Documentos para el expediente matrimonial

La lista es corta, pero hay tres detalles que pillan a casi todas las parejas: la resolución tarda, el tiempo que tarda no depende de vosotros, y la competencia la decide el padrón y no el sitio donde queréis celebrar. Esta guía repasa los papeles uno a uno y dice de dónde sale cada uno y cuánto se tarda en conseguirlo.

Los requisitos son estatales, pero la práctica es local: cada Registro Civil aplica su propio criterio sobre qué certificados acepta, cuánto tiempo los considera vigentes y con cuánta antelación cita la audiencia reservada. Por eso aquí no encontraréis un número de días. Encontraréis el mecanismo y el sitio donde preguntar la cifra exacta.

Cada uno lleva su juego completo. En la ventanilla se comprueban ahí mismo y, para todo lo que el Registro quiere en forma literal, no valen fotos, escaneos ni fotocopias.

Cada Registro Civil publica su propia lista y las diferencias son reales: uno pide el empadronamiento de los dos últimos años, el de al lado se conforma con el actual, un tercero quiere los certificados expedidos en los últimos meses aunque el dato que contienen no caduque nunca. Leed la página de la oficina exacta a la que vais a ir. El trámite en sí, con la cita y la audiencia reservada, está en nuestra guía de cómo iniciar el expediente matrimonial.

El expediente no se presenta donde queréis casaros, sino donde vivís. Lo tramita el Registro Civil del domicilio de cualquiera de los dos, y eso lo acredita el padrón. Es justo lo contrario de lo que esperan las parejas que han leído guías estadounidenses, donde el papel se compra en el condado en el que se celebra la boda y la residencia no importa.

La consecuencia práctica es buena: podéis dejar el expediente resuelto en vuestra ciudad y celebrar la boda en otra. La resolución os autoriza a casaros, no os ata a un edificio concreto, aunque sí hay que coordinar con quien vaya a oficiar, porque el ayuntamiento o la notaría llevan su propia agenda.

Como las cifras se mueven de una oficina a otra, aprended el mecanismo antes que un número. Son cinco y entre los cinco os arman el calendario.

De ahí salen dos consecuencias. Si os casáis lejos de casa, el expediente sigue siendo el de vuestro domicilio, así que se puede empezar antes de moverse, y conviene hacerlo. Y si os casáis fuera de España, nada de esto os aplica: seguís las normas del país donde celebréis y luego dependéis de la inscripción del matrimonio celebrado en el extranjero para que aquí surta efectos.

Todo lo que se sale del caso simple necesita prueba documental, y una parte de esa prueba tarda semanas en llegar.

• Ha habido un matrimonio anterior y hubo divorcio: certificación literal de aquel matrimonio con la nota marginal del divorcio inscrita. Si el divorcio es reciente y todavía no está anotado, el paso previo es que se inscriba, y eso va por su cuenta.
• Sois viudo o viuda: certificado literal de defunción del cónyuge anterior y certificación literal del matrimonio, los dos en forma literal.
• Uno de los dos es extranjero: certificado de nacimiento de su país legalizado o con apostilla de La Haya y traducido por traductor jurado, más el certificado de capacidad matrimonial o de estado civil que expida su consulado. La situación administrativa en España no es un requisito para casarse, aunque sí hace que el expediente se instruya con más detalle, como explicamos en la guía sobre casarse con una pareja extranjera.
• Alguno de los dos tiene dieciséis o diecisiete años: hace falta estar emancipado y acreditarlo. Por debajo de los dieciséis no se puede contraer matrimonio en España desde la reforma de 2015, y no hay dispensa que lo salve.
• Los apellidos no coinciden entre documentos: pasa sobre todo con documentación extranjera y con transcripciones de nombres. Hace falta el documento que enlace las dos versiones, traducido igual que el resto.

Lo que sí puede aparecer en esta fase, y sorprende a mucha gente, es un testigo. Bastantes registros piden la declaración de una persona que os conozca y confirme que no hay impedimento. No es el mismo papel que el de los dos testigos de la celebración, que son obligatorios y están explicados en si hacen falta testigos para casarse.

Dos cuestiones de documentos provocan más viajes en balde que todas las demás juntas. La primera es la vigencia. El dato que contiene un certificado literal de nacimiento no caduca, pero muchos registros solo aceptan certificados expedidos hace poco. Preguntad cuál es su criterio antes de pedirlos, porque pedirlos demasiado pronto sale igual de caro que pedirlos tarde.

La segunda es la legalización de documentos extranjeros. Un certificado sin apostilla, o traducido por alguien que no es traductor jurado, no se admite, y las dos cosas llevan su tiempo. Si en vuestro caso hay documentación de fuera, resolvedla la primera y no la última.

Los documentos casi nunca son la causa del retraso. Lo son las certificaciones que hay que pedir a otra administración y la demora del propio Registro.

Aquí el instinto que hay que corregir es el contrario del estadounidense. Allí empezar pronto es el error, porque la licencia caduca. En España el error es empezar tarde: nadie os penaliza por tener los papeles listos con un año de antelación, y sí os quedáis sin fecha si el expediente entra en verano en una oficina con cola. Lo que cuesta cada opción está en nuestra guía sobre cuánto cuesta casarse por lo civil.

Cinco problemas explican casi todos los viajes perdidos a la ventanilla.

1. Empezar tarde. La demora del Registro no la fijáis vosotros, y es el único tramo del calendario que no se puede comprimir. Contad hacia atrás desde la fecha y añadid margen.
2. Pedir el certificado en extracto. Casi todo lo que se aporta tiene que ser literal. El extracto vale para otras cosas, no para esto, y se parece lo bastante como para que nadie se dé cuenta hasta la ventanilla.
3. Dar por hecho que el divorcio ya está inscrito. La sentencia firme y la nota marginal son dos cosas distintas, y el expediente solo mira la segunda.
4. Faltar a la audiencia reservada. Es individual y presencial, os citan por separado y no se despacha por teléfono. Una ausencia sin justificar retrasa el expediente entero.
5. Documentación extranjera sin apostilla ni traducción jurada. Ni se admite ni se arregla en el momento, y conseguirla desde España lleva semanas.

Guardad los originales juntos en una carpeta y un juego escaneado en un sitio al que lleguéis los dos. Si de todas formas vais a montar una web de boda, su zona privada sirve perfectamente para los escaneos y para la lista de fechas, horarios de oficina y números de expediente.