Wat kost één gast ons?

Dat onderscheid is het hele artikel. Wie het verkeerde getal gebruikt, neemt de verkeerde beslissing — en denkt dat tien gasten schrappen 2.000 euro scheelt terwijl het er 1.000 zijn, of gaat ervan uit dat late afzeggingen de cateringrekening verlagen terwijl het minimumaantal in het contract dat verhindert.

De bedragen hieronder zijn ordes van grootte voor de Nederlandse en Belgische markt, opgebouwd uit de posten die werkelijk per gast worden gerekend. Ze zijn bedoeld om mee te rekenen, niet om te citeren.

Het marginale getal is wat er werkelijk verandert als er één gast bij komt of afvalt: zijn maaltijd, zijn deel van de drank, het couvert, de stoel, de uitnodiging, het naamkaartje, het bedankje. In Nederland ligt dat doorgaans op 70 tot 130 euro, in België op 90 tot 160.

Het gemiddelde getal is het totale budget gedeeld door het aantal koppen: bij een bruiloft van 18.000 euro met 90 gasten is dat 200 euro. Daarin zitten de jurk, de ringen, de fotograaf en de zaalhuur — en geen van die posten verandert als iemand niet kan komen.

Allebei kloppen ze. Alleen het eerste getal is bruikbaar om te beslissen of jullie de collega's uitnodigen.

De middenkolom sluit aan bij wat een all-in arrangement in Nederland per persoon kost, plus de posten die er in de meeste arrangementen niet in zitten. In België schuift de hele kolom omhoog, niet omdat de prijzen hoger liggen maar omdat er meer momenten worden geserveerd: receptie met hapjes, diner, en later op de avond nog iets hartigs.

Wat een gast van de linker- naar de rechterkolom verplaatst, zijn vier beslissingen en niet de locatie. Ten eerste de bedieningsvorm: een uitgeserveerd diner kost per hoofd 15 tot 35 euro meer dan een buffet, omdat het meer personeel langer bindt. Ten tweede de lengte van het drankarrangement: elk extra uur kost doorgaans 5 tot 10 euro per gast. Ten derde wat het arrangement bevat — bier, wijn en frisdrank ligt duidelijk onder een arrangement met sterke drank. Ten vierde het aantal aparte eetmomenten: hapjes bij de borrel, een dessertbuffet en een late snack zijn drie apart geprijsde posten en geen onderdelen van de dinerprijs. Geen van de vier gaat over kwaliteit. Alle vier gaan over formaat, en daarom zijn dat de knoppen om als eerste aan te draaien.

Drie groepen worden stelselmatig verkeerd geprijsd:

• Kinderen. De meeste cateraars hanteren een kindertarief van 50 tot 60 procent van het volwassen tarief, zonder drankarrangement. Een stuk of tien kinderen scheelt honderden euro's in jullie voordeel — maar alleen als jullie het doorgeven.
• Maaltijden voor leveranciers. Fotograaf, videograaf, dj, ceremoniespreker en hun assistenten eten mee. Dat wordt gerekend tegen een crewtarief van 15 tot 30 euro per persoon. Bij vier leveranciers is dat 60 tot 120 euro dat in geen enkele offerte stond die jullie hebben gezien.
• Aanhang. Die komt de planning binnen als een beleefdheid en verlaat hem als een gast tegen vol tarief.

Vraag de cateraar hoe crewmaaltijden worden afgerekend voordat jullie tekenen. Het is de meest voorkomende reden dat een eindafrekening hoger uitvalt dan het aantal waar jullie mee gerekend hadden.

Het definitieve aantal: wanneer een afzegging niets meer oplevert

Jullie marginale kosten per gast zijn alleen marginaal zolang het aantal nog kan bewegen. Cateraars en locaties regelen dat met een definitief aantal: een bindend getal dat jullie een afgesproken aantal dagen vooraf doorgeven en dat daarna wordt gefactureerd, ongeacht wie er werkelijk binnenloopt. In Nederland en België ligt die termijn meestal op zeven tot veertien dagen, en in contracten die op de Uniforme Voorwaarden Horeca gebaseerd zijn vaak op enkele werkdagen.

