Le domande da fare al fotografo prima di prenotare

Quando la rosa è pronta, vi aspetta un'ora che passa molto piacevolmente e dopo la quale nessuno ricorda che cosa sia stato concordato davvero. Non è disonestà: succede perché entrambe le parti passano quell'ora a parlare di immagini invece che di prestazioni.

Qui trovate le domande che fanno la differenza, raggruppate per tema e pronte da copiare. Ogni blocco indica anche la risposta che suona innocua ed è comunque un campanello d'allarme. Come si arriva a una rosa lo trovate in scegliere il fotografo di matrimonio.

Un preventivo si può calcolare solo quando i dati di base sono fissati. Chiarite fra voi cinque punti prima, oppure ogni incontro dura il doppio e finisce con una stima invece che con un prezzo.

• Data e giorno della settimana. I sabati di alta stagione sono la cosa più scarsa della lista.
• Le location. Preparativi, cerimonia, ricevimento — un indirizzo o tre? Ogni indirizzo in più costa tempo di trasferimento, e in Italia il tragitto fra chiesa e ricevimento è spesso l'ora più imprevedibile della giornata.
• Le ore che volete coperte. Da quando a quando. «Fino ai balli» non è un orario.
• Il numero indicativo di invitati. Decide se a fotografare deve essere una persona o due.
• Le vostre priorità. Gruppi di famiglia, reportage, ritratti di coppia — se mettete tre cose sullo stesso piano, ditelo, e chiedete che cosa comporta per il programma.

Quei cinque dati, per inciso, sono gli stessi che serviranno a ogni altro fornitore; scriverli una volta per bene vi risparmia giri di email su tutta la pianificazione. Come si scrive una richiesta a cui si può rispondere senza controdomande sta in la richiesta di preventivo ai fornitori.

Il primo blocco stabilisce chi c'è quel giorno e che cosa fa quella persona.

1. Chi fotografa la nostra giornata — tu, o qualcuno del tuo team? Possiamo vedere il lavoro completo di quella persona?
2. Lavori da solo o con un secondo fotografo? Quanto costa il secondo, e che cosa cambia nelle immagini?
3. Quante ore comprende il preventivo, e come viene fatturato un prolungamento — a ora iniziata o a ora piena?
4. Trasferta ed eventuale pernottamento sono compresi, e oltre quale distanza la cosa cambia?
5. Fai anche i ritratti di famiglia e i gruppi, e quanto tempo ci metti in conto?
6. Chi si occupa, quel giorno, di far trovare le persone giuste al posto giusto per le foto di gruppo?
7. Prendi un secondo matrimonio nella nostra data?
8. Conosci le nostre location e, se no, ci vai prima?

La domanda 6 è sistematicamente sottovalutata. Le foto di gruppo raramente falliscono sulla fotografia e quasi sempre sul fatto che uno zio e una madrina non si trovano. La risposta utile è: serve da voi una lista dei gruppi e una persona che chiami i nomi. Chi dice che si sistemerà da sé sta mettendo a bilancio mezz'ora in cui non succede niente.

La domanda 7 ha esattamente una risposta senza problemi, ed è no. Due matrimoni in un giorno significa che il vostro tempo ha un tetto rigido e che un ritardo da voi ricade sul secondo ricevimento — e viceversa. In Italia capita più spesso di quanto si creda, perché la cerimonia del mattino e quella del pomeriggio stanno comodamente nella stessa giornata.

Nessun punto crea più problemi dopo un matrimonio, e la ragione è una domanda posta male. Quasi tutte le coppie chiedono se le fotografie sono loro. Partite invece dalla domanda pratica — che cosa possiamo fare con queste immagini, e per quanto tempo? — perché quella una risposta ce l'ha. In Italia la cornice è più precisa di quanto si racconti in giro, e conviene conoscerla. La legge sul diritto d'autore separa l'opera fotografica, protetta come opera creativa, dalla fotografia semplice, che è un diritto connesso e dura vent'anni dallo scatto. I diritti di utilizzazione economica si possono cedere, ma la cessione va provata per iscritto; il diritto morale d'autore non si cede mai, a nessun prezzo. E c'è una norma che corre nella direzione opposta e che quasi nessuno cita: il ritratto di una persona riconoscibile non può essere pubblicato senza il suo consenso. Vale anche contro il fotografo. Con questo in mente, fate comunque le cinque domande pratiche:

1. Che cosa possiamo fare con le fotografie — in privato, sui social, su un giornale, su un nostro sito?
2. I nostri invitati possono riutilizzarle, e a quali condizioni?
3. L'autorizzazione ha un limite di tempo o di territorio?
4. Possiamo modificarle o ritagliarle, per esempio per un fotolibro?
5. Userai le nostre foto per il tuo portfolio e per la pubblicità, e possiamo dire di no?

