Hoe verdelen we het budget in percentages?

Percentages lossen een specifiek probleem op. Vroeg in de planning kennen jullie het totaal wel, maar hebben jullie geen manier om te beoordelen of 2.300 euro voor een fotograaf redelijk is. Het antwoord hangt niet van de fotograaf af, maar van welk aandeel van jullie budget dat is.

De verdeling hieronder is een richtlijn voor Nederland en België, geen meetresultaat. Ze wijkt bewust af van de Amerikaanse tabellen die overal circuleren: daar staat de locatie hoger en de catering lager, omdat daar bovenop het eten nog een service charge van een vijfde komt. Hier zit de bediening in de prijs en zijn locatie en catering bij de meeste huizen één rekening.

Deze verdeling dekt het hele budget zonder bufferregel. Tel er 10 tot 15 procent bovenop voor onvoorziene kosten — dat is de meest voorkomende omissie, en paragraaf vier legt uit waar hij aan opgaat.

Locatie plus catering en drank is 52 procent van het totaal. Die concentratie is structureel en geen gebrek aan discipline: het is het enige grote blok dat rechtstreeks meebeweegt met het aantal gasten. Fotografie, kleding, ringen en drukwerk zijn vast.

Het praktische gevolg is een volgorderegel. Stel niet eerst de percentages vast en daarna het aantal gasten. Leg het aantal gasten vast, reken uit wat het meebewegende blok kost, en kijk wat er werkelijk te verdelen overblijft; in de twaalfmaandenplanning staan budget, aantal gasten, locatie en datum in de eerste acht weken.

Hoe dat er in getallen uitziet

Bij 95 euro per hoofd all-in voor eten en drinken verbruiken 120 gasten 11.400 euro voordat er zaalhuur bij komt. Op een budget van 18.000 euro blijft er dan bijzonder weinig over boven de richtlijn. Bij 60 gasten kost dezelfde catering 5.700 euro, en die 5.700 euro is verhuisd naar het vrij besteedbare deel van het budget.

Daarom lost een stel dat één post schrapt zelden een tekort op, terwijl een stel dat twintig gasten schrapt dat meestal wel doet.

Waarom de percentages bij een klein budget breken

De richtverdeling komt uit een middenklasse totaal. Bij kleinere budgetten houdt ze op te werken, om een rekenkundige reden: het vaste blok — fotografie, kleding en verzorging, ringen, muziek, ceremonie, drukwerk — krimpt niet evenredig met het totaal mee. Een vakkundige fotograaf voor een hele dag kost 1.500 tot 2.200 euro, of jullie budget nu 30.000 of 10.000 euro is.

Die tabel is rekenwerk en geen enquête: hij houdt het vaste blok bewust zuinig en laat zien wat er overblijft. De conclusie is de belangrijkste zin op deze pagina voor iedereen onder de 12.000 euro. Bij 10.000 euro blijft er ongeveer 5.500 over voor eten en drinken; bij een realistische 80 tot 100 euro per hoofd all-in zijn dat 55 tot 69 gasten. Het gastenaantal is op dat punt geen vrije keuze meer. Het is een uitkomst van het budget.

Stellen die bij een klein totaal aan de richtpercentages vasthouden, snijden precies op de plekken met de minste rek. De betere volgorde is omgekeerd: prijs het vaste blok zo zuinig als jullie willen accepteren, en deel wat overblijft door jullie kosten per extra gast. De procentuele verdeling wordt dan een resultaat in plaats van een opdracht.

Een percentage wordt bruikbaar zodra jullie het naast echte marktprijzen leggen. Uitgaand van 18.000 euro en 90 gasten:

• Fotografie en video op 11 procent = 1.980 euro. Een ervaren trouwfotograaf voor een hele dag kost in Nederland en België doorgaans 1.500 tot 2.200 euro, een videograaf komt daar met 1.200 tot 2.000 euro bovenop. De richtlijn dekt dus een fotograaf en verder niets. Willen jullie allebei, dan moet er ergens iets wijken.
• Muziek op 7 procent = 1.260 euro. Een dj voor een avond kost 700 tot 1.200 euro. Een coverband begint bij ongeveer 1.800 en loopt tot 3.500. Een dj past ruim. Een band meestal niet.
• Bloemen en aankleding op 8 procent = 1.440 euro. Bruidsboeket, corsages en tien tafels bloemwerk komen realistisch uit tussen 800 en 1.500 euro. Comfortabel, tot er een bloemenboog bij komt.