De meeste contracten begrenzen ook hoe ver het aantal mag zakken. Een gangbare bepaling staat een daling van niet meer dan tien procent onder het gereserveerde aantal toe. Boek voor 120, sta tien dagen vooraf op 98 bevestigingen, en jullie betalen mogelijk nog steeds voor 108. Bij 115 euro all-in per hoofd is dat 1.150 euro voor tien couverts die niemand gebruikt.

Drie vragen horen daarom in het gesprek over het contract, en de antwoorden staan in het contract en niet in de offerte. Wanneer moet het definitieve aantal binnen zijn? Hoever onder het gereserveerde aantal mag het zakken? En worden late toevoegingen na de deadline nog geaccepteerd, en tegen welke prijs? Die laatste wordt stelselmatig over het hoofd gezien en kent doorgaans een toeslag per extra persoon — het spiegelbeeld van de eerste twee en net zo duur.

De vaste kosten verklaren het helemaal. Een fotograaf van 1.800 euro is 45 euro per hoofd bij 40 gasten en 14 euro per hoofd bij 130. Een kleine bruiloft verlaagt dus het totaal en verhoogt tegelijk het bedrag per hoofd — goed om te weten voordat jullie ervan uitgaan dat klein vieren per persoon goedkoop is.

Eén gevolg verdient het om plat uitgesproken te worden: een kleine bruiloft is in totaal goedkoper en per hoofd duurder, en beide uitspraken zijn tegelijk waar. Zegt iemand dat klein vieren de moeite niet loont omdat het bedrag per gast zo hoog is, dan citeert die persoon het getal dat geen enkele beslissing stuurt die jullie nemen.

Jullie hebben precies één getal nodig. Zo komen jullie eraan:

1. Neem de prijs per persoon voor eten en de prijs per persoon voor het drankarrangement uit de offerte van de locatie of cateraar.
2. Tel de bedieningsuren erbij op als die apart worden doorbelast, en controleer of beide bedragen inclusief btw zijn.
3. Tel huur, taart, drukwerk en bedankje erbij — meestal 8 tot 50 euro.

Die som is jullie getal. Vermenigvuldig elke verandering in de gastenlijst ermee.

Waar het ophoudt te werken: het minimum

Veel locaties werken met een ondergrens. In Nederland en België is dat meestal een minimumaantal personen en niet, zoals in de Verenigde Staten, een minimumbedrag aan eten en drinken. Praktisch komt het op hetzelfde neer: onder dat aantal leveren afzeggingen niets meer op, want jullie betalen de ondergrens hoe dan ook.

Reken dus uit bij welk gastenaantal jullie het minimum raken. Dát getal, en niet de capaciteit die in het contract staat, is jullie werkelijke ondergrens. Vraag ook expliciet of het minimum geldt voor de hele dag of per onderdeel — een locatie die een minimum stelt voor het diner én voor het avondfeest, stelt in feite twee ondergrenzen.

Nog iets om rekening mee te houden: bij ongeveer één medewerker per 20 tot 30 gasten voor een buffet kan de eenentwintigste gast een hele extra dienst in gang zetten.

Twee getallen voor twee momenten

Door die deadline betekenen jullie marginale kosten twee verschillende dingen in de loop van de planning. Vóór de datum van het definitieve aantal is 115 euro per gast een echte knop: elke afzegging levert het op, elke bevestiging kost het. Ná die datum is diezelfde 115 euro een vaste kostenpost geworden — de afzegging levert niets meer op, terwijl de bevestiging nog steeds geld kost.

Het praktische gevolg is dat de deadline voor het definitieve aantal, en niet de datum op de uitnodiging, het werkelijke einde van jullie gastenlijst is. Zet de reactiedatum ruim daarvoor: twee tot drie weken is een werkbare marge, want een voorspelbaar deel van de antwoorden komt na de datum binnen en moet nagebeld worden. Wie de reacties op één plek verzamelt, heeft dat getal op elk moment paraat in plaats van verspreid over appjes en kaartjes.

Een tweede effect geldt voor de drank. Onder een drankarrangement per persoon werkt dezelfde mechaniek: het getal ligt vast met het definitieve aantal. Bij afrekening op nacalculatie blijven de drankkosten wél dalen als er laat gasten afvallen, want jullie betalen wat er is geschonken. Welke van de twee in jullie contract staat, bepaalt dus hoe duur een late afzegging werkelijk is, en dat is nuttig om te weten vóór jullie de reactiedatum kiezen in plaats van erna.