¿Cómo se elige el catering?

En la mayoría de las bodas la comida es la partida más grande y a la vez la que las parejas ven peor. Es porque un presupuesto dice un precio por persona, y ese número esconde casi todo: cuántos platos, cuánto personal, cuánto dura el servicio, qué material y qué cocina.

Este artículo descompone la decisión en las cuatro preguntas que crean las diferencias de verdad. Componer el menú no es aquí el tema: eso está en nuestro artículo sobre la planificación del menú. Aquí se trata de elegir al proveedor.

Elegir tipo de servicio no es cuestión de gusto sino una decisión sobre el tiempo, el movimiento y la conversación en la sala. Fija cuánto dura la comida y cuántas veces se levantan vuestros invitados.

Dos notas prácticas. Un bufé para noventa personas con una sola línea de servicio genera una cola de veinte minutos; dos líneas accesibles por los dos lados la reducen a la mitad. Así que no preguntéis si hay bufé, preguntad cuántos puntos de servicio se montan. Y el servicio en mesa ata a vuestros invitados a la silla durante hora y media o dos horas, que es justo la ventana en la que el cóctel seguiría funcionando y la gente cambiaría de mesa.

La cuarta fila merece un comentario propio en este idioma, porque aquí no es un formato alternativo: es la mitad de la boda. El cóctel o aperitivo hispanohablante dura una hora y media o dos, se sirve de pie y con frecuencia es lo que más recuerdan los invitados. Eso significa que el personal de servicio hay que contarlo dos veces, para el cóctel y para el banquete, y que un presupuesto que solo habla del menú sentado está describiendo la mitad del trabajo. El tipo de servicio se conecta directamente con el protocolo de mesas: las fuentes al centro necesitan mesas donde quepan, y el cóctel funciona casi sin sitios asignados. Planificar las dos cosas a la vez ahorra una ronda; lo básico está en nuestro artículo sobre la disposición de las mesas.

Antes de comparar proveedores, cerrad una sola pregunta con vuestro espacio: ¿qué cocina hay disponible, y puede usarla un catering externo? Esa respuesta decide la lista corta más veces que cualquier prueba de menú. Y en España y en buena parte de América Latina hay que dar un paso previo que el manual internacional se salta: aquí el caso normal no es contratar un catering aparte, sino celebrar en una finca, un restaurante o un salón que cocina él mismo y vende el banquete junto con el espacio. Si ese es vuestro caso, la mitad de este artículo se convierte en una negociación con un único proveedor, y la comparación entre presupuestos pasa a ser una comparación entre espacios.

Se dan tres situaciones:

• Cocina completa y catering externo permitido. El caso cómodo. Todos los tipos de servicio son posibles, incluido el servicio en mesa con platos calientes.
• El espacio impone su propia cocina. Muchos sitios solo dejan cocinar a su propio equipo, o cobran un canon cuando entra un proveedor externo. Es legítimo y está en el contrato del espacio: leed esa cláusula antes de pedir presupuestos o los pediréis para nada.
• Sin cocina. Nave, carpa, jardín, sala vacía. Entonces el catering trae una cocina móvil, y eso es una partida propia con sus propias necesidades de espacio, corriente y agua.

En el tercer caso aparecen preguntas que no hace nadie más: cuánto espacio necesita la cocina móvil, cómo se conecta, dónde está la toma de agua, adónde van los residuos y qué distancia hay de la cocina a las mesas. Ochenta metros cruzando un campo cambian cualquier tipo de servicio, y son la razón por la que esos sitios sirven bufé más a menudo que menú emplatado.

Cerrad también qué requisitos de higiene alimentaria se aplican a preparar comida fuera de una cocina fija, y aquí conviene pedir el documento correcto de vuestro país en vez del que todo el mundo nombra. En España el llamado “carné de manipulador de alimentos” dejó de existir como documento oficial en 2010: la formación es responsabilidad de la empresa, y lo que sí se puede pedir es el número de registro sanitario de la empresa, su plan de autocontrol y los justificantes de formación de su personal. En Argentina, en cambio, la libreta sanitaria sigue vigente y sí se pide; en México lo que rige es la norma oficial de manejo higiénico y en Chile la resolución sanitaria del establecimiento. Un catering profesional conoce el papel de su mercado: preguntad y pedid verlo al día. Si os organizáis la comida por vuestra cuenta, esa responsabilidad pasa a ser vuestra, y ese es el punto en el que el ahorro aparente se puede dar la vuelta.

La diferencia más llamativa entre dos presupuestos con el mismo precio por persona está casi siempre en el personal. Es la única partida que se puede recortar sin que se vea en el presupuesto, y la única que vuestros invitados notan de inmediato esa noche.

