Las preguntas que hay que hacer antes de contratar al fotógrafo

Cuando la lista corta ya está hecha, os espera una hora que pasa muy agradablemente y después de la cual nadie recuerda qué se acordó exactamente. No es mala fe. Ocurre porque las dos partes se pasan la hora hablando de fotos en lugar de hablar de entregables.

Estas son las preguntas que marcan la diferencia, agrupadas por bloques y listas para copiar. Cada bloque nombra además la respuesta que suena inofensiva y aun así es una señal de alarma. Cómo se llega a una lista corta está en nuestro artículo sobre cómo elegir al fotógrafo de boda.

Un presupuesto solo se puede calcular cuando los datos básicos están fijados. Cerrad cinco puntos entre vosotros antes, o cada reunión durará el doble y acabará en una estimación en lugar de un precio.

• Fecha y día de la semana. Los sábados de temporada alta son lo más escaso de toda la lista.
• Los sitios. Preparativos, ceremonia, banquete: ¿una dirección o tres? Cada dirección de más cuesta tiempo de desplazamiento.
• Hasta qué momento queréis cobertura. Y aquí es donde el mercado hispanohablante necesita una formulación propia: “hasta el baile” no significa nada cuando el baile dura seis horas. Decid un hito del día — hasta el primer baile, hasta la primera hora de barra libre, hasta la recena, hasta el final — porque eso es lo que el fotógrafo puede presupuestar.
• El número aproximado de invitados. Decide si conviene un fotógrafo o dos.
• Vuestras prioridades. Grupos de familia, reportaje, retrato de pareja; si valoráis tres cosas igual, decidlo y preguntad qué implica eso para el horario.

Esos cinco datos son, por cierto, los mismos que necesita cualquier otro proveedor: escribirlos una vez y bien os ahorra rondas de correos en toda la planificación. Cómo es una consulta que se puede contestar sin repreguntar está en nuestro artículo sobre cómo pedir presupuesto a los proveedores.

El primer bloque establece quién está allí ese día y qué hace esa persona.

1. ¿Quién fotografía nuestra boda: tú, o alguien de tu equipo? ¿Podemos ver el trabajo completo de esa persona?
2. ¿Trabajas solo o con un segundo fotógrafo? ¿Cuánto cuesta el segundo y qué cambia en las fotos?
3. ¿Hasta qué momento del día llega el presupuesto, y cómo se factura una prolongación: por hora empezada o por hora completa?
4. ¿Están incluidos el desplazamiento y, si hace falta, el alojamiento, y a partir de qué distancia cambia eso?
5. ¿Haces fotos de familia y de grupos, y cuánto tiempo reservas para ellas?
6. ¿Quién se encarga el día de la boda de que las personas correctas estén de verdad en el sitio correcto para los grupos?
7. ¿Vas a coger otra boda en nuestra fecha?
8. ¿Conoces nuestros espacios y, si no, vas a visitarlos antes?

La sexta se subestima siempre. Las fotos de grupo rara vez fallan por la fotografía y casi siempre por que no aparecen un tío y una madrina. La respuesta que sirve es: necesito de vosotros una lista de los grupos y una persona que cante los nombres. Quien diga que eso ya se resolverá sobre la marcha está presupuestando media hora en la que no pasa nada.

La séptima tiene exactamente una respuesta sin problemas, y es que no. En un mercado donde la boda se alarga hasta el amanecer, un fotógrafo que acepta dos bodas el mismo día está diciendo que se marchará de la vuestra a una hora fijada de antemano; y un retraso en la primera aterriza entero en la segunda.

Ningún punto da más problemas después de una boda que este, y la razón es una pregunta mal planteada. La mayoría de las parejas pregunta si las fotos son suyas. Empezad mejor por la pregunta práctica — ¿qué podemos hacer con estas imágenes, y durante cuánto tiempo? — porque esa tiene respuesta en cualquier sitio. La de la propiedad no la tiene: el derecho de autor nace en el fotógrafo en todos estos mercados, y lo que cambia es hasta dónde puede entregároslo. En España y en la mayor parte de América Latina los derechos morales son irrenunciables e intransmisibles, así que la “cesión total” que muchas parejas creen estar comprando no existe como tal: lo que se compra es una licencia de explotación, que puede ser amplísima, pero es una licencia. Preguntad qué se aplica donde contratáis y haced las cinco preguntas prácticas de todos modos:

1. ¿Qué podemos hacer con las fotos: en privado, en redes sociales, en un medio de comunicación, en una web propia?
2. ¿Pueden reutilizarlas nuestros invitados, y en qué condiciones?
3. ¿La autorización tiene límite de tiempo o de territorio?
4. ¿Podemos editar o recortar las fotos, por ejemplo para un fotolibro?
5. ¿Vas a usar nuestras fotos para tu porfolio y tu publicidad, y podemos decir que no?

