Qué preguntarle al DJ antes de cerrar

Un presupuesto de DJ es muchas veces una línea y un número. Es cómodo, pero esconde que esa línea puede cubrir cosas muy distintas: desde dos altavoces sobre trípode hasta un montaje con iluminación, equipo de repuesto y una llamada de planificación.

Las preguntas de abajo hacen visible esa diferencia. Están ordenadas para que podáis despacharlas por teléfono en veinte minutos. Si todavía no habéis decidido si queréis equipo de sonido o música en directo, cerrad eso primero en nuestro artículo sobre grupo o DJ.

La confusión más frecuente no es sobre la música sino sobre el equipo. Algunos espacios tienen sonido fijo, otros lo tienen inservible y otros no tienen ninguno. Repasad la lista una vez con el DJ y otra con el espacio, y anotad las respuestas en paralelo.

La fila de la corriente es la que de verdad hunde fiestas. En un salón de banquetes no es un tema; en una nave, en una carpa o en un jardín sí lo es. Preguntad al espacio de cuánto son los circuitos y trasladad el número en lugar de suponerlo. Si la cocina, la iluminación y el equipo de sonido comparten circuito, se apaga todo a la vez en algún punto del segundo plato.

Preguntad además si el espacio tiene instalado un limitador de sonido. Los limitadores cortan el suministro cuando se supera el nivel, y para un DJ que no lo sabía eso es un problema serio. Qué límites y qué hora de cierre se aplican lo deciden, según el país, el ayuntamiento o el propio espacio; en España muchas comunidades obligan a instalar limitador-registrador en locales con música, así que la respuesta pedidla al espacio y no al proveedor.

El segundo bloque establece quién dirige de verdad la noche. No hay una respuesta correcta, pero sí una que tiene que encajar con vosotros.

1. ¿Cuántas canciones podemos indicar, y hasta cuándo podemos hacerlo?
2. ¿Aceptas una lista de canciones vetadas, y la respetas aunque la pida un invitado?
3. ¿Pueden pedir canciones los invitados durante la noche: a ti directamente, a través de nosotros, por un enlace?
4. ¿Qué haces si una canción pedida vacía la pista?
5. ¿Cómo manejas grupos de edad muy distintos: repartidos por franjas de la noche o mezclados?
6. ¿Pinchas también durante la comida y el cóctel, y qué suena entonces?
7. ¿Pones nuestro primer baile desde la grabación, y en qué versión: entera o acortada?

La segunda es la más importante y la que hay que escuchar con más atención. La lista de vetadas es la única parte que de verdad tiene que ser vinculante: casi todas las familias tienen una canción que no debería sonar por buenos motivos, y no queréis explicar esos motivos esa noche. La respuesta que sirve es: vuestra lista de vetadas está por encima de cualquier petición de un invitado.

La cuarta separa la rutina de la experiencia. Quien diga que a él no le pasa o ha hecho pocas bodas o está adornando. Quien describa un procedimiento concreto — otro tempo, un tema más conocido, un descanso corto en vez de insistir — ya ha rescatado muchas noches.

Y una petición para vosotros mismos: entregad las listas pronto y en un formato legible. Treinta títulos en un mensaje la víspera no le sirven a nadie. Si queréis recoger peticiones de los invitados, hacedlo donde los invitados ya entran; en una web de boda eso encaja al lado del horario y de cómo llegar, y os queda una lista en vez de sesenta mensajes sueltos.

En muchas bodas el DJ es la única persona con micrófono y con vista de toda la sala. Que asuma ese papel es algo que se acuerda, no algo que ocurre solo.

Así que cerrad quién hace cada anuncio:

• Abrir el bufé o dar paso a la comida: a menudo el DJ, a veces el maître.
• Presentar los discursos: hace falta alguien que sepa el orden; cómo suele ser ese orden está en nuestro artículo sobre el orden de los discursos de boda.
• El primer baile: anuncio, entrada, volumen; aquí es donde el momento funciona o no funciona.
• Juegos y números preparados: quién los conduce, quién maneja el equipo, cuánto pueden durar.
• Tarta, recena y despedida: anuncios cortos que ponen la sala en movimiento; las opciones para el final están en nuestro artículo sobre la salida con bengalas o con confeti.

Decid cuánta animación queréis. El abanico va desde alguien que no habla nunca hasta alguien que lleva la noche entera. Las dos figuras existen y las dos son agradables si están bien hechas: lo único malo es la sorpresa.