Así que preguntad expresamente:

1. ¿Cuántas personas de servicio hay previstas, y para cuántos invitados cada una?
2. ¿Cuánta gente trabaja en la cocina?
3. ¿Desde qué hora están y hasta cuándo se quedan?
4. ¿Quién recoge, quién friega y quién devuelve el mobiliario a su sitio?
5. ¿Cuánto cuesta una hora más y hasta cuándo podemos contratarla?
6. ¿Hay un responsable en el sitio, y cómo se llama?

Como orientación aproximada, y explícitamente como experiencia práctica y no como norma: el servicio en mesa necesita bastante más personal que un bufé, y una noche con bebida servida en mesa más que otra con barra. Si dos presupuestos se separan una quinta parte en precio, la diferencia suele estar aquí y no en la calidad de la materia prima. Y contad el cóctel aparte: una hora y media de camareros circulando con bandejas es un turno propio.

La cuarta pregunta es la que más se olvida y la que más caro sale añadir después. Si no hay nadie previsto para recoger y desmontar, acabarán haciéndolo vuestros testigos a las dos de la mañana. Cerrad al mismo tiempo con el espacio a qué hora tiene que estar todo fuera: esa hora es un límite duro y determina cuánto tiene que quedarse el catering. En una boda que termina al amanecer esto no es un detalle administrativo, es el turno de noche de seis personas.

La sexta suena banal y es la diferencia entre una noche con y sin consultas que os lleguen a vosotros. Hace falta una persona con nombre y teléfono que pueda tomar decisiones, y ese número es de los pocos que vuestros testigos también deberían tener.

Todo contrato de catering tiene una fecha límite para dar el número final. A partir de ese momento se os factura ese número aunque haya bajas. Esa fecha es la más importante de toda vuestra planificación, porque de ella cuelga dinero: suele estar entre una y tres semanas antes de la boda según el proveedor, pero la regla exacta está en vuestro contrato y sigue el derecho del país donde firmáis. Leed esa cláusula antes de firmar y cerrad tres cosas:

De ahí sale una regla sencilla para vuestra propia planificación: vuestra fecha límite de confirmación va antes que la del catering, con hueco suficiente para una ronda de recordatorios. Si empezáis a perseguir respuestas cuando el catering ya necesita el número, entregaréis una estimación y pagaréis sillas en las que no se sienta nadie.

Aquí es exactamente donde una confirmación digital se paga sola. Una lista que se actualiza en el momento en que alguien acepta o declina os da un número defendible el día del corte, en lugar de una extrapolación hecha con mensajes, llamadas y papelitos, y de paso recoge los datos que el catering tendría que ir pidiendo uno a uno. Cómo es eso en la práctica está en nuestro artículo sobre la confirmación online, y cómo mantener la lista de invitados al lado en el de gestionar la lista de invitados online; la función en sí está descrita en la página de confirmaciones.

Merece la pena recoger dos datos más a la vez, porque el catering los necesita igualmente: los niños con su edad — para raciones más pequeñas y precios distintos — y las restricciones alimentarias. Cómo se trasladan estas últimas para que lleguen de verdad a la cocina está en nuestro artículo sobre cómo informar de alergias al catering.

Cuando queden dos o tres proveedores, una última comprobación no cuesta nada: pedid dos bodas de un tamaño parecido al vuestro y en un tipo de sitio comparable. Una empresa que normalmente hace eventos de empresa en salones no es automáticamente mala para una nave, pero todavía no ha cruzado nada por un campo.

Qué mirar en la selección final:

• Experiencia con vuestro espacio. Quien conoce el sitio conoce la cocina, los recorridos y los tiempos de montaje. Eso ahorra una visita técnica y muchas suposiciones.
• Cómo tratan lo vegetariano y lo vegano. La respuesta que sirve es un plato con entidad propia, no la guarnición sin la carne.
• Origen y temporada. Quien ofrece fresas en febrero no ha mirado el calendario, y si celebráis en el hemisferio sur el calendario es el contrario.
• Claridad del presupuesto. ¿Vajilla, cristalería, mantelería, transporte y montaje están desglosados, o desaparecen en un alzado?
• El impuesto y cómo aparece. Comida, servicio y propinas no tributan igual en todos los mercados, y dentro de un mismo mercado tampoco: en España la restauración va al tipo reducido mientras que el alquiler de mobiliario y la mayoría de los demás servicios de boda van al general, así que un mismo catering puede facturaros a dos tipos distintos. En México, Argentina, Chile, Colombia, Perú o Uruguay el tipo es otro. Preguntad qué impuesto lleva dentro el presupuesto y si los precios se muestran con él o sin él; si no, estaréis comparando dos números que no significan lo mismo.

Solo cuando esos puntos están cerrados merece la pena hacer una prueba de menú. Es el paso de selección más caro y el menos informativo cuando llega demasiado pronto; a qué prestar atención durante ella está en nuestro artículo sobre la prueba de menú.

Y poned los presupuestos línea a línea antes de decidir. Dos presupuestos de catering casi nunca están escritos con la misma forma; cómo hacerlos comparables de todos modos está en nuestro artículo sobre cómo comparar presupuestos.