quattordici giorni prima. I catering esterni, i matrimoni in villa o in campagna con cucina montata sul posto chiedono spesso tre settimane, a volte di più se nel menù c'è qualcosa che va ordinato.

Già che li avete al telefono, fate due domande a cui il contratto quasi mai risponde. In quale direzione il numero si può ancora muovere dopo quella data, e fino a quando? Molte sale accettano aggiunte fino a due o tre giorni prima ma non tolgono niente dal conto una volta dato il garantito. Sapere da che parte il numero è elastico vi dice da che parte costruire il margine, ed è la cosa più utile che imparerete sul vostro stesso contratto.

Poi si sottrae, in quest'ordine:

1. La scadenza del fornitore come punto di partenza, per esempio dieci giorni prima.
2. Più sette giorni per tavoli, segnaposto e stampa.
3. Più quattordici giorni per sollecitare chi non ha risposto.

Dieci più sette più quattordici fa trentuno, quindi la vostra scadenza si arrotonda a cinque settimane prima. Se il catering vuole i numeri a tre settimane, tutto si sposta e arrivate vicino alle sette. Ecco perché nessuna regola generale può sostituire questa sottrazione.

Molte coppie mettono la data presto per prudenza, convinte che sia l'opzione sicura. Non lo è. Una scadenza piazzata tre mesi prima del matrimonio crea tre problemi tutti insieme.

Primo, le persone rispondono onestamente solo su un periodo che riescono a vedere. Se a febbraio chiedete di un sabato di giugno, l'invitato dice sì e intende probabilmente. Quei sì morbidi si girano più tardi, di solito nella settimana in cui avete già confermato i numeri e li avete pagati.

Secondo, una scadenza lontana non ha nessuna forza. Un tagliando con una data che è ancora fra due mesi finisce sulla mensola, e voi sollecitate due volte: una per svegliare la gente e una per chiudere la lista.

Terzo, peggiora l'informazione stessa. Le risposte su chi si ferma a dormire, su come arriva e su quanti bambini porta sono molto più affidabili vicino alla data. Se chiedete troppo presto, dovrete semplicemente richiedere.

Il corridoio che funziona va dalle otto settimane alle tre. Dentro quella finestra, a decidere la data esatta devono essere solo le scadenze dei fornitori. Se la vostra sottrazione cade fuori dal corridoio, di solito una delle tre cifre è sbagliata, oppure avete un contratto insolitamente esigente: meglio parlarne adesso che scoprirlo ad aprile.

Il numero definitivo è solo la cosa più evidente che aspetta le vostre risposte. Ce ne sono altre sei o sette, e una o due arrivano prima di quanto quasi tutti si aspettino.

Due righe fregano regolarmente le coppie. Un blocco camere viene di norma rilasciato fra le quattro e le otto settimane prima, che può essere prima della vostra stessa scadenza: se le risposte arrivano dopo, state trattando per stanze già rientrate in vendita libera, di sabato, d'estate. E confetti e bomboniere si ordinano su un numero: fra produzione e consegna passano giorni, la confettata si calcola a peso e nessuna delle due cose si sistema il giovedì sera.

Trasformate la tabella in date vere una volta sola. Le settimane diventano giorni della settimana, e vedete subito quali due scadenze vi sono cadute negli stessi tre giorni.

Il margine non è la scadenza. È la distanza fra la vostra scadenza e quella dei fornitori. Due settimane sono il minimo che funziona, tre stanno comode, e a quattro la scadenza comincia a sembrare facoltativa.

Come ordine di grandezza, aspettatevi che il giorno della scadenza manchi circa un quinto delle risposte. Con 120 invitati sono un paio di dozzine di risposte in sospeso, distribuite su dieci-quindici nuclei. Due settimane le assorbono. Tre giorni no.

Tre abitudini tengono onesto il margine:

1. Non ditelo mai in giro. Appena si sa che dopo la data dichiarata ci sono altre tre settimane, tutto lo schema delle risposte slitta di esattamente tre settimane.
2. Contate i nuclei, non le teste. Ventiquattro invitati mancanti non sono ventiquattro conversazioni, di solito sono dodici, e così il lavoro sembra fattibile.
3. Mettete i solleciti in agenda. Due sere con un nome e una data adesso, invece di sperare in una sera libera nel mese più pieno del vostro anno.

Qualche disdetta dell'ultimo momento arriverà comunque, quasi sempre per motivi che nessuno controlla. Contro quelle un margine più largo non serve: vogliono un approccio a parte nell'ultima settimana, e sono la ragione principale per sapere se la vostra sala accetta che il numero scenda e non solo che salga.

Una scadenza funziona solo se è inequivocabile, sta in un posto solo e rende facile rispondere. Sono quattro dettagli a deciderlo.

• Una data, non un periodo: entro il 12 aprile funziona, appena possibile no. Mettetela di domenica, perché è il giorno in cui la gente sbriga la posta e le cose rimaste indietro.
• Un canale solo: il tagliando oppure il modulo online, non tutti e due, e soprattutto non tutti e due più i messaggi. In Italia il canale che rovina i conti è il terzo, la telefonata alla mamma dello sposo: tre canali sono tre liste e almeno un invitato contato due volte.
• Una conferma di ricezione: chi risponde riceve subito un cenno. Senza, o rispondono due volte o danno per scontato che si sia perso e non ci tornano più.
• La stessa data dappertutto: sul cartoncino, nel modulo e in ogni volta che la dite a voce. Due versioni in circolazione rendono discutibile ogni sollecito.

In pratica vuol dire poter vedere la situazione senza frugare in un cassetto. Quando sì, no e risposte mancanti si raccolgono su il vostro sito di matrimonio, l'elenco di chi è sparito è un clic la mattina dopo la scadenza invece di una serata con l'evidenziatore.

Infine, indicate una persona sola per le domande, con un numero di telefono. Un invitato che non sa a chi chiedere risponde tardi, o non risponde.