¿Cuánto nos cuesta un invitado?

Esa distinción es el artículo entero. Si usáis el número equivocado tomaréis la decisión equivocada: creeréis que quitar diez invitados ahorra 2.000 € cuando ahorra 1.300, o daréis por hecho que las bajas de última hora bajan la factura del banquete cuando el mínimo de comensales garantizado hace que no.

Las cifras son órdenes de magnitud del mercado español y se dan como rangos, porque el cubierto varía casi el doble entre una capital media y Madrid o Barcelona. Aplicad la vuestra antes de planificar con estas.

El número marginal es lo que cambia de verdad cuando entra o sale una persona: su menú, su parte de barra, el cubierto puesto, la silla, la invitación, el seating, el detalle. En España se mueve entre 100 y 180 €.

El número medio es el presupuesto total dividido entre las cabezas: en torno a 180 o 200 €. Dentro de esa cifra están el vestido, las alianzas, el fotógrafo y el alquiler del espacio, y ninguna de esas cosas cambia porque alguien no pueda venir.

Los dos son correctos. Solo el primero sirve para decidir si invitáis a los compañeros de trabajo.

La columna del medio encaja con el cubierto habitual de una finca de gama media en buena parte de España, más lo que las fincas no incluyen. Ese precio de la comida va de unos 80 € en el interior a 200 € en Madrid, Barcelona, el País Vasco o las islas, así que desplazad la columna entera según vuestra zona.

Lo que mueve a un invitado de la columna izquierda a la derecha son cuatro decisiones, no el sitio. Primero, el formato del servicio: un menú emplatado suele estar de 15 a 40 € por cabeza por encima de un buffet, porque ocupa más personal durante más tiempo. Segundo, cuántas horas de barra libre entran: cada hora adicional por persona añade habitualmente de 8 a 15 €. Tercero, qué entra en esa barra, porque una barra de vino, cerveza y un cóctel está muy por debajo de una barra de marcas para la misma gente. Y cuarto, cuántos momentos de comida hay: aperitivo, banquete, recena y una mesa dulce son cuatro precios distintos y no partes del mismo. Ninguno de los cuatro es una cuestión de calidad. Los cuatro son una cuestión de formato, y por eso son las palancas que hay que tocar primero.

Hay tres grupos a los que se les pone mal el precio de forma sistemática:

• Niños. Casi todos los caterings tienen menú infantil, habitualmente entre el 40 y el 60 % del precio del adulto y sin barra. Una docena de niños puede mover el total del banquete varios cientos de euros a vuestro favor, pero solo si se lo decís al catering.
• Menús de proveedor. Fotografía, vídeo, DJ, wedding planner y sus ayudantes comen. Se facturan aparte, habitualmente entre 25 y 50 € cada uno. Con cuatro proveedores son de 100 a 200 € que no aparecían en ningún presupuesto que os enseñaron.
• Acompañantes. Entran en la organización como un gesto de cortesía y salen como un invitado a precio completo.

Preguntad al catering cómo se facturan los menús de proveedor antes de firmar. Es el motivo más frecuente de que la factura final del banquete supere el número de comensales con el que contabais.

El número definitivo: cuándo una baja deja de ahorraros dinero

Vuestro coste marginal por invitado solo es marginal mientras el número todavía se puede mover. Las fincas y los caterings gestionan eso con dos cláusulas: el número definitivo de comensales, que confirmáis unos días antes y que se factura pase lo que pase, y el mínimo de comensales garantizado, que fija un suelo desde la firma. En España lo habitual es confirmar el número definitivo entre tres y siete días antes.

El mínimo es el que hace daño. Si el contrato dice cien comensales y os quedáis en ochenta y cinco, os facturan cien. A 130 € de cubierto eso son 1.950 € por quince sitios que no ocupa nadie. Y es una cláusula que se negocia mucho mejor antes de firmar que después.

Por eso hay tres preguntas que pertenecen a la conversación del contrato, y las respuestas viven en el contrato y no en el presupuesto. ¿Cuándo hay que dar el número definitivo? ¿Cuál es el mínimo garantizado y hasta dónde puede bajar el número? ¿Y se aceptan altas después de la fecha límite, a qué precio? La última se pasa por alto siempre y suele llevar recargo por persona añadida, que es la imagen especular de las dos primeras y sale igual de cara.

Lo explican enteramente los costes fijos. Un fotógrafo de 1.800 € son 40 € por cabeza con 45 invitados y 14 € con 130. Así que una boda pequeña baja el total y sube la cifra por cabeza al mismo tiempo, cosa que conviene saber antes de prometeros que ir a lo pequeño va a salir barato por persona.

Merece la pena decirlo sin rodeos: una boda pequeña es más barata en total y más cara por cabeza, y las dos frases son verdad a la vez. Si alguien os dice que una boda pequeña no compensa porque el precio por invitado es altísimo, os está citando el número que no gobierna ninguna decisión que estéis tomando.

Necesitáis exactamente una cifra. Así se saca:

1. Coged el precio por persona del menú y el de la barra del presupuesto de la finca o del catering.
2. Añadid a los dos el IVA del 10 %.
3. Sumad alquileres, tarta, papelería y detalle: habitualmente de 10 a 45 €.

Esa suma es vuestro número. Multiplicad por él cada cambio en la lista de invitados.

Dónde deja de funcionar: el mínimo

Casi todas las fincas con cocina propia trabajan con un mínimo de comensales garantizado, un suelo contractual sobre el gasto en comida y bebida independiente de cuánta gente venga, y calculado normalmente antes de IVA. Por debajo de ese suelo, las bajas no os ahorran absolutamente nada: pagáis el mínimo igual.

Así que calculad con cuántos invitados llegáis a vuestro mínimo. Ese número, y no el aforo escrito en el contrato, es vuestro suelo real. Y preguntad expresamente si la barra, los alquileres y el alquiler del espacio cuentan para el mínimo: en un sitio que solo computa la comida, el número de comensales que necesitáis es bastante más alto de lo que parece a primera vista.

Y una cosa más que conviene presupuestar: con una persona de servicio por cada 20 a 30 comensales en un buffet atendido, el invitado número veintiuno puede disparar un turno entero de personal adicional.

Dos números para dos momentos

Por culpa de esa fecha límite, vuestro coste marginal significa dos cosas distintas a lo largo de la organización. Antes de dar el número definitivo, 130 € por invitado es una palanca real: cada baja los ahorra y cada alta los cuesta. Después de darlo, esos mismos 130 € se han convertido en un coste fijo — la baja no ahorra nada y el alta sigue costando.

La consecuencia práctica es que el final real de vuestra lista de invitados es la fecha del número definitivo, no la fecha impresa en la invitación. Poned la fecha de confirmación bastante antes: de dos a tres semanas es un margen que funciona, porque una parte previsible de las respuestas llega tarde y hay que perseguirla por teléfono.

Hay un segundo efecto en la barra. Con una barra contratada por persona, el número se congela con el definitivo. Con una barra facturada por consumo, el coste sigue bajando cuando la gente cae a última hora, porque pagáis lo que se sirve. Cuál de las dos dice vuestro contrato determina lo cara que sale una baja tardía, y conviene saberlo antes de fijar la fecha de confirmación y no después.