Bir misafir bize kaça mal oluyor?

Bu ayrım yazının tamamıdır. Yanlış sayıyı kullanırsanız yanlış kararı verirsiniz: yirmi kişi çıkarmanın kurtardığını sandığınız tutar gerçekte çok daha büyüktür, ya da tam tersine, sözleşmedeki asgari kişi sayısının altına düştüğünüz için hiçbir şey kurtarmaz.

Aşağıdaki bütün rakamlar P'nin katı olarak yazılmıştır. Yerine kendi teklifinizdeki kişi başı fiyatı koyun; hesap her fiyat seviyesinde ve her sezonda aynı şekilde çalışır.

Marjinal sayı, bir misafir eklendiğinde ya da çıkarıldığında gerçekten değişen tutardır: yemeği, içeceğinin payı, tabak takımı, sandalyesi, davetiyesi, nikâh şekeri. Bu sayı kabaca 1,2 P ila 2 P arasındadır ve aradaki farkı neredeyse tamamen içecek belirler.

Ortalama sayı, toplam bütçenin misafir sayısına bölünmesidir. İçinde gelinlik, alyans, fotoğrafçı ve gelin arabası vardır — hiçbiri kimse gelemediğinde değişmez. Bu sayı marjinal sayıdan belirgin biçimde yüksektir.

İkisi de doğrudur. Ama iş arkadaşlarınızı davet edip etmeyeceğinize karar verirken yalnızca birincisi işe yarar.

Bir misafiri soldaki sütundan sağdakine taşıyan şey mekânın lüksü değil, dört karardır. Birincisi alkol: içeceğin ayrı fiyatlandığı bir düğünde bu tek satır marjinal maliyeti neredeyse yarı yarıya büyütür. İkincisi servis biçimi: oturmalı servis, açık büfeye göre kişi başında belirgin bir fark yaratır, çünkü daha uzun süre daha çok personel bağlar. Üçüncüsü ayrı yeme anlarının sayısı: karşılama ikramı, gece atıştırmalığı ve pastadan ayrı bir tatlı, yemek fiyatının parçası değil üç ayrı kalemdir. Dördüncüsü masa süslemesinin seviyesi, çünkü masa sayısı doğrudan misafir sayısıyla artar.

Dördü de kalite meselesi değil, biçim meselesidir. Önce çekilecek kolların bunlar olmasının sebebi budur.

Üç grup düzenli olarak yanlış hesaplanır:

• Çocuklar. Çoğu salon çocuklar için indirimli bir kişi başı bedel uygular ve içecek payı düşer. On beş çocuk toplamı gözle görülür biçimde lehinize oynatır — ama yalnızca salona önceden söylerseniz.
• Ekip yemekleri. Fotoğrafçı, video ekibi, orkestra, organizasyon ekibi ve asistanları o gece yemek yer. Genellikle indirimli bir kişi başı bedelle faturalanır ve size gösterilen hiçbir teklifte görünmez. Sekiz kişilik bir ekip, sekiz misafir demektir.
• Davetiye başına kişi sayısı. Türkiye'de davetiye çoğu zaman kişiye değil aileye gider. Listenizde 150 davetiye varsa misafir sayınız 150 değildir; davetiye başına ortalama kaç kişi geldiğini kendi çevrenize göre tahmin etmeden misafir sayısını bilmiyorsunuz demektir.

Ekip yemeklerinin nasıl faturalandığını imzadan önce sorun. Son hesabın planladığınız kişi sayısını aşmasının en sık sebebi budur.

Asgari kişi sayısı: bir vazgeçme ne zaman para kazandırmaz

Marjinal maliyetiniz yalnızca kişi sayısı hâlâ oynayabildiği sürece marjinaldir. Salonlar bunu sözleşmedeki asgari kişi sayısıyla yönetir: kaç kişi gelirse gelsin faturalanacak bir taban. Bu taban çoğu zaman salonun kapasitesiyle değil, o günün salona kapatılmasıyla ilgilidir.

