¿Cómo repartimos el presupuesto por porcentajes?

Los porcentajes resuelven un problema concreto. Al principio de la organización sabéis vuestro total pero no tenéis forma de juzgar si 2.400 € por un fotógrafo es razonable. La respuesta no depende del fotógrafo: depende de qué parte de vuestro presupuesto representa.

El reparto de abajo está calibrado para el mercado español, donde el banquete pesa mucho más que en los países anglosajones porque las bodas son más grandes y porque el cubierto lleva dentro el servicio, la bebida y a menudo la barra libre. A diferencia de las medias por partida en euros, los porcentajes están definidos para sumar cien, y eso es exactamente lo que los hace utilizables.

Ese reparto cubre el presupuesto entero y no lleva dentro ninguna línea de imprevistos. Sumad un 10 o un 15 % por encima para imprevistos y extras de última hora, que es la omisión más habitual de todas — lo tenéis en la sección cuatro.

Banquete más espacio son el 53 % del total. Esa concentración es estructural y no un fallo de disciplina: es el único bloque grande que escala directamente con el número de invitados. Fotografía, ropa, alianzas y papelería son fijas.

De ahí sale una regla de orden. No fijéis primero los porcentajes y después el número de invitados: en el plan de doce meses, el presupuesto, la lista de invitados y el sitio se cierran en las primeras ocho semanas. Cerrad los invitados, calculad lo que cuesta el bloque que escala y mirad qué queda de verdad para repartir.

Cómo se ve eso en números

A 110 € por cabeza todo incluido, 120 invitados se comen 13.200 € antes de tocar el alquiler del espacio. Sobre un presupuesto de 20.000 € eso deja muy poco margen por encima de la referencia. Con 60 invitados el mismo banquete son 6.600 €, y esos 6.600 € han pasado a la parte discrecional del presupuesto.

Por eso las parejas que recortan una partida rara vez arreglan un desfase, y las que recortan veinte invitados casi siempre sí.

Por qué los porcentajes se rompen en presupuestos pequeños

El reparto de referencia sale de un presupuesto de gama media. En presupuestos pequeños deja de funcionar, por un motivo aritmético: el bloque fijo —fotografía, ropa y belleza, alianzas, música, oficiante, papelería— no encoge en proporción al total. Un reportaje de día completo digno sigue costando de 1.200 a 2.000 € tanto si vuestro presupuesto es de 35.000 € como si es de 12.000 €.

Esa tabla es aritmética, no una encuesta: mantiene el bloque fijo deliberadamente ajustado y enseña lo que queda. La conclusión es la frase más importante de esta página para cualquiera que esté por debajo de 15.000 €. Con 12.000 €, quedan unos 6.500 € para comer y beber; a un cubierto realista de 100 a 130 € con IVA, eso son entre 50 y 65 invitados. A partir de ahí el número de invitados ya no es una elección libre. Es un resultado del presupuesto.

Las parejas que se aferran a los porcentajes de referencia con un total pequeño acaban recortando justo donde menos margen hay. La secuencia buena es la contraria: poned precio al bloque fijo tan ajustado como estéis dispuestos a aceptar y dividid lo que quede entre vuestro coste marginal por invitado. El reparto en porcentajes pasa a ser un resultado en lugar de una instrucción.

Un porcentaje se vuelve útil cuando lo ponéis contra precios de mercado reales. Partiendo de 20.000 € y 90 invitados:

• Fotografía y vídeo al 11 % = 2.200 €. Un reportaje completo va de 1.200 a 2.500 € y el vídeo suma otros 800 a 1.800 €. Es decir: la referencia cubre la fotografía y poco más. Si queréis las dos cosas, algo tiene que moverse.
• Música al 6 % = 1.200 €. Un DJ va de 600 a 1.200 €; un grupo en directo, de 1.200 a 3.000 €. El DJ entra justo. El grupo casi nunca.
• Flores al 7 % = 1.400 €. Un encargo completo de floristería, con ramo, prendidos, centros y ceremonia, se mueve entre 800 y 2.000 €. Cómodo por abajo, ajustado por arriba.

