Welke kosten worden bijna altijd vergeten?

Deze kosten zijn zelden verborgen in de zin van verzwegen. Ze staan op de tweede bladzijde van een offerte, in een tarievenlijst, of nergens omdat ze pas ontstaan door iets dat jullie doen — zoals twee uur doorgaan na het afgesproken einduur.

De bedragen hieronder zijn ordes van grootte voor Nederland en België en staan bewust als bandbreedte. Een schoonmaakpost van 150 euro bij een schuur en een van 400 bij een landgoed zijn allebei normaal.

Fotografen, videografen, dj's, weddingplanners, verhuurbedrijven en zelfstandige ceremoniesprekers stellen hun offerte regelmatig exclusief btw op, omdat ze gewend zijn ook zakelijke klanten te bedienen. Voor jullie als particulier is dat bedrag geen prijs maar een tussenstand: er komt 21 procent bij.

Op een offerte van 3.000 euro is dat 630 euro — meer dan de meeste stellen voor bloemen begroten. En het treft precies de posten die jullie het eerst inboeken, omdat ze het vroegst worden vastgelegd.

De beslissende vraag: vraag bij elke offerte om één eindbedrag inclusief btw, en noteer alleen dat bedrag. In de horeca zit de btw doorgaans wel in de prijs, maar daar geldt binnen één rekening meer dan één tarief — in Nederland het lage tarief op eten en het hoge op alcohol, in België 12 procent op de maaltijd en 21 procent op de dranken. Een all-in prijs per persoon die met een laag tarief is gerekend, klopt dus niet meer zodra het drankarrangement erbij komt.

Let ook op offertes waarin een bedrag "per persoon" staat zonder dat erbij staat welke onderdelen erin zitten. Dat is de tweede manier waarop een prijs kleiner lijkt dan hij is.

Locaties zonder voorzieningen: tuin, schuur en tent

Een apart geval is de locatie die goedkoop lijkt omdat er bijna niets bij zit: de tuin van een familielid, een schuur, een kale evenementenruimte, een weiland. De huurprijs ligt ver onder die van een trouwlocatie met keuken, en alles wat zo'n trouwlocatie vanzelfsprekend vindt, moet apart worden aangevoerd. De bedragen hieronder zijn Nederlandse en Belgische verhuurprijzen en lopen sterk uiteen met seizoen en bezorgafstand.

Bij honderd gasten komen deze regels samen doorgaans op 3.000 tot 7.000 euro. Dat is geen argument tegen de tuin. Het is een argument om twee locaties te vergelijken op het eindbedrag en niet op de huurprijs. Vraag elke locatie die zonder voorzieningen verhuurt om een schriftelijke lijst van wat er aangevoerd moet worden, en vraag of er een vaste verhuurpartner is die de plek al kent.

Twee bijeffecten horen in dezelfde berekening. Aan- en afvoer verlengen de huurperiode, wat bij verhuur per dag een extra dag kan betekenen. En het retourneren van het huurmateriaal is een aparte afspraak de ochtend erna, uitgevoerd door mensen die de rest van het weekend al dragen.

• Maaltijden voor leveranciers: 15 tot 30 euro per persoon tegen crewtarief. Vier leveranciers is 60 tot 120 euro.
• Aansnijkosten voor een taart van buiten: waar een locatie dit rekent, gaat het om 1 tot 3 euro per gast. Bij 120 gasten is dat 120 tot 360 euro.
• Kurkengeld: waar jullie eigen wijn mogen meebrengen, doorgaans 5 tot 15 euro per fles in Nederland en 8 tot 20 euro in België.
• Bedieningsuren: caterers die niet met een all-in prijs werken, rekenen personeel per uur af, doorgaans 35 tot 55 euro per medewerker per uur.
• Minimumaantal personen: een contractuele ondergrens die jullie betalen ook als er minder gasten komen.

Dat minimum is het meest ingrijpend en het minst zichtbaar zolang alles volgens plan gaat, en het is een van de vijf plaatsen waar het locatiecontract over geld beslist — naast het gegarandeerde gastenaantal, het betaalschema, de annuleringsstaffel en de toeslagen voor schoonmaak, personeel en meegebrachte drank. Late afzeggingen die jullie onder de grens brengen, leveren niets op. Vraag naar het getal, en vraag of het per onderdeel geldt — een locatie met een minimum voor het diner én voor het avondfeest heeft in feite twee ondergrenzen.

