Come dividiamo il budget in percentuale?

Le percentuali risolvono un problema preciso. All'inizio conoscete il totale ma non avete modo di giudicare se 2.800 euro per un fotografo siano tanti. La risposta non dipende dal fotografo: dipende da che quota del vostro budget sono.

Le percentuali qui sotto descrivono un matrimonio italiano di fascia media con rito, ricevimento e un centinaio di invitati. A differenza delle medie in euro per categoria, le percentuali per costruzione fanno cento — ed è esattamente questo che le rende utilizzabili per pianificare.

Una precisazione che cambia il modo di leggerla: in Italia le prime due righe sono quasi sempre un contratto solo. Un ristorante non vi affitta la sala e poi vi vende il menù, vi fa un prezzo a coperto con un minimo garantito; una villa esclusiva fa il contrario e separa affitto e catering. Guardate le due righe insieme — sono circa il 48 per cento — e confrontate location diverse su quel totale, non sulla riga che ciascuna decide di mostrarvi.

La tabella copre il budget senza una riga per gli imprevisti. Aggiungete un 10-15 per cento sopra: è l'omissione più comune in assoluto, e la sezione quattro spiega dove finisce.

Location più ricevimento sono circa il 48 per cento del totale. Questa concentrazione è strutturale, non un difetto di disciplina: è l'unico blocco grande che cresce direttamente con il numero di invitati. Fotografo, abiti, fedi e stampa sono fissi.

La conseguenza pratica è una regola di sequenza. Non fissate prima le percentuali e poi il numero di invitati. Fissate gli invitati, calcolate quanto costa il blocco che scala, e guardate cosa resta davvero da allocare; nel piano di dodici mesi budget, numero di invitati, location e data stanno tutti nelle prime otto settimane.

Come si vede nei numeri

A 100 euro a persona tutto compreso, 120 invitati consumano 12.000 euro prima ancora dell'affitto della location. Su un budget di 25.000 resta pochissimo spazio sopra i valori di riferimento. Con 60 invitati lo stesso ricevimento sono 6.000 euro, e quei 6.000 si sono spostati nella parte discrezionale del budget.

È per questo che le coppie che tagliano una categoria raramente risolvono un ammanco, mentre quelle che tagliano venti invitati di solito sì.

Perché le percentuali si rompono sui budget piccoli

La ripartizione qui sopra viene da un totale di fascia media. Sotto una certa soglia smette di funzionare, per una ragione aritmetica: il blocco fisso — fotografo, abiti e bellezza, fedi, musica, stampa — non si riduce in proporzione al totale. Un fotografo capace per l'intera giornata costa 1.800-2.800 euro sia che il vostro budget sia 40.000 sia che sia 15.000.

Quella tabella è aritmetica, non una rilevazione: tiene il blocco fisso deliberatamente essenziale e mostra cosa resta. La conclusione è la frase più importante di questa pagina per chi sta sotto i 20.000 euro. Con 15.000 restano circa 8.000 per mangiare e bere; a un costo realistico di 100-130 euro a testa IVA e servizio compresi, sono 60-80 invitati. A quel punto il numero di invitati non è più una scelta libera. È un risultato del budget.

Le coppie che su un totale piccolo si aggrappano alle percentuali di riferimento finiscono per tagliare proprio dove c'è meno margine. La sequenza giusta è rovesciata: fate il prezzo del blocco fisso al minimo che siete disposti ad accettare, poi dividete quello che resta per il vostro costo marginale a invitato. La divisione in percentuale diventa un risultato anziché un'istruzione.

Una percentuale diventa utile quando la confrontate con i prezzi veri del mercato. Partendo da 25.000 euro e 90 invitati:

• Foto e video al 12% = 3.000 €. Un fotografo per l'intera giornata in Italia sta fra 1.800 e 2.800 euro, un video fra 1.200 e 2.200. Il riferimento copre un buon fotografo più un video breve, oppure un fotografo di fascia alta e basta. Se volete entrambi al massimo, qualcosa deve muoversi.
• Musica al 6% = 1.500 €. Un dj sta fra 800 e 1.500 euro, una band fra 1.800 e 3.500. Il dj ci sta esatto. La band no, non senza spostare una percentuale.
• Fiori all'8% = 2.000 €. Bouquet, addobbo del luogo del rito e centrotavola per nove tavoli stanno fra 1.200 e 2.500 euro. Comodo nella fascia bassa, stretto in quella alta.

