Quanto ci costa un singolo invitato?

Questa distinzione è tutto l'articolo. Se usate il numero sbagliato prendete la decisione sbagliata: credete che togliere dieci invitati vi faccia risparmiare 2.500 euro quando ve ne fa risparmiare 1.400, oppure date per scontato che le rinunce dell'ultimo momento riducano il conto del ricevimento quando il minimo garantito dice il contrario.

Le cifre qui sotto sono ordini di grandezza del mercato italiano per un ricevimento di fascia media, IVA compresa dove indicato. Cambiate la colonna in base alla vostra provincia prima di usarle.

Il numero marginale è quello che cambia davvero quando aggiungete o togliete una persona: il suo menù, la sua quota di bevande, il coperto, la sedia, la partecipazione, il segnaposto, la bomboniera. In Italia, per un ricevimento di fascia media, sta fra 110 e 170 euro.

Il numero medio è il budget totale diviso per le teste: sui 230-280 euro in un matrimonio da 25.000 euro con un centinaio di invitati. Dentro quella cifra ci sono l'abito, le fedi, il fotografo e l'affitto della location, che non cambiano di un euro se qualcuno non può venire.

Sono corretti entrambi. Solo il primo serve a decidere se invitare i colleghi.

Una riga merita una nota, perché è tipicamente italiana: la bomboniera. Nelle guide anglosassoni il regalino agli ospiti è la prima cosa che si taglia, e infatti nella loro colonna più sobria non c'è. Qui è una consuetudine che gli invitati si aspettano, e la si può rendere più economica — una bomboniera per famiglia anziché per persona, oppure una bomboniera solidale — ma raramente la si elimina. Contatela dall'inizio.

A spostare un invitato dalla colonna di sinistra a quella di destra sono quattro decisioni, non la località. La prima è il tipo di servizio: il servizio al tavolo costa tipicamente 15-35 euro a testa più di un buffet, perché impegna più personale più a lungo. La seconda è la durata dell'open bar: ogni ora in più su un pacchetto a persona aggiunge di solito 5-12 euro a invitato. La terza è cosa comprende il bar: birra, vino e un cocktail della casa stanno molto sotto un bar con distillati premium per la stessa gente. La quarta è il numero di momenti separati in cui si mangia: aperitivo di benvenuto, confettata, taglio della torta e buffet notturno sono quattro voci con un prezzo ciascuna, non parti del prezzo della cena. Nessuna delle quattro riguarda la qualità. Tutte e quattro riguardano il formato, ed è per questo che sono le leve da tirare per prime.

Tre gruppi vengono valutati male con regolarità:

• I bambini. Quasi tutti i ristoranti e i catering hanno un menù bambini a tariffa ridotta, di solito il 40-60 per cento dell'adulto e senza bevande alcoliche. Una dozzina di bambini può spostare il conto del ricevimento di diverse centinaia di euro a vostro favore — ma solo se lo dite in tempo.
• I pasti dei fornitori. Fotografo, videomaker, dj, wedding planner e i loro assistenti mangiano. Il menù fornitori costa tipicamente 25-45 euro a persona. Con quattro fornitori sono 100-180 euro che non compaiono in nessun preventivo che vi è stato mostrato.
• Gli accompagnatori. Entrano nell'organizzazione come una cortesia ed escono come invitati a prezzo pieno.

Chiedete al ricevimento come vengono conteggiati i pasti dei fornitori prima di firmare. È il motivo più frequente per cui il conto finale supera il numero di coperti che avevate previsto.

Il numero definitivo: quando una rinuncia smette di farvi risparmiare

Il vostro costo marginale è marginale solo finché il numero di coperti può ancora muoversi. Ristoranti e ville lo gestiscono con due strumenti. Il primo è il numero definitivo, che comunicate qualche giorno prima e che viene fatturato a prescindere da chi poi entra davvero dalla porta: in Italia la finestra abituale è di sette-dieci giorni, in alcuni casi quindici.

Il secondo è il minimo garantito di coperti scritto nel contratto, ed è quello che fa più danni perché lo si dimentica. Se avete firmato per 120 coperti minimi e alla stretta finale siete 98, pagate comunque 120. A 139 euro a testa tutto compreso sono oltre 3.000 euro per posti che nessuno usa.

Da qui tre domande che appartengono alla conversazione sul contratto, e le cui risposte devono stare nel contratto e non nel preventivo. Entro quando va comunicato il numero definitivo? Qual è il minimo garantito, e di quanto si può scendere sotto il numero contrattato? E si accettano aggiunte dopo la scadenza, a che prezzo? L'ultima viene regolarmente trascurata e di solito comporta un supplemento per persona aggiunta.

Lo spiegano interamente i costi fissi. Un fotografo da 2.000 euro sono 50 euro a testa con 40 invitati e 15 euro con 130. Quindi un matrimonio piccolo abbassa il totale e alza il costo a testa nello stesso momento — vale la pena saperlo prima di promettervi che fare le cose in piccolo renderà tutto economico a persona.

Una conseguenza va detta chiaramente: un matrimonio piccolo costa meno in totale e di più a testa, e le due affermazioni sono vere insieme. Se qualcuno vi dice che un matrimonio piccolo non conviene perché il costo a invitato è altissimo, vi sta citando il numero che non governa nessuna delle decisioni che state prendendo.

Vi serve esattamente una cifra. Ecco come ottenerla:

1. Prendete dal preventivo del ricevimento il prezzo a persona del menù e quello delle bevande.
2. Aggiungete l'IVA a entrambi, e verificate con quale aliquota.
3. Aggiungete allestimento del posto, torta, partecipazione e bomboniera — di solito 15-50 euro.

Quella somma è il vostro numero. Moltiplicate per esso ogni variazione della lista.

Dove smette di funzionare: il minimo

Quasi tutte le sale lavorano con un minimo, espresso come numero minimo di coperti oppure come importo minimo di spesa. Sotto quella soglia le rinunce non vi fanno risparmiare niente: pagate comunque il minimo. Fatevi dire il numero, e chiedete espressamente cosa ci rientra — se contano solo il cibo, i coperti che vi servono davvero sono parecchi di più di quanto sembri a prima vista.

Un'ultima cosa che vale la pena mettere a budget: con un servizio a buffet si conta circa un cameriere ogni 20-30 invitati, quindi il ventunesimo ospite può far scattare un turno intero in più.

Due numeri per due momenti diversi

Per via di quella scadenza, il vostro costo marginale significa due cose diverse nell'arco dell'organizzazione. Prima della comunicazione del numero definitivo, 139 euro a invitato sono una leva vera: ogni rinuncia li fa risparmiare, ogni conferma li costa. Dopo, gli stessi 139 euro sono diventati un costo fisso — la rinuncia non fa risparmiare niente, mentre la conferma continua a costare.

La conseguenza pratica è che il vero termine della vostra lista non è la data stampata sulla partecipazione: è la scadenza del numero definitivo. Fissate la data per le conferme con largo anticipo rispetto a quella: due o tre settimane sono un margine ragionevole, perché una quota prevedibile di risposte arriva in ritardo e va rincorsa al telefono.

Un secondo effetto riguarda le bevande. Con un open bar a pacchetto per persona vale lo stesso meccanismo: il numero si blocca con il numero definitivo. Con un bar a consumo, invece, il costo continua a scendere se qualcuno rinuncia all'ultimo, perché pagate quello che è stato versato. Quale delle due formule c'è nel vostro contratto decide quanto vi costa davvero una rinuncia tardiva, e conviene saperlo prima di fissare la data delle conferme, non dopo.