Y nombrad un contacto para esa noche que no seáis vosotros. Los que se casan están ilocalizables entre conversaciones, fotos y abrazos; cada consulta que os llega os cuesta cinco minutos de vuestra propia fiesta. Quién necesita qué horas y de qué proveedor está en nuestro artículo sobre compartir el horario con los proveedores; el marco aproximado lo fijáis antes en la cronología del día.

El cuarto bloque es el menos romántico y el que cuesta dinero después si falta.

1. ¿A partir de qué hora estás en el sitio, y cuánto dura el montaje?
2. ¿Montas delante de los invitados o antes, y qué implica eso para el acceso a la sala?
3. ¿Cuánto dura el tiempo de pinchada contratado, y desde cuándo empieza a contar: desde el cóctel o desde el baile?
4. ¿Cuánto cuesta una prolongación, y hasta cuándo tenemos que decidirla?
5. ¿De cuánto es la señal, y cuándo vence el resto?
6. ¿Cómo está escalonada la cancelación, y qué se aplica si movemos la fecha?
7. ¿Hay que darte de comer, y está incluido el desplazamiento?

Para la quinta y la sexta vale la misma regla que con cualquier otro proveedor, y en castellano tiene una vuelta de tuerca: la señal, los plazos de pago, la cancelación y el aplazamiento son materia contractual y se rigen por el derecho del país donde contratáis, y encima la palabra “señal” tapa tres figuras distintas. Unas arras confirmatorias son un pago a cuenta y no os dejan salir; unas penitenciales sí; unas penales son una pena por incumplir. En España se presumen confirmatorias salvo pacto expreso, en Chile y en Colombia el código presume lo contrario y en Argentina la seña se interpreta como confirmatoria desde el Código Civil y Comercial de 2015. Pedid que el contrato diga de qué tipo es y comprobad expresamente si el aplazamiento está contemplado siquiera.

La tercera pregunta es la que más facturas adicionales genera, y en una boda que termina de madrugada es la que más dinero mueve de toda la lista. “Cinco horas” significa para vosotros desde el primer baile y para el proveedor desde la primera música de cualquier clase; si queréis música de fondo durante la cena, se van dos horas antes de que nadie baile, y luego resulta que el contrato se acaba a las tres y la barra sigue abierta hasta las seis. Poned dos horas de reloj en el contrato en lugar de un número de horas.

Y resolved una vez la cuestión de los derechos de música. Poner música grabada en un evento genera derechos a favor de una o varias entidades de gestión en casi todos estos países — SGAE y también AGEDI-AIE por los derechos conexos en España, SACM en México, SADAIC y AADI-CAPIF en Argentina, SCD en Chile, SAYCO-ACINPRO en Colombia, APDAYC en Perú, AGADU en Uruguay — y quién declara y paga cambia según el mercado. Dos avisos concretos: la exención por “ámbito estrictamente doméstico” que muchas parejas invocan no cubre un salón alquilado, y en Argentina SADAIC tiene arancel expreso para fiestas privadas y lo cobra. La respuesta más fiable la tiene vuestro espacio: casi todos tienen licencia general y han contestado esa pregunta cien veces para su propio edificio.

Al final os queda una impresión, y ayuda anclarla a señales concretas y no a la buena sintonía. Seguid buscando si veis alguno de estos patrones:

• Ninguna llamada de planificación. Quien no quiere saber nada de vosotros, de vuestros invitados ni de vuestro horario antes de la noche está pinchando su sesión, no vuestra fiesta.
• Ninguna cobertura por ausencia. La enfermedad ocurre. La respuesta que sirve es un nombre o una red de compañeros, no la afirmación de que nunca ha pasado.
• Ningún equipo de repuesto. Si no, un canal muerto termina la noche.
• Todo incluido y sin desglose. Un número sin lista de entregables no se puede ni comparar ni exigir.
• Reticencia ante la lista de vetadas. El argumento de que él ya sabe lo que funciona no basta en este punto concreto.
• Solo efectivo y sin factura. Os quedáis sin constancia de un servicio que quizá tengáis que reclamar.
• Números fijos no negociables. Si los juegos o los bloques de animación vienen de serie aunque no los queráis, la forma de trabajar no encaja.

Hay una señal fuertemente positiva y no cuesta nada: que la primera conversación contenga más preguntas hacia vosotros que entregables recitados hacia vosotros. Quien quiere saber qué edad tienen vuestros invitados, si bailan, dónde está la pista y a qué hora se marchan los abuelos está planificando la noche, y eso es lo que estáis contratando.

Si dos presupuestos os parecen igual de buenos, ponedlos línea a línea en lugar de comparar totales; cómo se hace eso está en nuestro artículo sobre cómo comparar presupuestos.