Este ejercicio es el valor real del método. No os dice que tenéis poco dinero; os dice qué decisión tenéis que tomar, y os lo dice ahora en lugar de dentro de tres meses.

Una advertencia sobre la comparación: entre Madrid y una capital de provincia media hay casi el doble en algunas partidas. Antes de concluir que un presupuesto es caro, comparadlo con precios de vuestra zona y no con una media nacional, porque la referencia que importa es aquella en la que compiten vuestros proveedores.

1. Olvidar el IVA. Muchos presupuestos de finca y catering se dan sin él. La restauración va al 10 % y la mayoría de los demás servicios al 21 %. Sobre 9.000 € de banquete son 900 €, y sobre 4.000 € de fotografía, música y flores, otros 840 €. Preguntad siempre si la cifra que os han dado lleva IVA incluido.
2. Olvidar lo que se decide esa misma noche. La prolongación de barra libre va de 8 a 15 € por persona y hora, la recena otro tanto, y la ampliación de horario de la finca se cobra aparte. En una boda de 100 invitados eso son entre 800 y 2.500 € que no estaban en ningún presupuesto.
3. Tratar los imprevistos como un ahorro. No es una línea que podáis recortar; es la línea que evita que tengáis que recortar todas las demás.
4. Dar por hecha la barra libre. Casi todas las fincas incluyen una o dos horas dentro del cubierto y facturan aparte a partir de ahí. Mirad cuántas horas entran antes de comparar dos precios por comensal.

Juntos, estos cuatro explican por qué los presupuestos rara vez fallan por una decisión grande. Fallan por seis medianas que nunca se escribieron.

El quinto error: la factura final es mayor que el contrato

Cuatro de estos errores ocurren mientras construís el presupuesto. El quinto ocurre al final. Entre el presupuesto firmado y el cierre de cuentas aparecen de forma rutinaria varios cientos o unos pocos miles de euros que nadie olvidó: simplemente nunca estuvieron en la propuesta.

Las partidas que se repiten son previsibles. Los menús de proveedor, que el catering factura a precio reducido, van de 25 a 50 € y suele haber entre cuatro y ocho personas comiendo. Las prolongaciones: casi todos los contratos de fotografía, música y espacio terminan a una hora concreta y facturan cada hora extra por separado, a menudo con recargo. El descorche, cuando la bebida no la pone la casa. El transporte, montaje y desmontaje de alquileres y flores, que aparece en la factura y no en el precio por unidad. Y los comensales por encima del mínimo garantizado, que es la sorpresa más cara de todas porque se calcula sobre el cubierto completo.

Por eso un margen del 10 al 15 % es una línea calculada y no una manta de seguridad. Cubre exactamente la categoría de gasto que queda, de forma sistemática, fuera de los presupuestos que comparasteis.

1. Fijad el total y el número de invitados a la vez, no uno detrás del otro.
2. Restad primero los imprevistos. Ese 10 o 15 % sale del bote antes de repartir nada.
3. Nombrad dos prioridades que puedan estar por encima de su porcentaje de referencia, y dos que tengan que estar por debajo.
4. Recalculad después de los tres primeros presupuestos reales. Los porcentajes son una hipótesis; los presupuestos son datos.

Contad con que el reparto se desvíe

A mitad de la organización vuestros porcentajes ya no cuadrarán. Eso es normal y no un fracaso de planificación: las cifras iniciales son estimaciones y las últimas son contratos. El banquete y el espacio suelen crecer cuando aparecen el IVA, las prolongaciones y el mínimo de comensales; la decoración y la papelería suelen encoger, porque se deciden al final, cuando el dinero ya está comprometido.

Seguid esa desviación a propósito en lugar de dejar que pase. Si el banquete y el espacio acaban en el 60 % en vez del 53 %, no pasa nada, siempre que sepáis qué partida lo ha pagado.