Combien nous coûte un seul invité ?

Cette distinction fait tout l'article. Utilisez le mauvais chiffre et vous prendrez la mauvaise décision — en croyant que retirer dix invités économise 1 800 € alors que cela en économise 1 200, ou en supposant que des désistements tardifs réduisent la facture du traiteur alors que le nombre garanti fait qu'ils ne la réduisent pas.

Les fourchettes ci-dessous décrivent le marché français, pour un repas assis avec service. Elles sont volontairement données en fourchettes : entre une salle des fêtes en Bretagne et un domaine en Provence, le même invité ne coûte pas la même chose.

Le chiffre marginal est ce qui change réellement quand on ajoute ou retire un invité : son repas, sa part de boissons, son couvert, sa chaise, son faire-part, son marque-place, son cadeau. En France, il se situe couramment entre 100 et 160 €.

Le chiffre moyen est le budget total divisé par le nombre de têtes : sur un mariage de 90 personnes à 15 000 €, environ 165 €. Mais à l'intérieur de ce montant se trouvent la robe, les alliances, le photographe et la location de la salle — dont rien ne change quand quelqu'un ne peut pas venir.

Les deux sont exacts. Seul le premier sert à décider si vous invitez vos collègues.

La colonne du milieu correspond à ce que facture un traiteur français avec service pour un repas assis complet, plus les postes que le traiteur n'inclut pas. Selon la région, décalez la colonne entière : un même menu peut coûter un tiers de plus en Île-de-France ou sur le littoral méditerranéen en août.

Ce qui fait passer un invité de la colonne de gauche à celle de droite, ce sont quatre décisions plutôt que le lieu. D'abord la formule de service : un repas servi à l'assiette coûte couramment 20 à 40 € de plus par tête qu'un buffet, parce qu'il mobilise plus de personnel plus longtemps. Ensuite la durée du bar : chaque heure supplémentaire d'un forfait boissons ajoute en général 5 à 12 € par personne. Ensuite ce que contient le bar — vin, bière et un cocktail signature se situent très en dessous d'un bar complet avec spiritueux pour le même monde. Enfin, le nombre de moments où l'on mange : le vin d'honneur, la pièce montée et le brunch de fin de soirée sont trois postes facturés séparément et non des morceaux du prix du dîner. Aucune de ces quatre décisions n'est une question de qualité. Toutes les quatre sont une question de format, et c'est pour cela que ce sont les premiers leviers à actionner.

Trois groupes sont systématiquement mal chiffrés :

• Les enfants. La plupart des traiteurs appliquent un menu enfant, couramment 40 à 60 % du prix adulte, sans boissons alcoolisées. Une douzaine d'enfants peut déplacer un total de plusieurs centaines d'euros en votre faveur — mais seulement si vous le signalez au traiteur.
• Les repas des prestataires. Photographe, vidéaste, DJ, coordinatrice et leurs assistants mangent tous. Ils sont facturés en général 40 à 60 % du prix invité. À quatre prestataires et 75 € le couvert, cela fait 120 à 180 € qui ne figuraient dans aucun devis qu'on vous a montré.
• Les accompagnants. Ils entrent dans l'organisation comme une politesse et en ressortent comme des invités à plein tarif.

Demandez au traiteur comment sont facturés les repas des prestataires avant de signer. C'est la raison la plus fréquente pour laquelle une facture finale de traiteur dépasse le nombre de convives prévu.

Le nombre garanti : quand un désistement cesse de vous faire économiser

Votre coût marginal n'est marginal que tant que le nombre de couverts peut encore bouger. Traiteurs et lieux encadrent cela par un nombre définitif : un chiffre contractuel que vous communiquez un certain nombre de jours avant la réception et qui est facturé quel que soit le nombre de personnes réellement présentes. En France, la fenêtre habituelle est de huit à quinze jours.

