Come si sceglie chi cucina al matrimonio?

Al matrimonio italiano il ricevimento non è una voce del budget fra le altre: è il matrimonio. Quattro o sei ore a tavola con una sequenza che ha un nome per ogni pezzo — aperitivo, antipasti, due primi, secondo, sorbetto, buffet di dolci, torta, confettata — e un preventivo che riassume tutto questo in un prezzo a persona, cioè in un numero che nasconde quasi tutto: quante portate, quanto personale, quanto dura il servizio, quale attrezzatura, quale cucina.

Qui la decisione viene spezzata nelle quattro domande che creano davvero le differenze. Comporre il menù non è l'argomento — quello sta in la pianificazione del menù. Qui si tratta di scegliere il fornitore.

Scegliere il tipo di servizio non è una questione di gusto ma una decisione su tempo, movimento e conversazione nella sala. Fissa quanto dura il pranzo e quante volte i vostri invitati si alzano.

Due note pratiche. Un buffet per 90 persone con una sola fila di servizio produce venti minuti di coda; due file accessibili da entrambi i lati la dimezzano. Quindi non chiedete se c'è un buffet, chiedete quanti punti di servizio vengono allestiti. E il servizio al piatto tiene i vostri invitati sulla sedia per un'ora e mezza o due — che in una giornata italiana si sommano a un aperitivo già lungo, per un totale che va detto ad alta voce prima di sceglierlo.

Il tipo di servizio si riflette direttamente sulla disposizione dei tavoli: i piatti di portata chiedono tavoli che li reggano, l'aperitivo itinerante funziona quasi senza posti assegnati. Pianificare le due cose insieme risparmia un giro — le basi stanno in come disporre i tavoli.

Prima di confrontare fornitori, chiarite con la struttura una domanda sola: chi può cucinare qui? Quella risposta decide la rosa molto più spesso di qualunque degustazione — e in Italia la decide quasi sempre in una direzione.

Perché il modello dominante qui è l'opposto di quello che descrivono le guide anglosassoni. Il ristorante, la villa, il casale o la masseria cucinano con la propria brigata nella propria cucina, e il catering esterno è l'eccezione, ammessa da una minoranza di strutture. Chi cerca «un catering» partendo da zero sta di fatto cercando una struttura che ne consenta uno. Tre situazioni ricorrono:

• Struttura con cucina propria e brigata propria. Il caso normale in Italia. Non scegliete un fornitore, scegliete un menù e un livello di servizio dentro una casa che ha già il suo. Il confronto si sposta dai fornitori alle strutture.
• Struttura che ammette il catering esterno. Esiste, spesso con un contributo per l'uso della cucina o una lista di fornitori convenzionati. Leggete quella clausola prima di chiedere preventivi, o li chiederete a vuoto.
• Nessuna cucina. Dimora storica, tenuta, tendone, giardino. Il catering porta allora una cucina mobile, ed è una voce a sé con esigenze proprie di spazio, corrente e acqua.

Nel terzo caso arrivano domande che nessun altro fa: quanto spazio serve alla cucina mobile, come si alimenta, dov'è l'attacco dell'acqua, dove finiscono i rifiuti, e quanto dista la cucina dai tavoli? Ottanta metri attraverso un prato cambiano qualunque tipo di servizio, ed è il motivo per cui in quei luoghi si serve più spesso a buffet che al piatto.

Chiarite anche chi risponde dell'igiene alimentare. In Italia chi somministra deve avere una notifica sanitaria, un piano di autocontrollo HACCP e personale formato, e per la preparazione fuori da una cucina fissa vale lo stesso. Un professionista lo sa per il proprio mestiere — chiedete di vederne prova. Se invece cucina la famiglia, quella responsabilità non c'è, e non c'è nessuno che la porti: è il punto in cui il risparmio apparente può rovesciarsi.

La differenza più vistosa fra due preventivi allo stesso prezzo a persona sta quasi sempre nel personale. È l'unica voce che si può tagliare senza che si veda nel preventivo — e l'unica che i vostri invitati notano immediatamente la sera.

Chiedete quindi in modo esplicito:

1. Quante persone di sala sono previste, e ciascuna per quanti invitati?
2. Quante persone lavorano in cucina?
3. Da che ora ci sono, e fino a quando restano?
4. Chi sparecchia, chi lava, chi rimette a posto gli arredi?
5. Quanto costa un'ora in più, e fino a quando possiamo prenotarla?
6. C'è un responsabile in loco, e come si chiama?

