Hoe kiezen jullie de cateraar?

Bij de meeste bruiloften is de catering de grootste losse post en tegelijk de post die paren het slechtst doorzien. Dat komt doordat een offerte een prijs per persoon noemt, en dat getal verbergt bijna alles: hoeveel gangen, hoeveel personeel, hoe lang de bediening loopt, welke apparatuur, welke keuken. En het verbergt hier nog iets extra's, want een Nederlandse of Vlaamse bruiloft heeft niet één gastenaantal maar twee.

Dit artikel splitst de beslissing in de vier vragen die het verschil werkelijk maken. Het menu samenstellen is hier niet het onderwerp — dat staat in ons artikel over de menuplanning voor de bruiloftscatering. Hier gaat het om het kiezen van de leverancier.

Een bedieningsvorm kiezen is geen smaakkwestie maar een beslissing over tijd, beweging en gesprek in de zaal. Ze legt vast hoe lang het eten duurt en hoe vaak jullie gasten opstaan.

Twee praktische opmerkingen. Een buffet voor 90 mensen met één uitgiftelijn levert een rij van twintig minuten op; twee lijnen die van beide kanten bereikbaar zijn, halveren dat. Vraag dus niet of er een buffet is, maar hoeveel uitgiftepunten er worden opgebouwd. En uitgeserveerd eten bindt jullie gasten anderhalf tot twee uur aan hun stoel — precies het venster waarin er anders nog gemengd en gewisseld wordt.

Er komt bij ons een derde punt bij dat de meeste buitenlandse gidsen niet kennen: de bedieningsvorm van het diner zegt nog niets over wat er 's avonds gebeurt. Rond acht uur komt er een tweede gezelschap binnen dat niet heeft gegeten, en dat is een eigen opdracht met een eigen vorm — bittergarnituur, een dessertbuffet, een nachtsnack — met eigen bediening en een eigen prijs. Vraag de cateraar daarom om twee vormen in één offerte en niet om één. De bedieningsvorm werkt daarnaast rechtstreeks door in de tafelindeling: shared dining heeft tafels nodig waar schalen op passen, een walking dinner werkt vrijwel zonder vaste plaatsen. Allebei tegelijk plannen scheelt een ronde — de basis staat in ons artikel over het maken van de tafelschikking.

Voordat jullie leveranciers vergelijken, regelen jullie één vraag met de locatie: welke keuken is er, en mag een externe cateraar hem gebruiken? Dat antwoord bepaalt de shortlist vaker dan welke proeverij ook, en in Vlaanderen bepaalt het hem meestal helemaal, omdat de meeste feestzalen daar met een eigen traiteur werken.

Er komen drie situaties voor:

• Volledige keuken, externe catering toegestaan. Het comfortabele geval. Elke bedieningsvorm kan, ook uitgeserveerd eten met warme borden.
• De locatie staat op haar eigen keuken. Veel zalen laten alleen het eigen bedrijf koken, of rekenen een afkoopsom of keukenhuur als er een externe partij binnenkomt. Datzelfde geldt vaak voor drank, waar het kurkgeld heet. Dat is legitiem en het staat in het zaalcontract — lees die bepaling voordat jullie offertes opvragen, anders vragen jullie ze voor niets op.
• Geen keuken. Schuur, tent, tuin, kale zaal. De cateraar brengt dan een mobiele keuken mee, en dat is een eigen post met eigen eisen aan ruimte, stroom en water.

In het derde geval komen er vragen op die niemand anders stelt: hoeveel ruimte heeft de mobiele keuken nodig, hoe wordt hij aangesloten, waar zit de wateraansluiting, waar gaat het afval heen, en hoe ver is het van de keuken naar de tafels? Tachtig meter over een weiland verandert elke bedieningsvorm, en het is de reden dat op zulke locaties vaker een buffet staat dan een uitgeserveerd diner.