Deze oefening is de eigenlijke waarde van de methode. Ze vertelt jullie niet dat jullie te weinig geld hebben; ze vertelt welke beslissing jullie moeten nemen, en ze doet dat nu in plaats van over drie maanden.

Eén waarschuwing bij de vergelijking zelf: kijk of een offerte inclusief of exclusief btw is voordat jullie hem naast een richtbedrag leggen. Fotografen, dj's en verhuurbedrijven noteren regelmatig exclusief, en 1.500 euro exclusief is 1.815 euro inclusief. Twee offertes die 315 euro uiteenlopen, zijn dan in werkelijkheid even duur.

1. Bedragen exclusief btw noteren. Zet in het overzicht alleen eindbedragen inclusief btw, anders staat de grootste post honderden euro's te laag. Vraag bij elke offerte om één regel met het bedrag dat jullie werkelijk overmaken.
2. De personeelsuren en de uitloop vergeten. Anders dan in de Verenigde Staten komt er hier geen vast opslagpercentage bovenop het eten, maar veel caterers rekenen de bedieningsuren apart af, en vrijwel elk contract heeft een einduur met een tarief voor elk uur daarna. Samen is dat op een avondfeest snel 400 tot 1.200 euro.
3. De buffer als spaargeld behandelen. Het is geen post die jullie kunnen schrappen; het is de post die voorkomt dat jullie al het andere moeten schrappen.
4. De drank missen. Alcohol is een eigen regel, geen aanhangsel van de catering. Een drankarrangement van vier tot zes uur kost 20 tot 45 euro per persoon, en dat is bij 90 gasten 1.800 tot 4.050 euro.

Samen verklaren deze vier waarom budgetten zelden sneuvelen op één grote beslissing. Ze sneuvelen op zes middelgrote die nooit zijn opgeschreven.

De vijfde fout: de eindafrekening is hoger dan het contract

Vier van deze fouten gebeuren terwijl jullie het budget bouwen. De vijfde gebeurt aan het eind. Tussen de getekende offerte en de eindafrekening zitten stelselmatig enkele honderden tot enkele duizenden euro's die niemand vergeten is — ze stonden er simpelweg nooit in.

De terugkerende posten zijn voorspelbaar. Maaltijden voor leveranciers, door de cateraar gerekend tegen een lager tarief van 15 tot 30 euro, en er eten meestal vier tot acht mensen mee. Uitloop: bijna elk contract voor fotografie, muziek en zaal eindigt op een genoemd uur en rekent elk uur daarna apart, vaak tegen een hoger tarief. Kurkengeld voor elke fles die niet van het huis komt, en soms een vergelijkbaar bedrag voor een taart van buiten. Bezorging, opbouw en afbouw van huurmateriaal en bloemwerk, die op de factuur verschijnen en niet in de stukprijs. Schoonmaak en nachttoeslag zodra het feest voorbij een afgesproken tijd doorloopt.

Precies daarom is een buffer van 10 tot 15 procent een berekende post en geen geruststelling. Hij dekt exact de categorie kosten die stelselmatig buiten de offertes valt die jullie met elkaar vergeleken.

1. Leg het totaal en het aantal gasten samen vast, niet het een na het ander.
2. Trek de buffer er eerst af. Tien tot vijftien procent verlaat de pot voordat er iets verdeeld wordt.
3. Noem twee prioriteiten die boven hun richtpercentage mogen uitkomen — en twee die eronder moeten blijven.
4. Reken opnieuw na jullie eerste drie echte offertes. De percentages zijn een hypothese; de offertes zijn data.

Verwacht dat de verdeling verschuift

Halverwege de planning kloppen jullie percentages niet meer. Dat is normaal en geen planningsfout: vroege getallen zijn schattingen en late getallen zijn contracten. Locatie en catering groeien meestal, omdat personeelsuren, uitloop en minimumaantallen pas dan zichtbaar worden; aankleding en drukwerk krimpen meestal, omdat ze als laatste worden beslist, wanneer het geld al vastligt.

Volg die verschuiving bewust in plaats van hem te laten gebeuren. Komen locatie en catering uit op 60 procent in plaats van 52, dan is dat prima — zolang jullie weten welke post ervoor betaald heeft.