Come orientamento grossolano, dichiarato come esperienza pratica e non come norma: il servizio al piatto richiede molto più personale del buffet, e una serata con il vino versato al tavolo più di una con un banco bevande. Se due preventivi differiscono di un quinto, la differenza sta di solito qui — non nella qualità delle materie prime.

La domanda 4 è quella che manca più spesso e che si paga più cara dopo. Se nessuno è previsto per lo smontaggio e il riordino, i vostri testimoni ci finiscono alle due di notte. Chiarite contemporaneamente con la struttura entro quando deve essere tutto fuori — quell'orario è un limite rigido e determina quanto a lungo deve restare chi serve.

La domanda 6 sembra banale ed è la differenza fra una serata con e senza domande che arrivano a voi. Serve una persona con un nome e un numero di telefono, autorizzata a decidere — e quel numero è uno dei pochi che anche i vostri testimoni dovrebbero avere.

Ogni contratto di ricevimento ha una data entro cui comunicate il numero definitivo, e quasi sempre ha anche un minimo garantito: una soglia di coperti che pagate comunque, anche se a tavola siete meno. Sono due cose distinte e vanno lette insieme, perché è lì che sta il denaro. Leggete quelle clausole prima di firmare e chiarite tre punti:

Ne discende una regola semplice per la vostra pianificazione: il vostro termine di RSVP agli invitati sta prima del termine del ricevimento, con abbastanza spazio per un giro di solleciti. Se cominciate a sollecitare quando la struttura ha già bisogno del numero, comunicate una stima e pagate sedie su cui non si siede nessuno. E contate i fornitori: fotografo, videooperatore, musicisti e DJ mangiano, spesso con un menù ridotto, e in molti contratti contano sul minimo garantito.

È esattamente qui che un RSVP digitale si ripaga. Una lista che si aggiorna da sola nel momento in cui qualcuno accetta o rifiuta vi dà alla data di scadenza un numero difendibile invece di una estrapolazione da messaggi, telefonate e foglietti — e raccoglie di passaggio i dati che il ricevimento dovrebbe altrimenti chiedervi uno per uno. Come funziona nella pratica sta in l'RSVP online per il matrimonio, e come tenere insieme la lista invitati in gestire la lista invitati online; la funzione è descritta su la pagina RSVP.

Due dettagli conviene raccoglierli nello stesso momento, perché serviranno comunque: i bambini con l'età — per porzioni più piccole e prezzi diversi, che quasi ovunque scalano per fasce — e le esigenze alimentari. Come si trasmettono perché arrivino davvero in cucina sta in comunicare le allergie a chi cucina.

Quando restano due o tre fornitori, un'ultima verifica non costa niente: chiedete due matrimoni di dimensione simile alla vostra e in un tipo di struttura confrontabile. Chi normalmente fa eventi aziendali in sale attrezzate non è automaticamente male per un casale — ma non ha ancora portato niente attraverso un prato.

Che cosa guardare nella selezione finale:

• Esperienza nella vostra struttura. Chi conosce il posto conosce la cucina, i percorsi e i tempi di allestimento. Risparmia un sopralluogo e molte supposizioni.
• Come gestiscono vegetariano e vegano. La risposta utile è un piatto a sé, non il contorno senza la carne.
• Materie prime e stagione. Chi propone fragole a febbraio non ha letto il calendario.
• Chiarezza del preventivo. Stoviglie, bicchieri, tovagliato, trasporto e allestimento sono voci distinte, o spariscono in un forfait?
• IVA e come sono esposti i prezzi. Sulla somministrazione di alimenti e bevande in Italia l'aliquota è del 10 %, ma il preventivo può essere scritto IVA esclusa o IVA inclusa, e non è detto che due preventivi lo facciano allo stesso modo. Chiedetelo esplicitamente: altrimenti confrontate due numeri che non significano la stessa cosa.

Solo quando questi punti sono chiariti vale la pena fare una degustazione. È il passo di selezione più costoso e il meno informativo quando arriva troppo presto — a che cosa fare attenzione sta in la degustazione del menù.

E mettete i preventivi riga per riga prima di decidere. Due preventivi di ricevimento non sono quasi mai tagliati nella stessa forma; come renderli comunque confrontabili sta in confrontare i preventivi.