Y hay un segundo derecho que en castellano conviene nombrar aparte, porque se superpone al anterior y no viaja con él: el derecho a la propia imagen de quien sale retratado. Es un derecho de la persona, no del autor de la foto, y ni el fotógrafo puede cedéroslo ni vosotros podéis cederlo en nombre de vuestros invitados. En términos prácticos: aunque tengáis la licencia más amplia del mundo, publicar la cara reconocible de una invitada en una web abierta es un asunto entre ella y vosotros. Si vais a colgar la galería en abierto, avisad; si la ponéis tras contraseña, el problema casi desaparece. Y por el mismo motivo, la quinta pregunta va en las dos direcciones: muchos fotógrafos calculan el precio contando con poder usar las fotos; una renuncia completa suele ser posible y a menudo lleva recargo. Si alguno de los dos tiene exposición pública por su trabajo, o si en las fotos salen hijos de otras personas, eso merece una conversación antes de que nadie firme.

Sobre los archivos en bruto, los ficheros de cámara sin editar, la respuesta honesta suele ser que no. No es tacañería. La edición es parte de la firma que estáis contratando, y un archivo sin editar se ve plano y sin terminar de color. Si aun así queréis acceso, negociad otra cosa a cambio: más fotos entregadas, versiones adicionales en blanco y negro, o el encuadre completo de algunas tomas concretas.

Por último, preguntad por el archivo: cuánto tiempo se guardan vuestras fotos y cuánto tiempo sigue vivo el enlace de descarga. Seis semanas es poco, doce meses es cómodo. Dónde ponéis luego las fotos para que todo el mundo llegue a ellas es una decisión aparte; la galería con subida de invitados describe la versión en la que los invitados añaden las suyas al mismo sitio.

El segundo gran punto de fricción llega tres meses después de la boda, cuando no ha aparecido nada. Cuatro preguntas lo evitan.

Sobre el plazo, una vara de medir y no una promesa: de cuatro a ocho semanas se considera rápido, de ocho a doce es lo normal, y cualquier cosa por encima de seis meses es un problema sea cual sea el motivo, porque para entonces vuestro recuerdo del día lo habrán moldeado hace mucho las fotos de móvil de los invitados. Que el número quede escrito en el contrato, no dicho en la reunión.

Preguntad también si hay rondas de revisión y cuántas. Los fotógrafos documentales a menudo no ofrecen ninguna, porque la selección está pensada como un conjunto; los flujos clásicos incluyen con frecuencia una ronda de retoque sobre fotos concretas. Las dos cosas están bien, siempre que lo sepáis de antemano.

Y mantened la cuestión de los productos impresos separada de los honorarios: álbumes, copias y cuadros son partidas propias con plazos propios, y son el motivo más habitual de que la factura final salga más alta que el presupuesto. Cómo se hacen visibles partidas así está en nuestro artículo sobre cómo comparar presupuestos.

El último bloque es el más incómodo y el más importante. Responde a qué pasa cuando algo sale mal, en cualquiera de las dos direcciones.

1. ¿Qué pasa si caes enfermo? ¿Hay un sustituto con nombre o una red de compañeros?
2. ¿Cómo estás protegido contra la pérdida de datos? ¿La cámara graba en dos tarjetas durante el día, y cuándo llega la primera copia de seguridad a un segundo disco?
3. ¿Tienes seguro de responsabilidad civil, y nuestro espacio exige justificarlo?
4. ¿De cuánto es la señal, y cuándo vence el resto?
5. ¿Cómo está escalonada la cancelación, y qué se aplica si aplazamos la fecha en lugar de cancelar?

Sobre la cuarta y la quinta hay algo que en castellano no es un matiz sino el centro del asunto. La palabra señal tapa tres figuras jurídicas distintas, y de cuál sea depende si podéis echaros atrás. Unas arras confirmatorias son un pago a cuenta del precio y no dan derecho a desistir; unas arras penitenciales sí, perdiendo lo entregado o devolviéndolo por duplicado; unas arras penales funcionan como pena por incumplimiento sin liberar a nadie del contrato. Y el reparto por defecto no es el mismo a los dos lados del Atlántico: en España la jurisprudencia presume confirmatorias salvo pacto expreso, en Chile y en Colombia el código presume lo contrario, y en Argentina la seña pasó a interpretarse como confirmatoria con el Código Civil y Comercial de 2015, justo al revés de lo que muchos recuerdan. Así que no preguntéis “¿cuánto de señal?”, preguntad “¿de qué tipo es la señal y qué pasa si nos echamos atrás?”, y pedid que el contrato lo diga con esas palabras. Lo mismo vale para el aplazamiento, que falta en muchísimos contratos y es precisamente el supuesto que más veces se ha dado en los últimos años.

La tercera suena a formalidad y de vez en cuando es una condición del espacio. Preguntad una vez a vuestro espacio qué justificantes exige a los proveedores y trasladad la respuesta: os ahorra una sorpresa desagradable la semana antes de la boda.

Cuando tengáis todas las respuestas, pasadlas a la misma tabla que habéis usado con los demás proveedores y solo entonces decidid. Y mantened los datos que necesita cualquier proveedor en un sitio al que lleguéis los dos: en una web de boda las direcciones y las horas ya están, así que no tendréis que volver a rescatarlas de un correo viejo.