La domanda 5 vale in entrambe le direzioni. Molti fotografi calcolano il prezzo contando sull'uso in portfolio; un divieto completo è di solito possibile ma spesso ha un sovrapprezzo. E qui il consenso non è una cortesia: senza il vostro sì scritto la pubblicazione dei ritratti riconoscibili non è consentita, e la stessa cosa vale per i bambini degli altri che compaiono nelle immagini. Se uno di voi due ha un ruolo pubblico, parlatene prima che qualcuno firmi.

Sui file raw — i file di macchina non elaborati — la risposta onesta è normalmente no. Non è avarizia. L'elaborazione è parte della firma che state prenotando, e un file non elaborato appare piatto e non finito nel colore. Se volete comunque qualcosa in più, negoziate su altro: un numero maggiore di immagini consegnate, versioni in bianco e nero aggiuntive, o la versione non ritagliata di singoli scatti.

Infine chiedete dell'archiviazione: per quanto tempo tenete le nostre fotografie, e per quanto resta attivo il link di download? Sei settimane sono poche, dodici mesi sono comodi. Dove mettere poi le immagini perché tutti le raggiungano è una decisione a parte — la galleria foto con upload degli ospiti descrive la versione in cui gli invitati aggiungono i propri scatti nello stesso posto.

Il secondo grande punto di attrito arriva tre mesi dopo il matrimonio, quando non è arrivato niente. Quattro domande lo prevengono.

Sui tempi di consegna, un metro invece di una promessa: da quattro a otto settimane è rapido, da otto a dodici è normale, e oltre i sei mesi è un problema qualunque sia la ragione — a quel punto il ricordo della giornata è ormai stato formato dalle foto dei telefoni degli invitati. Fate scrivere il numero nel contratto, non ditelo a voce all'incontro.

Due particolari italiani spostano quel numero e non compaiono quasi mai nel preventivo. Il primo: se il servizio comprende l'album, la consegna dipende anche dal laboratorio di stampa, non solo dal fotografo — e i laboratori chiudono due o tre settimane ad agosto. Per un matrimonio di settembre significa che la selezione va chiusa prima delle ferie, o slitta di un mese intero. Il secondo: chiedete quanti giri di revisione ci sono e quanti sono compresi. I fotografi di reportage spesso non ne prevedono nessuno, perché la selezione è pensata come un insieme; i flussi classici includono spesso un giro di ritocco su singole immagini. Vanno bene entrambi, purché lo sappiate prima.

E tenete separata dal compenso la questione dei prodotti stampati: album, stampe e quadri sono voci a sé con tempi di consegna propri, e sono il motivo più frequente per cui il conto finale supera il preventivo. Come rendere visibili voci di questo tipo sta in confrontare i preventivi.

L'ultimo blocco è il più scomodo e il più importante. Risponde a che cosa succede quando qualcosa va storto — da una parte o dall'altra.

1. Che cosa succede se ti ammali? C'è un sostituto con un nome o una rete di colleghi?
2. Come sei protetto dalla perdita dei dati — la macchina scrive su due schede durante la giornata, e quando arriva la prima copia di sicurezza su un secondo disco?
3. Hai una polizza di responsabilità civile, e la nostra struttura ne chiede prova?
4. Quanto è l'anticipo, e come si chiama nel contratto?
5. Come è scaglionata la penale di disdetta, e che cosa vale se spostiamo la data invece di annullare?

Sulle domande 4 e 5 l'Italia ha una distinzione che l'inglese e il tedesco non hanno, e che vale tanto quanto la cifra. Un anticipo può essere un semplice acconto — una parte del prezzo, che torna indietro se il contratto non va in porto — oppure una caparra confirmatoria ai sensi dell'art. 1385 del codice civile. La caparra funziona nei due sensi: se rinunciate voi, il fotografo la trattiene; se rinuncia lui, potete pretendere il doppio. È la sola forma che vi protegge simmetricamente, e si ottiene chiedendo che sia scritta con quel nome. La penale di disdetta è invece una clausola penale (art. 1382 c.c.), e se è manifestamente eccessiva il giudice può ridurla (art. 1384 c.c.); una penale che colpisce solo voi e non lui è, nei contratti con un consumatore, una clausola che si presume vessatoria. Fatevi dare tutto per iscritto e leggete che cosa dice sullo spostamento della data — quel caso manca da moltissimi contratti, ed è proprio quello che negli ultimi anni si è verificato più spesso.

La domanda 3 sembra una formalità e ogni tanto è una condizione della struttura. Chiedete una volta alla vostra location che prove pretende dai fornitori e giratela — vi risparmia una sorpresa nella settimana prima del matrimonio.

Quando avete tutte le risposte, scrivetele nella stessa tabella che avete usato per gli altri fornitori, e solo allora decidete. E tenete i dati che servono a ogni fornitore in un posto solo raggiungibile da entrambi — su un sito per il matrimonio indirizzi e orari ci sono comunque, e non dovrete più ripescarli da una vecchia email.