La plupart des contrats plafonnent aussi la baisse. Une clause fréquente n'autorise une réduction que de 10 % au maximum sous le nombre inscrit au contrat. Réservez pour 120, arrivez à 98 réponses positives à dix jours, et vous pouvez malgré tout être facturés pour 108. À 140 € tout compris par tête, cela fait 1 400 € pour dix couverts que personne n'utilise.

Trois questions ont donc leur place dans la conversation contractuelle, et les réponses vivent dans le contrat plutôt que dans le devis. Quand le nombre définitif est-il dû ? Jusqu'où peut-il descendre sous le nombre contractuel ? Et les ajouts tardifs sont-ils acceptés après l'échéance, à quel prix ? La dernière est régulièrement oubliée et s'accompagne en général d'une majoration par personne ajoutée — c'est le miroir des deux premières, et c'est tout aussi cher.

Les coûts fixes expliquent tout. Un photographe à 1 900 € représente 53 € par tête à 36 invités et 15 € à 130. Un petit mariage abaisse donc le total et relève le chiffre par tête en même temps — bon à savoir avant de se promettre que faire petit rendra les choses bon marché par personne.

Une conséquence mérite d'être dite franchement : un petit mariage est moins cher au total et plus cher par tête, et les deux affirmations sont vraies simultanément. Si quelqu'un vous explique qu'un petit mariage n'en vaut pas la peine parce que le coût par invité est très élevé, il cite le chiffre qui ne gouverne aucune des décisions que vous prenez.

Il vous faut exactement un chiffre. Voici comment l'obtenir :

1. Prenez le prix par personne du repas et celui des boissons sur le devis du traiteur ou du lieu.
2. Ajoutez la part de frais de personnel ramenée à l'invité, et vérifiez que le tout est TTC.
3. Ajoutez la location de vaisselle, le dessert, la papeterie et le cadeau — en général 10 à 45 €.

Cette somme est votre chiffre. Multipliez par lui chaque modification de la liste d'invités.

Là où il cesse de fonctionner : le minimum

Beaucoup de lieux et de restaurants privatisables imposent un minimum de consommation — un plancher contractuel sur les dépenses de restauration et de boissons, indépendant du nombre de personnes. Sous ce plancher, les désistements ne vous font économiser strictement rien : vous payez le minimum dans les deux cas.

Calculez donc le nombre d'invités à partir duquel vous atteignez votre minimum. C'est ce nombre, et non la capacité inscrite au contrat, qui constitue votre véritable plancher. Et demandez explicitement si les boissons, la location de matériel et le loyer de la salle comptent dans ce minimum — dans un lieu qui ne compte que la nourriture, le nombre de convives nécessaire est nettement plus élevé qu'il n'y paraît.

Une dernière chose à budgéter : à raison d'un maître d'hôtel pour douze à dix-huit convives en service assis, le dix-neuvième invité peut déclencher une vacation entière supplémentaire.

Deux chiffres pour deux moments

À cause de cette échéance, votre coût marginal veut dire deux choses différentes selon le moment. Avant la date du nombre définitif, 140 € par invité est un vrai levier : chaque désistement les économise, chaque acceptation les coûte. Après cette date, les mêmes 140 € sont devenus un coût fixe — le désistement n'économise rien, alors que l'acceptation coûte toujours.

La conséquence pratique est que la date du nombre définitif, et non celle imprimée sur le faire-part, marque la vraie fin de votre liste d'invités. Placez la date limite de réponse bien en amont : deux à trois semaines constituent une marge exploitable, parce qu'une part prévisible des réponses arrive après la date et doit être relancée au téléphone.

Un second effet concerne les boissons. Sous un forfait par personne, la même mécanique s'applique : le nombre est verrouillé avec le nombre définitif. À la consommation, le coût des boissons continue de baisser quand des invités se désistent tard, puisque vous payez ce qui est ouvert. Savoir laquelle des deux formules figure à votre contrat détermine donc combien coûte réellement un désistement tardif, et il vaut mieux le savoir avant de fixer la date limite de réponse qu'après.