¿Qué gastos se olvidan casi siempre?

Estos gastos rara vez están escondidos en el sentido de ocultos. Están en la segunda página de un presupuesto, en un anexo de tarifas, o directamente en ningún sitio porque solo aparecen si hacéis algo, como alargar la barra dos horas más de las contratadas.

Los importes de abajo son órdenes de magnitud del mercado español y se dan como rangos. Una tasa de limpieza de 200 € en una finca y otra de 500 € en un hotel son las dos normales.

En España el servicio ya está dentro del precio: aquí no existe el recargo de servicio del 18 al 25 % del mercado anglosajón. Lo que sí existe, y desordena presupuestos enteros, es que buena parte de las fincas y los caterings presupuestan sin IVA y no siempre lo dicen con claridad.

Y no hay un solo tipo. La restauración va al 10 %, pero el alquiler del espacio, la carpa, el mobiliario, la fotografía, el vídeo, el DJ y la floristería como servicio van al 21 %. Sobre 9.000 € de banquete son 900 €; sobre 5.000 € de servicios, 1.050 €.

La pregunta crítica: preguntad por escrito si el precio por comensal es con IVA o sin él, y qué partidas del mismo presupuesto van al 21 %. Es habitual que un mismo contrato mezcle los dos tipos, y esa mezcla es la que se come el margen.

Desconfiad de cualquier cifra por persona escrita como «desde» o seguida de un asterisco. Casi siempre significa que faltan el IVA, la barra completa o las horas de más.

Sitios sin infraestructura: finca desnuda, carpa y casa de campo

Un caso aparte es el sitio que parece barato porque no incluye casi nada: una finca familiar, una nave, una era, un espacio en bruto. El precio del alquiler está muy por debajo del de una finca con cocina, y todo lo que una finca con cocina da por hecho hay que traerlo por separado. Los rangos de abajo son de alquiler en España y varían mucho según zona, temporada y distancia de transporte.

Con 100 invitados estas líneas suelen sumar entre 3.500 y 8.000 €. Eso no es un argumento contra la finca desnuda. Es un argumento para comparar dos sitios por el número final y no por el alquiler. Pedid a cualquier sitio que presupuesta sin infraestructura una lista escrita de lo que hay que traer, y preguntad si tienen una empresa de alquiler habitual cuyos precios ya estén coordinados con el espacio.

Dos efectos secundarios pertenecen al mismo cálculo. El montaje y el desmontaje alargan el periodo de alquiler, y eso puede significar pagar un día más donde el sitio factura por jornadas. Y la devolución de los alquileres es una cita aparte a la mañana siguiente, que recae en gente que ya lleva encima el resto del fin de semana.

• Menús de proveedor: de 25 a 50 € cada uno. Cuatro proveedores son de 100 a 200 €.
• Prolongación de barra libre: de 8 a 15 € por persona y hora, y la recena otro tanto. Es el extra que más veces se decide la misma noche.
• Descorche: habitualmente de 3 a 15 € por botella donde el sitio permite llevar bebida propia, y hasta 25 € donde preferirían que no llevarais nada.
• Tarta traída de fuera: algunos sitios cobran un suplemento por cortarla y servirla, de 1 a 3 € por comensal.
• Mínimo de comensales garantizado: un suelo contractual que pagáis aunque venga menos gente.

El mínimo es el más caro y el más invisible mientras todo va según lo previsto. Las bajas tardías que os dejan por debajo de él no ahorran nada. Pedid el número y preguntad qué computa —un sitio que solo cuenta la comida exige bastantes más comensales que uno que cuenta también la barra y el alquiler del espacio—, porque es uno de los cinco puntos en los que el contrato del lugar decide el dinero, junto al número garantizado de comensales, el calendario de pagos, la escala de cancelación y los extras.

Tres categorías que escalan con la logística y no con los invitados:

La ampliación de horario es la partida que más veces la dispara la circunstancia y no una decisión. Si la ceremonia empieza veinticinco minutos tarde, todo lo que viene detrás se desplaza, y el contador de varios proveedores sigue corriendo.

El sitio lejos de la ciudad, en cuentas

Una finca a una hora de la capital suele tener un alquiler más bajo y luego añade desplazamiento de cinco proveedores distintos, más autobús para los invitados. Sumad las líneas de transporte antes de dar el ahorro por bueno.

Ninguno de estos es grande por separado. Con 120 invitaciones el franqueo solo son unos 180 €, y la columna entera aterriza entre 800 y 2.000 €.

Fianzas, permisos y las tasas que no son de proveedores

Un último grupo de gastos no viene ni de proveedores ni del catering, sino de ayuntamientos, propietarios y aseguradoras. Pequeños de uno en uno, una línea de cuatro cifras en conjunto, y casi nunca en un presupuesto.

La fianza reembolsable por daños es la más común. Más que un gasto es una cuestión de liquidez: el dinero se queda inmovilizado unas semanas y vuelve tras la revisión, menos lo que el sitio decida descontar. Acordad por escrito cuándo se devuelve y quién revisa el espacio, porque sin un acta de estado firmada acaba siendo la palabra de unos contra la de otros.

Después vienen los permisos, que afectan sobre todo a los sitios no convencionales. Según el municipio podéis necesitar autorización para música amplificada al aire libre más allá de cierta hora, permiso de ocupación de vía pública, licencia para instalar una carpa o autorización para servir comida en un espacio sin cocina. Van desde dos cifras hasta unos cientos de euros cada uno, y su valor no está en el coste sino en que evitan que alguien pare la fiesta a medianoche. Preguntad en el ayuntamiento del municipio donde os caséis, porque las ordenanzas de ruido y horarios se deciden ahí y cambian de un pueblo al de al lado.

Y por último, el seguro. Muchas fincas exigen un seguro de responsabilidad civil del evento como condición del contrato. Mirad qué cubre ya vuestro seguro de hogar antes de contratar una póliza suelta, y pedid a los proveedores su propio certificado de responsabilidad civil: no sustituye al vuestro, pero estrecha lo que necesitáis.

Aquí es donde el mercado español se separa del anglosajón. Un presupuesto realista de propinas en España va de 200 a 500 €, no del 5 al 10 % del total: se trabaja con importes absolutos por persona y no con porcentajes sobre la factura, y a nadie del Registro Civil se le puede dar nada.

La línea que de verdad se queda sin contar es otra: lo que se decide la misma noche. Una hora más de barra, la recena, la ampliación de horario de la finca y los comensales por encima del mínimo suman en una boda de 100 invitados entre 800 y 2.500 €, y ninguna de esas decisiones se toma con la hoja de cálculo delante.

Tres preguntas antes de cada firma

1. ¿Qué no está incluido en este precio? Esta forma de preguntar saca más que preguntar qué está incluido.
2. ¿El precio lleva IVA y qué partidas van al 21 %? La respuesta decide si vuestro presupuesto está un 10 o un 20 % corto.
3. ¿Qué pasa si nos pasamos de hora o si viene menos gente? Las dos cosas son probables y las dos salen caras.

Anotad las respuestas como importes en euros dentro del presupuesto, no como notas al margen. Un gasto que veis por primera vez en la factura final es un gasto sobre el que no tenéis ninguna capacidad de decisión.