Che cosa chiedere al DJ prima di impegnarvi

Un preventivo da DJ è spesso una riga e un numero. È comodo, ma nasconde il fatto che quella riga può coprire cose molto diverse — da due casse su stativi a un impianto illuminato con attrezzatura di riserva e una telefonata di pianificazione.

Le domande qui sotto rendono visibile la differenza. Sono ordinate in modo che possiate farle al telefono in venti minuti. Se non avete ancora deciso se volete un impianto invece della musica dal vivo, chiarite prima quello in band o DJ.

La confusione più frequente non riguarda la musica ma l'attrezzatura. Alcune strutture hanno un impianto fisso, alcune ne hanno uno inutilizzabile, alcune non ne hanno. Percorrete la lista una volta con il DJ e una volta con la struttura, e scrivete le risposte affiancate.

La riga della corrente è quella che affonda davvero le feste. In una sala ricevimenti attrezzata non è un tema; in un casale, sotto un tendone o in un giardino lo è. Chiedete alla struttura a quanto sono dimensionate le linee e girate il numero invece di tirarlo a indovinare. Se cucina, luci e impianto stanno sulla stessa linea, salta tutto insieme da qualche parte in mezzo al secondo.

Chiedete anche se la struttura ha un limitatore acustico installato. I limitatori tolgono corrente quando si supera il livello, e per un DJ che non ne è stato avvisato è un problema. Quali limiti e quale orario di chiusura valgano lo decidono il regolamento del comune e la struttura, e per gli eventi all'aperto sopra certi livelli serve un'autorizzazione in deroga: la risposta va chiesta alla struttura, non al fornitore.

Il secondo blocco stabilisce chi guida davvero la serata. Non esiste una risposta giusta, ma ne esiste una che deve starvi bene.

1. Quanti brani possiamo indicare, e fino a quando possiamo farlo?
2. Accetti una lista di brani da non suonare, e la rispetti anche se un invitato ne chiede uno?
3. Gli invitati possono fare richieste durante la serata — a te direttamente, tramite noi, con un link?
4. Che cosa fai se un brano richiesto svuota la pista?
5. Come gestisci fasce d'età molto diverse — dividendo per momento della serata o mescolando?
6. Suoni anche durante il pranzo e l'aperitivo, e che cosa gira allora?
7. Il nostro primo ballo lo metti dalla registrazione, e in quale versione — intera o accorciata?

La domanda 2 è la più importante e quella da ascoltare con più attenzione. La lista dei brani vietati è l'unica parte che deve essere davvero vincolante: quasi ogni famiglia ha una canzone che per buone ragioni non deve suonare, e quelle ragioni non volete spiegarle quella sera. La risposta utile è: la vostra lista dei vietati batte qualsiasi richiesta degli invitati.

La domanda 6 pesa in Italia più che altrove, perché fra aperitivo e tavola ci sono spesso quattro o cinque ore in cui la musica c'è ma non si balla. È una prestazione a sé, e va detto chiaramente se è compresa: molti preventivi contano solo le ore ballate.

E una richiesta a voi stessi: consegnate le liste presto e in un formato leggibile. Trenta titoli in un messaggio il giorno prima non sono utilizzabili per nessuno. Se volete raccogliere le richieste dagli invitati, fatelo dove gli invitati vanno già — su un sito per il matrimonio sta accanto al programma e alle indicazioni stradali, e ottenete una lista sola invece di sessanta messaggi separati.

A molti matrimoni il DJ è l'unica persona con un microfono e una visione d'insieme della sala. Che si prenda quel ruolo è una cosa che si concorda, non una cosa che accade da sola.

Chiarite quindi chi fa quale annuncio:

• Apertura del buffet o inizio del servizio a tavola — spesso il DJ, a volte il personale di sala o il maître.
• Introduzione dei discorsi — serve qualcuno che conosca l'ordine; come si compone di solito quell'ordine sta in l'ordine dei discorsi al matrimonio.
• Il primo ballo — annuncio, attacco, volume; è qui che il momento riesce oppure no.
• Giochi e momenti organizzati — chi conduce, chi manovra l'impianto, quanto possono durare.
• Torta, confettata, uscita — annunci brevi che mettono in movimento la sala; le opzioni per il finale stanno in l'uscita con stelline o coriandoli.

Dite quanta presentazione volete. La forbice va da chi non parla mai a chi conduce tutta la serata, e in Italia si aggiunge una terza figura che altrove non c'è: l'animazione. Esiste, funziona bene con alcune famiglie e malissimo con altre, e non deve arrivare a sorpresa nel pacchetto.

