Wat jullie de dj vragen voordat je vastlegt

Een dj-offerte is vaak één regel en één getal. Dat is overzichtelijk, maar het verbergt dat die regel heel verschillende dingen kan dekken — van twee speakers op statief tot een uitgelichte opstelling met reserveapparatuur en een intakegesprek erbij.

De vragen hieronder maken dat verschil zichtbaar. Ze staan zo geordend dat jullie ze in twintig minuten aan de telefoon afwerken. Weten jullie nog niet of jullie überhaupt een installatie willen in plaats van live muziek, beslis dat dan eerst in ons artikel over band of dj.

De meest voorkomende verwarring gaat niet over de muziek maar over de spullen. Sommige locaties hebben een vaste installatie, sommige een onbruikbare, sommige geen. Loop de lijst één keer met de dj door en één keer met de locatie, en schrijf de antwoorden naast elkaar.

De regel over stroom is degene die feesten werkelijk laat stranden. In een feestzaal is het geen thema; in een schuur, een tent of een tuin wel. Vraag de locatie op hoeveel ampère de groepen staan en geef dat getal door in plaats van het te schatten. Delen de keuken, het licht en de installatie één groep, dan gaat er ergens midden in het hoofdgerecht alles tegelijk uit.

Vraag ook of de locatie een geluidsbegrenzer heeft hangen. Zo'n begrenzer schakelt de stroom af zodra het niveau wordt overschreden, en voor een dj die er niet op is voorbereid is dat een probleem. Welke normen en sluitingstijden er gelden, hangt af van waar jullie zijn: in Nederland stelt de gemeente grenswaarden bij de gevels van omwonenden en staat ze per locatie een beperkt aantal uitzonderingen per jaar toe, in Vlaanderen ligt de norm op de dansvloer zelf en bepaalt de vergunde geluidscategorie van de zaal wat er mag. Haal dat antwoord bij de locatie, niet bij de leverancier — het hoort bij het gebouw en niet bij de dj.

Het tweede blok legt vast wie de avond werkelijk stuurt. Er is geen goed antwoord, maar er is er wel een dat bij jullie moet passen.

1. Hoeveel nummers mogen wij opgeven, en tot hoe laat kunnen we dat doen?
2. Neem je een niet-draaien-lijst aan, en houd je je eraan ook als een gast het nummer aanvraagt?
3. Mogen gasten tijdens de avond verzoeken doen — rechtstreeks bij jou, via ons, via een link?
4. Wat doe je als een aangevraagd nummer de dansvloer leegmaakt?
5. Hoe ga je om met sterk verschillende leeftijdsgroepen — gesplitst naar tijdstip of gemengd?
6. Draai je ook tijdens het diner en de borrel, en wat loopt er dan?
7. Draai je onze openingsdans van de opname, en in welke versie — volledige lengte of ingekort?

Vraag 2 is de belangrijkste en degene waar jullie het beste naar luisteren. De niet-draaien-lijst is het enige deel dat werkelijk bindend moet zijn: bijna elke familie heeft een nummer dat om goede redenen niet gedraaid moet worden, en die redenen willen jullie op de avond zelf niet uitleggen. Het bruikbare antwoord luidt: jullie niet-draaien-lijst gaat boven elk gastenverzoek.

Vraag 4 scheidt routine van ervaring. Wie zegt dat het bij hem niet gebeurt, heeft weinig bruiloften gedaan of praat eromheen. Wie een concrete aanpak beschrijft — een ander tempo, een bekender nummer, een korte adempauze in plaats van doordrukken — heeft al veel avonden gered.

Vraag 6 is bij ons zwaarder dan elders, want de zaal wisselt van samenstelling: tijdens het diner zitten er alleen daggasten, en rond acht uur komt er een tweede groep binnen die de eerste helft van de dag niet heeft meegemaakt. Vraag dus niet alleen wát er tijdens het eten loopt, maar ook hoe de dj de overgang aanpakt op het moment dat de zaal vol stroomt. En één verzoek aan jullie zelf: lever de lijsten vroeg en in leesbare vorm aan. Dertig titels in een appje van de dag ervoor zijn voor niemand werkbaar. Willen jullie verzoeken bij gasten ophalen, doe dat dan op een plek waar die gasten toch al komen — op een trouwwebsite past het naast het programma en de routebeschrijving, en dan krijgen jullie één lijst in plaats van zestig losse berichten.

Op veel bruiloften is de dj de enige met een microfoon en overzicht over de hele zaal. Of hij die rol op zich neemt, spreken jullie af; vanzelf gebeurt het niet.

Leg dus vast wie welke aankondiging doet:

• Het buffet openen of het diner starten — vaak de dj, soms de bediening.
• Speeches aankondigen — daarvoor is iemand nodig die de volgorde kent; hoe die er meestal uitziet, staat in ons artikel over de volgorde van de speeches.
• De openingsdans — aankondiging, inzet, volume; hier lukt het moment of het lukt niet.
• Spelletjes en vaste onderdelen — wie presenteert, wie bedient de apparatuur, hoe lang mogen ze duren.
• Taart, nachtsnack, uitgeleide — korte aankondigingen die de zaal in beweging brengen; de mogelijkheden voor het einde staan in ons artikel over een uitgeleide met sterretjes of confetti.

Zeg hoeveel presentatie jullie willen. Het bereik loopt van iemand die nooit iets zegt tot iemand die de hele avond leidt. Allebei bestaan ze, allebei zijn ze prettig als ze goed worden gedaan — alleen de verrassing is slecht.

