Wanneer moeten we de trouwkaarten versturen?

De verzenddatum lijkt een kwestie van smaak en is in werkelijkheid een rekensom. Aan het einde van de keten staat een datum die iemand anders bepaalt: de dag waarop de locatie of de cateraar een gegarandeerd aantal wil hebben. Alles daarvoor telt daarvandaan terug.

Dit artikel loopt die keten door, noemt de situaties waarin jullie aanzienlijk eerder moeten versturen, en beschrijft wat er gebeurt tussen de rsvp-datum en het definitieve aantal. De tekst op de kaart zelf is een apart onderwerp.

Zes tot acht weken is geen willekeurig venster. Het is het punt waarop twee tegengestelde krachten elkaar opheffen. Versturen jullie te vroeg, dan ligt de kaart drie maanden op een stapel: gasten antwoorden laat omdat de datum ver weg voelt, en de kaart verdwijnt onder de rest van de post. Versturen jullie te laat, dan zijn vakanties geboekt, is de oppas al vergeven en zitten de hotels vol.

Daartussen ligt het venster waarin een uitnodiging nog urgent voelt terwijl gasten hun weekend er nog omheen kunnen bouwen. Hebben jullie al save-the-dates verstuurd, dan kunnen jullie rustig de onderkant van het venster nemen — de datum is al geblokt en de kaart hoeft alleen nog de details te brengen.

Zonder save-the-dates rekenen jullie op acht tot tien weken. De kaart doet dan twee dingen tegelijk, en mensen hebben aantoonbaar langer nodig om te beslissen óf ze kunnen komen dan om een antwoordkaartje in te vullen.

Een tweede factor is wie er op de lijst staat. Een bruiloft met vooral gasten uit dezelfde stad kan makkelijk met zes weken toe. Zodra een flink deel van jullie gasten ouder is, moeilijker per bericht bereikbaar is of hulp nodig heeft bij het regelen van vervoer, schuift elk antwoord naar achteren — en dan zijn acht weken de veilige keuze.

In de praktijk: voor een bruiloft op 12 september betekent acht weken vooraf 18 juli. De drukopdracht moet dan ongeveer twee weken eerder de deur uit, en het akkoord op het ontwerp twee weken daarvóór. Zet die drie data in een agenda in plaats van in jullie hoofd; het zijn precies de data die verdwijnen tussen locatiebezoeken en proeverijen.

Tel terug vanaf de trouwdag, niet vooruit vanaf vandaag. Alleen zo valt op wanneer twee stappen op elkaar botsen.

Alleen de laatste regel ligt echt vast. Zoek op hoeveel dagen voor de bruiloft jullie gegarandeerde aantal moet staan, en zet de rsvp-datum daar minstens tien dagen vóór. Knijpen jullie dat gat samen tot drie dagen, dan zijn jullie de laatste week aan het bellen.

Vier situaties schuiven het venster naar voren, en ze doen dat met weken in plaats van dagen.

• Trouwen in het buitenland of een bruiloft waar gasten voor moeten vliegen: drie maanden, liever vier. Gasten hebben een vlucht, vrije dagen en soms een geldig reisdocument nodig.
• Feestdagen en lange weekenden: drie maanden. Precies die weekenden vullen jullie gasten als eerste.
• Veel gasten met jonge kinderen: tien weken. Oppas voor een heel weekend regelt zichzelf niet in veertien dagen.
• Hoogseizoen op de plek van jullie locatie: tien weken, als gasten een kamer nodig hebben en het dorp in de zomer volloopt. Reserveer een blok kamers en zet dat in de kaart.

Er is bijna geen reden om later dan zes weken vooraf te versturen. Eén uitzondering: een heel kleine bruiloft waarbij iedereen het al mondeling heeft gehoord. De kaart is dan een bevestiging in plaats van een vraag, en vier weken volstaat.

In alle andere gevallen splitsen jullie de stapel in plaats van de datum voor iedereen te verschuiven. Adressen in het buitenland, gasten die vliegen en iedereen die een kamer nodig heeft, krijgen hun kaart één of twee weken eerder. Voor de drukker verandert er niets en op het postkantoor alleen de volgorde; het werk zit volledig in het van tevoren sorteren van de lijst in twee stapels.

De rsvp-datum staat zichtbaar op het antwoordkaartje of op de kaart zelf, met een volledige datum in plaats van een vaag "graag zo snel mogelijk". Een deel van jullie gasten antwoordt pas als er een genoemde datum in zicht komt.

Reken erop dat een kwart tot een derde van de antwoorden ontbreekt als de datum verstreken is. Dat is normaal en geen teken van onverschilligheid. Plan het nabellen bewust in: een week na de datum, per bericht of telefoon, één zin, geen verwijt. Verdeel de lijst tussen jullie tweeën en het is op één avond gedaan.

Een kant-en-klare zin helpt, zodat jullie allebei dezelfde gebruiken: "Hoi Marieke — we zijn met de tafelindeling bezig en hebben nog niets van je gehoord. Laat je voor zondag weten of het lukt? Echt geen probleem als het niet uitkomt." Die zin geeft een reden, zet een nieuwe datum en maakt afzeggen makkelijk — de drie dingen die vriendelijke herinneringen meestal missen.

Werken jullie met een nalijst, verstuur die tweede ronde dan uiterlijk vier weken voor de dag. Daarna leest een uitnodiging als precies wat ze is. En verzamelen jullie de antwoorden toch al online, dan hoeven jullie geen kaartjes over te typen en zien jullie het lopende totaal op elk moment — een trouwwebsite houdt die boekhouding bij, terwijl de kaart blijft wat op de mat valt.

Alles op dezelfde dag op de post. Adressen in het buitenland hebben een voorsprong nodig. Splits de stapel en stuur die kaarten één tot twee weken eerder.

Versturen vlak voor de vakantie. Een kaart die eind juli in een leeg huis valt, wordt eind augustus gelezen. Zet de verzenddatum naar voren, of erachter.

Een rsvp-datum zonder marge. Valt de datum samen met de dag waarop de cateraar aantallen wil, dan hebben jullie geen ruimte. Tien dagen is het minimum.

Adressen pas controleren bij het schrijven van de enveloppen. Ontbrekende adressen houden de hele stapel op. Sluit de lijst vier maanden vooraf, niet aan de keukentafel op de avond van verzending.

De drukvoorbereiding vergeten. Tussen akkoord en deurmat zitten een paar dagen bij digitaal drukwerk en meerdere weken bij letterpress. De verzenddatum is pas realistisch als de druktechniek vaststaat.

De postzegels tot de verzenddag laten liggen. Een volledige kaart met antwoordkaartje, informatiekaart en enveloppe weegt meer dan jullie denken. In Nederland bepaalt het gewicht hoeveel postzegels erop moeten, in België bepaalt vooral het formaat het tarief: boven het genormaliseerde formaat valt de enveloppe in een duurdere klasse, en een vierkante kaart komt daar snel boven. Weeg en meet één volledig gevulde proefenveloppe voordat jullie zegels voor de hele stapel kopen.