E indicate un referente per la serata che non siate voi. Chi si sposa è irraggiungibile fra conversazioni, foto e abbracci; ogni domanda che arriva a voi costa cinque minuti della vostra serata. Chi ha bisogno di quali orari da quale fornitore sta in inviare il programma ai fornitori; la cornice generale la fissate prima nella cronologia della giornata.

Il quarto blocco è il meno romantico ed è quello che costa se manca.

1. Da che ora sei in loco, e quanto dura il montaggio?
2. Monti davanti agli invitati o prima — e che cosa comporta per l'accesso alla sala?
3. Quanto dura il tempo di esecuzione prenotato, e da quando comincia a decorrere: dall'aperitivo o dai balli?
4. Quanto costa un prolungamento, ed entro quando dobbiamo deciderlo?
5. Quanto è l'anticipo, e nel contratto è un acconto o una caparra confirmatoria?
6. Come è scaglionata la penale di disdetta, e che cosa vale se spostiamo la data?
7. Hai bisogno di mangiare, e la trasferta è compresa?

Sui punti 5 e 6 vale quanto per ogni altro fornitore, e in Italia la distinzione ha un nome. Un anticipo chiamato acconto è solo una parte del prezzo e torna indietro se il contratto non si esegue; una caparra confirmatoria (art. 1385 c.c.) funziona nei due sensi: se rinunciate voi il DJ la trattiene, se rinuncia lui potete chiedere il doppio. Chiedete quale delle due sia, per iscritto e con quel nome. La penale di disdetta è una clausola penale, e il giudice può ridurla se è manifestamente eccessiva; una penale che vincola solo voi si presume vessatoria nei contratti con un consumatore. E verificate esplicitamente se lo spostamento della data è coperto: manca da moltissimi contratti.

La domanda 3 è quella che genera più fatture aggiuntive. «Cinque ore» spesso significa dal primo ballo per voi e dalla prima musica di qualunque tipo per il fornitore — e se volete musica di sottofondo durante il pranzo, in una giornata italiana se ne vanno quattro prima che qualcuno balli. Mettete nel contratto due orari di orologio invece di un numero di ore.

E chiarite una volta la questione dei diritti musicali. In Italia non è un diritto solo ma due: il diritto d'autore, gestito dalla SIAE o, dal 2018, da un'altra collecting come Soundreef tramite LEA, e i diritti connessi dei produttori discografici, raccolti separatamente da SCF o ItsRight. Che cosa sia dovuto dipende anche da come è qualificata la festa — trattenimento privato o pubblico spettacolo — e chi dichiara e paga può essere la struttura, voi come organizzatori, o nessuno. La risposta più affidabile viene dalla vostra location: quasi tutte hanno un abbonamento e si sono già fatte la domanda cento volte per la propria sala.

Alla fine vi resta un'impressione, e aiuta ancorarla a segnali concreti invece che alla simpatia. Continuate a cercare se vedete uno di questi schemi:

• Nessuna telefonata di pianificazione. Chi non vuole sapere niente di voi, dei vostri invitati e del vostro programma prima della serata sta suonando il suo set, non la vostra serata.
• Nessuna soluzione di sostituzione. Ci si ammala. La risposta utile è un nome o una rete, non la rassicurazione che non è mai successo.
• Nessuna attrezzatura di riserva. Un canale morto altrimenti chiude la serata.
• Tutto compreso senza dettaglio delle voci. Un numero senza elenco di prestazioni non si può né confrontare né pretendere.
• Reticenza sulla lista dei brani vietati. L'argomento «so io che cosa funziona» proprio su questo punto non basta.
• Solo contanti, nessuna fattura. Senza un documento non avete traccia di una prestazione che potreste dover pretendere.
• Momenti fissi non negoziabili. Se giochi o blocchi di animazione sono inclusi d'ufficio benché non li vogliate, il modo di lavorare non vi si adatta.

Un segnale è fortemente positivo e non costa niente: se nel primo colloquio ci sono più domande a voi che prestazioni elencate verso di voi. Chi vuole sapere quanti anni hanno i vostri invitati, se ballano, dove sta la pista e quando se ne vanno i nonni sta pianificando la serata — ed è quello che state prenotando.

Se due preventivi vi sembrano equivalenti, metteteli riga per riga uno accanto all'altro invece di confrontare i totali; come si fa sta in confrontare i preventivi.