È questo esercizio il vero valore del metodo. Non vi dice che avete pochi soldi: vi dice quale decisione dovete prendere, e ve lo dice adesso invece che fra tre mesi.

Un avvertimento sul confronto in sé: fra la vostra provincia e la media nazionale può esserci un fattore due. Prima di concludere che un preventivo è alto, misuratelo sui prezzi locali e non su una cifra generale, perché il mercato in cui i vostri fornitori competono è quello.

1. Dimenticare l'IVA. Quasi tutti i preventivi italiani arrivano IVA esclusa: 10 per cento sulla somministrazione di cibo e bevande, 22 per cento sulla maggior parte degli altri servizi. Su un ricevimento da 9.000 euro imponibili sono 900 euro; sul fotografo, sulla musica e sui noleggi l'aliquota piena pesa il doppio in proporzione. Chiedete sempre se il totale che state guardando è lordo o netto.
2. Dimenticare gli extra del ricevimento. Pasti dei fornitori, diritto di tappo, diritto di taglio della torta, allestimento e sparecchio, permessi per la musica. Non sono sorprese: sono voci che stanno nella seconda pagina del contratto e non nella prima.
3. Trattare gli imprevisti come un risparmio. Non è una riga che potete tagliare: è la riga che vi evita di dover tagliare tutte le altre.
4. Sottovalutare le bevande. Il vino a tavola di solito è compreso, l'open bar dopo cena quasi mai. Un open bar per tre ore aggiunge tipicamente 10-25 euro a persona, che su 100 invitati è una voce da 1.000-2.500 euro che in molti primi budget non compare affatto.

Insieme, questi quattro spiegano perché i budget raramente saltano per una grande decisione. Saltano per sei decisioni medie che nessuno ha scritto da nessuna parte.

Una voce che invece non dovete mettere, se avete letto guide americane o inglesi: un fondo mance del 5-10 per cento. In Italia non esiste una convenzione del genere. Il servizio è compreso nel prezzo a coperto e i fornitori non se lo aspettano. Su 25.000 euro quella riga sarebbe 1.250-2.500 euro accantonati per qualcosa che non vi verrà chiesto.

Il quinto errore: il conto finale è più alto del contratto

Quattro di questi errori si fanno mentre costruite il budget. Il quinto si fa alla fine. Fra il preventivo firmato e il conto di chiusura ci sono di norma da qualche centinaio a qualche migliaio di euro che nessuno ha dimenticato: semplicemente non erano nel preventivo.

Le voci ricorrenti sono prevedibili. I pasti dei fornitori, fatturati dal ricevimento a tariffa ridotta, stanno sui 25-45 euro e le persone da sfamare sono di solito da quattro a otto. Le ore extra: quasi ogni contratto di fotografia, musica e location finisce a un'ora dichiarata e fattura ogni ora in più a parte. Il diritto di taglio della torta e il diritto di tappo, addebitati a fetta o a bottiglia quando il prodotto non è della casa. Consegna, montaggio e smontaggio di noleggi e allestimenti floreali, che compaiono in fattura e non nel prezzo unitario. E i permessi per la musica, SIAE e diritti connessi, che qualcuno deve pagare e che spesso nessuno ha messo a preventivo.

È per questo che un fondo imprevisti del 10-15 per cento è una riga calcolata e non una coperta di Linus. Copre esattamente la categoria di costo che sta, sistematicamente, fuori dai preventivi che avete confrontato.

1. Fissate insieme totale e numero di invitati, non uno dopo l'altro.
2. Togliete prima gli imprevisti. Un 10-15 per cento esce dal piatto prima di qualunque allocazione.
3. Nominate due priorità che possono stare sopra la loro quota di riferimento — e due che devono stare sotto.
4. Rifate il calcolo dopo i primi tre preventivi veri. Le percentuali sono un'ipotesi, i preventivi sono dati.

Aspettatevi che la divisione si sposti

A metà del percorso le vostre percentuali non torneranno più. È normale e non è un fallimento: le prime cifre sono stime, le ultime sono contratti. Location e ricevimento tipicamente crescono, man mano che emergono extra, ore aggiuntive e minimi garantiti; allestimento e stampa tipicamente si restringono, perché si decidono per ultimi, quando i soldi sono già impegnati.

Seguite questo scivolamento invece di subirlo. Se location e ricevimento finiscono al 55 per cento invece che al 48, va benissimo — a patto che sappiate quale categoria lo ha pagato.