Quando spediamo le partecipazioni?

La data di spedizione sembra una questione di gusto ed è invece una questione di aritmetica. In fondo alla catena c'è una data che vi dà qualcun altro: il giorno in cui la location o il catering vuole un numero garantito. Tutto quello che viene prima si conta a ritroso da lì.

Questo articolo percorre la catena per intero, indica le situazioni in cui bisogna spedire molto prima e descrive cosa succede fra il termine per le conferme e il conteggio finale. Il testo della partecipazione è un argomento a parte.

Due o tre mesi non sono una finestra arbitraria: sono il punto in cui due forze opposte si equilibrano. Spedite troppo presto e la partecipazione resta in un cassetto per mezzo anno — gli ospiti rispondono tardi perché la data sembra lontana, e il cartoncino sparisce sotto la posta. Spedite troppo tardi e le ferie sono già prenotate, chi tiene i bambini è impegnato e gli alberghi della zona sono pieni.

In mezzo c'è la finestra in cui un invito è ancora urgente ma l'ospite può ancora costruirci intorno il proprio fine settimana. Se avete già mandato un save the date potete stare tranquillamente sul limite basso: la data è bloccata da mesi e la partecipazione deve soltanto portare i dettagli.

Senza save the date calcolate tre mesi pieni. La partecipazione fa due lavori insieme, e decidere se si può venire richiede sempre più tempo che compilare una risposta.

Il secondo fattore è chi c'è sulla vostra lista. Un matrimonio con invitati quasi tutti della stessa città regge benissimo otto settimane. Appena una parte consistente degli ospiti è anziana, difficile da raggiungere per messaggio o ha bisogno di aiuto per organizzare il viaggio, ogni risposta slitta in avanti — e tre mesi diventano la scelta sicura.

In pratica: per un matrimonio il 12 settembre, tre mesi prima vuol dire il 12 giugno. L'ordine in tipografia dovrebbe partire tre o quattro settimane prima di quella data, e l'approvazione della bozza altre due settimane prima ancora. Mettete queste tre date su un calendario invece che nella testa: sono quelle che si perdono fra i sopralluoghi e le prove del menù.

Contate a ritroso dal giorno del matrimonio, non in avanti da oggi. È l'unico modo per accorgersi quando due passaggi si sovrappongono.

Solo l'ultima riga è davvero fissa. Controllate quanti giorni prima il vostro contratto chiede il numero garantito, poi mettete il termine per le conferme almeno dieci giorni prima di quello. Se riducete quella distanza a tre giorni, passerete l'ultima settimana al telefono.

Quattro situazioni spostano la finestra in avanti, e la spostano di settimane, non di giorni.

• Matrimonio all'estero o con volo obbligato: quattro mesi, meglio cinque. Servono voli, ferie e a volte un documento valido per l'espatrio.
• Ponti e settimane di festa: quattro mesi. Il 25 aprile, il 1º maggio, il 2 giugno e Ferragosto sono i primi fine settimana che i vostri ospiti riempiono.
• Molti ospiti con bambini piccoli: tre mesi e mezzo. Chi tiene i bambini un sabato sera non si trova in quindici giorni.
• Alta stagione dove vi sposate: tre mesi e mezzo, se gli ospiti hanno bisogno di una camera e in estate il paese si riempie. Bloccate un gruppo di camere e scrivetelo nell'invito.

Quasi non esiste un motivo per spedire dopo le otto settimane. Un'eccezione: un matrimonio molto piccolo fra persone che sono già state avvisate a voce. Il cartoncino diventa una conferma invece che una domanda, e un mese basta.

In tutti gli altri casi dividete il pacco invece di spostare la data per tutti. Gli indirizzi all'estero, chi vola e chi ha bisogno di una camera ricevono la partecipazione una o due settimane prima degli altri. Per la tipografia non cambia nulla e in posta cambia solo l'ordine; il lavoro sta tutto nel dividere la lista in due pile prima di cominciare.

Il termine per le conferme va scritto in modo visibile sull'invito al ricevimento, con una data intera e non con un vago «appena possibile». Una parte dei vostri ospiti risponde soltanto quando una data dichiarata è arrivata.

Mettete in conto che alla scadenza manchi un quarto o un terzo delle risposte. È normale e non è un segno di disinteresse. Programmate un giro di solleciti apposta: una settimana dopo il termine, per messaggio o al telefono, una frase, nessun rimprovero. Dividetevi la lista in due e si chiude in una sera.

Aiuta avere una frase pronta, così la usate uguale tutti e due: «Ciao Marta, stiamo preparando i tavoli e non abbiamo ancora la vostra risposta. Ci fate sapere entro domenica se riuscite a esserci? Se non ce la fate non è assolutamente un problema.» Dà un motivo, fissa una nuova data e rende facile dire di no: le tre cose che ai solleciti gentili di solito mancano.

Se avete una lista di riserva, il secondo giro va spedito non più tardi di sei settimane prima. Dopo, un invito si legge per quello che è. E se le risposte le raccogliete comunque online, vi risparmiate la trascrizione dei tagliandi e vedete il totale in ogni momento: un sito web per il matrimonio tiene quel registro mentre il cartoncino resta la cosa che arriva a casa.

Tutto spedito lo stesso giorno. Gli indirizzi all'estero hanno bisogno di un vantaggio. Separate la pila e fate partire le partecipazioni internazionali una o due settimane prima.

Spedire a ridosso di agosto. Una partecipazione che arriva in una casa vuota a metà agosto viene letta a settembre. Anticipatela di tre settimane, oppure mandatela dopo il rientro.

Un termine per le conferme senza margine. Se la scadenza cade lo stesso giorno in cui il catering vuole i numeri, non avete nessuno spazio. Dieci giorni è la distanza minima.

Controllare gli indirizzi quando si scrivono le buste. Un indirizzo mancante blocca tutta la pila. Chiudete la lista cinque mesi prima, non al tavolo di cucina la sera delle buste.

Dimenticare i tempi di stampa. Fra l'approvazione della bozza e la cassetta della posta ci sono pochi giorni per il digitale e diverse settimane per il letterpress. La data di spedizione diventa realistica solo quando avete scelto il metodo di stampa.

Pensare all'affrancatura la mattina della spedizione. Una partecipazione completa di invito al ricevimento, cartoncino informativo e busta pesa più di quanto immaginate, e una busta quadrata o troppo rigida esce dal formato standard di Poste Italiane e sale di tariffa. Pesate una busta montata per intero prima di comprare i francobolli per tutta la pila.