Sonuç şudur: tabanın üstündeyken her vazgeçme size marjinal maliyeti kadar kazandırır, tabanın altına indiğinizde hiçbir şey kazandırmaz. 250 kişi üzerinden sözleşme yapıp 210 kişiyle kaldığınızda 250 kişinin parasını ödersiniz.

Bu yüzden sözleşme konuşmasına üç soru aittir ve cevapları teklifte değil sözleşmede olmalıdır. Asgari kişi sayısı kaçtır? Kesin sayıyı en geç ne zaman bildirmek zorundasınız? Ve o tarihten sonra eklenen misafir kabul ediliyor mu, hangi fiyattan? Sonuncusu düzenli olarak atlanır ve genellikle kişi başına bir fark taşır.

Aşağıdaki tablo, sabit bloğu 55 K kabul eden basit bir modelin sonucudur; burada K, bir misafirin size gerçek maliyetidir, yani kabaca 1,2 ila 2 P.

Bunun tamamını sabit maliyetler açıklar. Fotoğrafçı 100 misafirde de 400 misafirde de aynı parayı ister; yalnızca bölündüğü kişi sayısı değişir.

Açıkça söylemeye değer bir sonuç: küçük bir düğün toplamda daha ucuz, kişi başında daha pahalıdır ve bu iki cümle aynı anda doğrudur. Biri size küçük düğünün mantıksız olduğunu kişi başı rakamı yüksek diye söylüyorsa, verdiğiniz hiçbir kararı yönetmeyen sayıyı okuyor demektir.

Tam olarak tek bir rakama ihtiyacınız var. Şöyle bulunur:

1. Salondan kişi başı paket fiyatını alın. Bu sizin P'nizdir.
2. KDV dahil mi diye sorun; değilse ekleyin. İçecek dahil mi diye sorun; değilse kişi başı içecek bedelini ekleyin.
3. Masa donanımı, pasta, davetiye ve nikâh şekeri paylarını ekleyin.

Çıkan toplam sizin sayınızdır. Davetli listesindeki her değişikliği onunla çarpın.

Takı bu hesabın neresinde durur? Türkiye'de akla hemen gelen soru şudur: misafir maliyet getirdiği kadar takı da getirmiyor mu? Getirir, ve bir misafirin net maliyeti brüt maliyetinden düşüktür. Ama bu hesabı bütçeye yazmak üç sebeple hatalıdır. Gelen miktar davetli profiline ve altın fiyatına bağlıdır, yani tahmin edilemez. Faturalardan sonra gelir, yani ödeme takviminde işinize yaramaz. Ve tamamı ortak bütçeye ait sayılamaz. Marjinal maliyeti brüt hesaplayın; takı geldiğinde iyi bir haber olsun, planın parçası olmasın.

Nerede çalışmayı bırakır: taban

Sözleşmedeki asgari kişi sayısının altında vazgeçmeler size hiçbir şey kazandırmaz; tabanı her hâlükârda ödersiniz. Bu yüzden tabana kaç misafirde ulaştığınızı hesaplayın. Sizin gerçek alt sınırınız salonun kapasitesi değil, o sayıdır.

Aynı sayı, iki farklı anlam

Kesin sayı bildirim tarihi yüzünden marjinal maliyetiniz hazırlık boyunca iki farklı şey ifade eder. Bildirim tarihinden önce gerçek bir koldur: her vazgeçme onu kazandırır, her kabul onu götürür. Bildirim tarihinden sonra aynı rakam sabit maliyete dönüşmüştür — vazgeçme hiçbir şey kazandırmaz, kabul ise hâlâ para götürür.

Pratik sonucu şudur: davetli listenizin gerçek bitiş tarihi davetiyenin üzerindeki tarih değil, salona kesin sayıyı bildireceğiniz tarihtir. Teyit toplamayı ondan iki üç hafta öncesine kurun, çünkü cevapların öngörülebilir bir kısmı geç gelir ve telefonla toplanır.