En wijs een contactpersoon voor de avond aan die niet jullie zelf zijn. In Nederland en Vlaanderen hoeven jullie die persoon niet te bedenken: dat is de ceremoniemeester, en anders dan een betaalde dagcoördinator is het meestal een vriend zonder ervaring. Geef hem of haar daarom niet alleen de rol maar ook het papier: de tijden, de telefoonnummers van de leveranciers, en de lijst met wie welke aankondiging doet. Een bruidspaar is tussen gesprekken, foto's en omhelzingen onbereikbaar, en elke vraag die jullie tóch bereikt kost vijf minuten van jullie eigen avond. Wie welke tijden van welke leverancier nodig heeft, staat in ons artikel over het draaiboek delen met jullie leveranciers; het grove kader zetten jullie vooraf in de tijdlijn van de trouwdag.

Het vierde blok is het minst romantische en het blok dat later geld kost als het ontbreekt.

1. Vanaf wanneer ben je ter plaatse, en hoe lang duurt de opbouw?
2. Bouw je op voor de ogen van gasten of ervoor — en wat betekent dat voor de toegang tot de zaal?
3. Hoe lang is de geboekte speeltijd, en wanneer gaat hij lopen: bij de borrel of bij het dansen?
4. Wat kost uitloop, en wanneer moeten we daarover beslissen?
5. Hoe hoog is de aanbetaling, en wanneer is de rest verschuldigd?
6. Hoe loopt de annuleringsstaffel op, en wat geldt er als we de datum verzetten?
7. Heb je een maaltijd nodig, en zitten de reiskosten erin?

Bij 5 en 6 geldt hetzelfde als bij elke andere leverancier, en het is geen internationale regel maar de regel van het land waarin jullie tekenen. In Nederland en Vlaanderen geldt: een aanbetaling is een deelbetaling van de prijs en geen afkoopsom — ze geeft jullie niet het recht om zonder verdere gevolgen af te zien van de afspraak. Wat jullie wél hebben, is een handvat tegen een onredelijke staffel: in Nederland staat een beding dat de schadevergoeding op een vast bedrag zet dat de te verwachten schade aanmerkelijk overtreft op de grijze lijst van artikel 6:237 BW, en in België eist de lijst met onrechtmatige bedingen wederkerigheid — een annuleringsvergoeding voor de consument zonder gelijkwaardige vergoeding wanneer de leverancier zelf afzegt, is daar nietig. Zoek dus in de voorwaarden de zin die zegt wat er gebeurt als de dj afzegt. En kijk uitdrukkelijk of verzetten überhaupt is geregeld.

Vraag 3 veroorzaakt de meeste nafacturen, en bij ons in een specifieke vorm. “Vijf uur” betekent voor jullie vaak vanaf de openingsdans en voor de leverancier vanaf de eerste muziek van welke soort ook — en wil je achtergrondmuziek tijdens het diner, dan zijn er twee uur weg voordat er iemand danst, precies de twee uur waarin de avondgasten er nog niet zijn. Zet twee kloktijden in het contract in plaats van een aantal uren, en leg de begintijd naast het moment waarop de avondgasten arriveren.

En regel de muziekrechten één keer. In Nederland lopen die via Buma/Stemra voor de makers en Sena voor de uitvoerenden en de producenten; in Vlaanderen via Sabam en de billijke vergoeding, die samen worden gefactureerd. Een commerciële feestzaal heeft die licenties vrijwel altijd zelf en heeft de vraag honderd keer gehad voor het eigen gebouw. Trouwen jullie in een tent, een schuur of een privélocatie, dan is het antwoord minder vanzelfsprekend en komt de vraag bij de organisator terecht. Vraag het dus aan de locatie en zet het antwoord op papier — het is een kwestie van tien minuten vooraf en van een onaangename brief achteraf.

Jullie houden een indruk over, en het helpt die aan concrete signalen op te hangen in plaats van aan een klik. Zoek door als jullie een van deze patronen zien:

• Geen intakegesprek. Wie vóór de avond niets over jullie, jullie gasten en jullie draaiboek wil weten, draait zijn set en niet jullie avond.
• Geen vervangingsregeling. Ziekte komt voor. Het bruikbare antwoord is een naam of een netwerk, niet de verzekering dat het nog nooit is gebeurd.
• Geen reserveapparatuur. Eén dood kanaal beëindigt anders de avond.
• All-in zonder uitsplitsing. Een getal zonder lijst van wat erin zit, is niet te vergelijken en niet af te dwingen.
• Terughoudendheid over de niet-draaien-lijst. Het argument dat iemand weet wat werkt, is juist op dit ene punt niet goed genoeg.
• Alleen contant, geen factuur. Dan hebben jullie geen enkel bewijs van een dienst waarop jullie misschien moeten staan.
• Vaste onderdelen die niet bespreekbaar zijn. Zitten spelletjes of presentatieblokken er standaard in terwijl jullie ze niet willen, dan past de werkwijze niet.

Eén signaal is sterk positief, en het kost niets: als het eerste gesprek meer vragen aan jullie bevat dan opsommingen aan jullie. Wie wil weten hoe oud jullie gasten zijn, of ze dansen, waar de dansvloer ligt, hoe laat de avondgasten binnenkomen en wanneer de grootouders vertrekken, plant de avond — en dat is wat jullie boeken.

Voelen twee offertes even goed, leg ze dan regel voor regel naast elkaar in plaats van de eindbedragen te vergelijken; hoe dat gaat, staat in ons artikel over het vergelijken van offertes.