Leg ook vast welke hygiëne-eisen er gelden voor bereiden buiten een vaste keuken. In Nederland houdt de NVWA daar toezicht op en werken professionals met de hygiënecode voor hun branche; in België doet het FAVV dat met de autocontrolegidsen. De onderliggende Europese regels zijn dezelfde, de toezichthouder en het papierwerk niet. Een professionele cateraar kent dat voor de eigen markt — vraag ernaar en vraag om een actueel bewijs van registratie of inspectie. Doen jullie de catering zelf, dan verschuift die verantwoordelijkheid naar jullie, en dat is het punt waarop de schijnbare besparing kan omslaan.

Het opvallendste verschil tussen twee offertes met dezelfde prijs per persoon zit bijna altijd in de bediening. Het is de enige post die je kunt schrappen zonder dat het in de offerte zichtbaar wordt — en de enige die jullie gasten op de avond meteen merken.

Vraag dus concreet:

1. Hoeveel mensen in de bediening zijn ingepland, en op hoeveel gasten elk?
2. Hoeveel mensen werken er in de keuken?
3. Vanaf wanneer zijn ze er, en tot hoe laat blijven ze — en verandert de bezetting op het moment dat de avondgasten binnenkomen?
4. Wie ruimt af, wie wast af, wie zet het meubilair terug?
5. Wat kost een extra uur, en tot wanneer kunnen we dat bijboeken?
6. Is er een verantwoordelijke ter plaatse, en hoe heet die?

Als ruwe oriëntatie, uitdrukkelijk als praktijkervaring en niet als norm: uitgeserveerd eten vraagt aanzienlijk meer bediening dan een buffet, en een avond waarop de drank aan tafel wordt geschonken meer dan een avond met een bar. Verschillen twee offertes een vijfde in prijs, dan zit dat verschil meestal hier — niet in de kwaliteit van de ingrediënten.

Vraag 3 is bij ons de belangrijkste van de zes, en ze staat nergens anders zo. De bediening kent op onze bruiloften twee pieken en niet één: de eerste bij het diner, de tweede rond acht uur, wanneer er in een kwartier tientallen avondgasten binnenkomen die allemaal tegelijk aan de bar staan. Een bezetting die op het diner is berekend, is op dat moment te dun, en dat is precies het moment waarop de zaal het drukst en het luidst is. Vraag daarom niet naar een bezetting maar naar twee.

Vraag 4 ontbreekt het vaakst en wordt het duurst nagefactureerd. Staat er niemand ingepland voor het afruimen en inpakken, dan doen jullie getuigen het om twee uur 's nachts. Spreek meteen met de locatie af wanneer alles eruit moet — die tijd is een harde grens en ze bepaalt hoe lang de cateraar moet blijven.

Vraag 6 klinkt banaal en is het verschil tussen een avond mét en zonder vragen die jullie bereiken. Er is een persoon nodig met een naam en een telefoonnummer die beslissingen mag nemen — en dat nummer is een van de weinige die ook jullie ceremoniemeester moet hebben.

In elk cateringcontract staat een datum waarop jullie de definitieve aantallen doorgeven. Vanaf dat moment wordt ernaar gefactureerd, ook als er gasten afvallen. Die datum is de belangrijkste van jullie hele planning, omdat er geld aan hangt — vaak ergens tussen één en drie weken voor de dag, afhankelijk van de cateraar, maar de precieze regel staat in jullie contract en volgt het recht van het land waarin jullie tekenen. En hier zit de val die dit cluster van elke Engelstalige gids onderscheidt: het gaat niet om één getal. Een Nederlandse bruiloft heeft daggasten en avondgasten, een Vlaamse receptie, diner en avondfeest, en die aantallen lopen in de praktijk fors uiteen. Lees die bepaling voor het tekenen en regel drie dingen:

Daaruit volgt een simpele regel voor jullie eigen planning: jullie rsvp-deadline voor gasten ligt vóór die van de cateraar, met genoeg ruimte voor een narondje. Beginnen jullie pas te rappelleren als de cateraar het getal al nodig heeft, dan geven jullie een schatting door en betalen jullie voor stoelen waar niemand op zit.

