¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de boda?

La fecha de envío parece una cuestión de gusto y en realidad es una cuenta. Al final de la cadena hay una fecha que os da otra persona: el día en que la finca o el catering necesita un número garantizado. Todo lo anterior se cuenta hacia atrás desde ahí.

Este artículo recorre esa cadena entera, nombra las situaciones en las que hay que enviar bastante antes y describe qué pasa entre la fecha límite y el número definitivo. El texto que va impreso en la tarjeta es otro asunto.

Seis u ocho semanas no es una ventana arbitraria. Es el punto donde se equilibran dos fuerzas contrarias. Si enviáis demasiado pronto, la tarjeta se queda tres meses en un montón: la gente responde tarde porque la fecha se ve lejos y la invitación desaparece bajo el correo del mes siguiente. Si enviáis demasiado tarde, las vacaciones ya están cogidas, los abuelos ya tienen plan con los nietos y los hoteles están llenos.

En medio queda la ventana en la que una invitación todavía se siente urgente y aún se puede organizar el fin de semana alrededor de ella. Si ya habéis mandado un aviso de fecha, podéis usar tranquilamente el extremo corto: la fecha ya está bloqueada y la invitación solo tiene que dar el detalle.

Sin aviso de fecha previo, contad con ocho o diez semanas. La invitación hace entonces las dos cosas a la vez, y a la gente le cuesta bastante más decidir si puede ir que confirmar una fecha que ya tenía apuntada.

El segundo factor es quién está en la lista. Una boda a la que va sobre todo gente de la misma ciudad aguanta seis semanas sin problema. En cuanto una parte apreciable de vuestros invitados es mayor, no lleva bien los mensajes o necesita ayuda para organizar el viaje, todas las respuestas se desplazan hacia atrás, y ocho semanas pasa a ser la opción segura.

En la práctica: para una boda el 12 de septiembre, ocho semanas antes es el 18 de julio. El pedido a imprenta tendría que salir unas dos semanas antes de esa fecha, y el visto bueno al diseño dos semanas antes de eso. Poned esas tres fechas en un calendario y no en la cabeza; son justo las que se pierden entre visitas a fincas y pruebas de menú.

Contad hacia atrás desde el día de la boda, no hacia adelante desde hoy. Es la única forma de ver cuándo dos pasos chocan.

Solo la última fila es de verdad fija. Buscad cuántos días antes de la boda hay que dar el número garantizado y poned la fecha límite de confirmación al menos diez días antes de eso. Si reducís ese hueco a tres días, pasaréis la última semana al teléfono.

Hay cuatro situaciones que adelantan la ventana, y la adelantan semanas, no días.

• Bodas lejos o con avión de por medio: tres meses, mejor cuatro. La gente necesita vuelos, días libres en el trabajo y a veces un documento de viaje en regla.
• Puentes y fines de semana largos: tres meses. Son los primeros fines de semana que vuestros invitados llenan.
• Muchos invitados con niños pequeños: diez semanas. Quien se queda con los niños un sábado entero no se organiza en quince días.
• Temporada alta donde esté la finca: diez semanas, si los invitados necesitan habitación y el pueblo se llena en verano. Bloquead habitaciones y decidlo en la invitación.

Casi no hay motivo para enviar más tarde de seis semanas antes. Una excepción: una boda muy pequeña en la que ya se lo habéis dicho a todo el mundo de viva voz. La tarjeta es entonces una confirmación y no una pregunta, y con cuatro semanas basta.

En cualquier otro caso, partid el montón en vez de mover la fecha para todos. Las direcciones en el extranjero, los que vienen en avión y los que necesitan habitación reciben su invitación una o dos semanas antes que el resto. Para la imprenta no cambia nada y en Correos solo cambia el orden; todo el trabajo está en separar la lista en dos montones antes de empezar.

La fecha límite va visible en la invitación, con día completo y no con un «lo antes posible». Una parte de vuestros invitados solo responde cuando llega una fecha que está escrita.

En España casi nadie devuelve una tarjeta de respuesta por correo: la invitación lleva un teléfono y se confirma por llamada o por WhatsApp, o cada vez más por un formulario. Eso no cambia nada del calendario, pero sí cambia dónde apuntáis las respuestas. Si se confirman por tres canales distintos, necesitáis una sola lista y una sola persona que la actualice, o acabaréis contando dos veces a la misma prima.

Contad con que, cuando pase la fecha límite, falte entre un cuarto y un tercio de las respuestas. Es lo normal y no es una señal de desinterés. Planificad una ronda de recordatorios a propósito: una semana después de la fecha, por mensaje o por teléfono, una frase, sin reproche. Repartíos la lista entre los dos y se resuelve en una tarde.

Ayuda tener la frase preparada para usar los dos la misma: «Hola, María: estamos montando el plano de mesas y todavía no nos habéis dicho nada. ¿Nos confirmáis antes del domingo si podéis venir? Si no podéis, ningún problema.» Da un motivo, pone una fecha nueva y hace fácil decir que no, que son las tres cosas que suelen faltar en un recordatorio amable.

Si trabajáis con una lista de suplentes, esa segunda ronda no puede salir más tarde de cuatro semanas antes del día. A partir de ahí, la invitación se lee exactamente como lo que es. Y si de todas formas vais a recoger las respuestas en digital, os ahorráis pasar nada a mano y veis el recuento en cualquier momento: una web de boda lleva esa cuenta mientras la tarjeta sigue siendo lo que llega al buzón.

Enviarlo todo el mismo día. Las direcciones en el extranjero necesitan ventaja. Separad el montón y echad las internacionales una o dos semanas antes.

Enviarlas justo antes de agosto. Una invitación que llega a una casa vacía la primera semana de agosto se lee en septiembre. Adelantadla o dejadla para después de las vacaciones.

Una fecha límite sin colchón. Si la fecha límite cae el mismo día en que el catering necesita el número, no tenéis margen ninguno. Diez días es el hueco mínimo.

Comprobar las direcciones al rotular los sobres. Una dirección que falta retrasa el montón entero. Cerrad la lista cuatro meses antes, no en la mesa de la cocina la noche del envío.

Olvidar el plazo de imprenta. Entre el visto bueno y el buzón hay unos días si se imprime en digital y varias semanas si lleva relieve o dorado. La fecha de envío solo es realista cuando está decidida la técnica de impresión.

Dejar el franqueo para el día del envío. Una invitación completa con tarjeta de información y sobre pesa más de lo que parece, y un sobre cuadrado o más grande de lo normalizado sale de la tarifa de carta normalizada de Correos. Montad un ejemplar entero, pesadlo y medidlo en una oficina antes de comprar sellos para todo el montón.