Drie categorieën die meebewegen met logistiek in plaats van met gasten:

Die zesde regel verdient toelichting, want hij is puur Belgisch. Zodra er in België muziek klinkt op een feest in een gehuurde zaal, zijn er twee vergoedingen verschuldigd: SABAM voor de auteursrechten en de Billijke Vergoeding voor de naburige rechten. Het bedrag hangt af van de oppervlakte, of er gedanst wordt en of er inkom wordt gevraagd. Vraag de zaal of dat in de huurprijs zit of dat jullie het zelf moeten aangeven. In Nederland heeft de locatie doorgaans zelf een licentie bij Buma/Stemra en Sena, maar bij een kale huurlocatie of een tent in een weiland is dat een vraag die jullie moeten stellen in plaats van aannemen. Uitloop is de post die het vaakst door de omstandigheden wordt uitgelokt in plaats van gekozen. Begint de ceremonie 25 minuten later, dan schuift alles daarachter mee, en bij meerdere leveranciers loopt de meter door.

De afweging bij een locatie buiten de stad

Een locatie een uur buiten de stad heeft vaak een lagere huurprijs en rekent vervolgens reiskosten voor vijf verschillende leveranciers, plus vervoer voor gasten die niet kunnen overnachten. Tel de reisregels op voordat jullie de besparing tellen.

Geen van deze posten is op zichzelf groot. Bij 120 uitnodigingen is de portoregel alleen al 120 tot 240 euro, en de hele kolom hierboven komt uit tussen 800 en 2.200 euro. Eén post die in Amerikaanse overzichten wel staat en hier niet: de naamswijziging. In Nederland registreren jullie na het huwelijk kosteloos het naamgebruik bij de gemeente, en dat werkt door naar de overheidsadministraties. In België neemt niemand de naam van de partner aan — de eigen achternaam blijft de officiële naam, en wat mensen in de omgang gebruiken is een kwestie van gewoonte en niet van papierwerk. Die post kan dus uit jullie begroting.

Waarborgen, vergunningen en kosten die geen leverancierskosten zijn

Een laatste groep kosten komt niet van leveranciers of cateraars maar van gemeenten, verhuurders en verzekeraars. Elk afzonderlijk klein, samen een post van vier cijfers, en vrijwel nooit in een offerte.

De terug te krijgen waarborgsom is de gebruikelijkste. Dat is een liquiditeitspost en geen kostenpost: het geld staat weken vast en komt na inspectie terug, minus wat de locatie inhoudt. Spreek schriftelijk af wanneer hij terugkomt en wie de ruimte naloopt, want zonder een ondertekend opleveringsformulier wordt het het ene woord tegen het andere.

Dan de vergunningen, die vooral spelen bij ongebruikelijke locaties. Afhankelijk van de gemeente kan er een evenementenvergunning of melding nodig zijn voor een feest op een terrein, een ontheffing van de geluidsnorm voor versterkte muziek na een bepaald uur, een tijdelijke tapvergunning of ontheffing voor het schenken van alcohol buiten een horecagelegenheid, en soms een goedkeuring van de brandweer voor een tent. Die kosten lopen van twee cijfers tot enkele honderden euro's. Hun waarde zit niet in het bedrag maar in het feit dat ze voorkomen dat het feest op de dag zelf wordt stilgelegd.

Ten slotte de verzekering. Veel locaties eisen dat jullie aansprakelijk verzekerd zijn voor schade aan het gebouw. Controleer eerst wat jullie aansprakelijkheidsverzekering al dekt: in Nederland kent de standaard AVP een opzichtclausule, waardoor schade aan zaken die jullie tijdelijk onder je hoede hebben — zoals een gehuurde zaal of gehuurd materiaal — juist níet gedekt is. Dat is precies het geval dat hier speelt. Een aparte evenementenaansprakelijkheidsverzekering kost 75 tot 200 euro en is dan geen luxe.

Anders dan in de Verenigde Staten is er hier geen fooienbudget van vijf tot tien procent van het totaal. Bediening zit in de prijs, en een fooi is vrijwillig en bescheiden: een rondsom naar boven afgeronde eindafrekening, of 20 tot 50 euro voor iemand die iets bijzonders heeft gedaan. Reken op nul tot een paar honderd euro in totaal, en zie het als een gebaar en niet als een verplichting.

Wat wél stelselmatig ontbreekt, is de eindafrekening zelf. Die komt in de laatste twee weken en is bijna altijd hoger dan het contract, omdat uitloop, nacalculatie op de drank, crewmaaltijden en extra personen daar allemaal in landen. Dát is de post die een buffer nodig heeft.

Drie vragen vóór elke handtekening

1. Wat zit er niet in deze prijs? Die formulering levert meer op dan vragen wat er wel in zit.
2. Is dit bedrag inclusief btw, en welk tarief geldt waarvoor? Het antwoord bepaalt of jullie een prijs of een tussenstand in het overzicht zetten.
3. Wat gebeurt er als we uitlopen, of als er minder gasten komen? Beide zijn waarschijnlijk en beide zijn duur.

Noteer de antwoorden als bedragen in het budget, niet als aantekeningen. Een kostenpost die jullie pas op de eindafrekening zien, is een kostenpost waar jullie geen invloed meer op hebben.