En daaruit volgt een tweede regel die alleen hier geldt: jullie rsvp moet twee vragen stellen en niet één. Komt iemand overdag, komt iemand 's avonds, of allebei? Een uitnodiging met alleen ja of nee levert een getal op waar de cateraar niets mee kan, en de correctie kost jullie zestig telefoontjes in de week waarin jullie ze het minst kunnen missen. Precies hier verdient een digitale rsvp zich terug. Een lijst die zichzelf bijwerkt zodra iemand aanneemt of afzegt, geeft jullie op de sluitingsdatum een verdedigbaar getal in plaats van een extrapolatie uit berichten, telefoontjes en briefjes — en ze verzamelt en passant de gegevens die de cateraar anders stuk voor stuk zou moeten opvragen. Hoe dat er in de praktijk uitziet, staat in ons artikel over rsvp online voor jullie bruiloft, en hoe jullie de gastenlijst daarnaast bijhouden in de gastenlijst online beheren; de functie zelf staat beschreven op de rsvp-pagina.

Twee gegevens zijn het waard om meteen mee op te halen, want de cateraar heeft ze toch nodig: kinderen met hun leeftijd — voor kleinere porties en andere prijzen — en dieetwensen. Hoe jullie die laatste zo doorgeven dat ze werkelijk de keuken bereiken, staat in ons artikel over allergenen doorgeven aan de cateraar.

Blijven er twee of drie leveranciers over, dan kost één laatste controle niets: vraag om twee bruiloften van ongeveer jullie omvang op een vergelijkbaar soort locatie. Een bedrijf dat normaal zakelijke evenementen in zalen doet, is niet automatisch slecht voor een schuur — maar het heeft nog nooit iets over een weiland gedragen.

Waar jullie in de eindselectie op letten:

• Ervaring met jullie locatie. Wie de plek kent, kent de keuken, de looproutes en de opbouwtijden. Dat scheelt een bezichtiging en veel aannames.
• Hoe ze met vegetarisch en veganistisch omgaan. Het bruikbare antwoord is een gerecht op zichzelf, niet het bijgerecht zonder het vlees. In Nederland en Vlaanderen is dat overigens geen uitzonderingsvraag meer maar een standaardvraag: het aandeel gasten dat geen vlees eet, is hier hoog genoeg om een volwaardig tweede hoofdgerecht te rechtvaardigen.
• Herkomst en seizoen. Wie in februari aardbeien aanbiedt, heeft de kalender niet gelezen.
• Duidelijkheid van de offerte. Staan serviesgoed, glaswerk, linnen, transport en opbouw apart, of verdwijnen ze in een totaalbedrag?
• Btw en hoe hij wordt getoond. Eén cateringofferte draagt in beide landen twee tarieven: in Nederland geldt voor eten ter plaatse het lage tarief en voor drank het algemene, in België geldt voor eten een eigen verlaagd tarief en voor alle drank het algemene. Een vlakke opslag over het hele bedrag klopt dus nooit. Vraag welke tarieven erin zitten en of de bedragen inclusief of exclusief zijn — richting particulieren horen prijzen in beide markten inclusief btw te worden getoond, dus een offerte die op exclusief blijft staan, mogen jullie zonder omhaal laten omrekenen.

Pas als die punten geregeld zijn, loont een proeverij. Het is de duurste selectiestap en de minst informatieve als hij te vroeg komt — waar jullie tijdens de proeverij op letten, staat in ons artikel over de menuproeverij.

En leg de offertes regel voor regel naast elkaar voordat jullie beslissen. Twee cateringoffertes zijn bijna nooit op dezelfde manier opgebouwd; hoe jullie ze toch vergelijkbaar maken, staat in ons artikel over het vergelijken van offertes.