Dokumenty do ślubu cywilnego: co zabrać do USC

Lista jest krótka i dla najprostszego przypadku naprawdę tyle wystarczy. Trudność zaczyna się w trzech miejscach: przy miesięcznym terminie, którego nie da się nadrobić dobrymi chęciami, przy dokumentach sporządzonych za granicą, których urząd nie pobierze za was z rejestru, i przy wszystkim, co odbiega od typowej biografii. Ten artykuł przechodzi papiery po kolei i mówi, skąd je wziąć oraz ile trwa ich zdobycie.

Wszystko poniżej dotyczy Polski. Kwoty opłaty skarbowej są w całym kraju takie same, natomiast godziny przyjęć, sposób rezerwacji terminu i to, jak wcześnie urząd otwiera zapisy na daną datę, ustala każdy USC osobno — i tam należy je sprawdzić.

Każde z was przynosi swój komplet. Urzędnik sprawdza je na miejscu, a przy dokumentach wystawionych za granicą nie przyjmie zdjęcia w telefonie ani zwykłej kserokopii.

Od 2015 roku rejestr stanu cywilnego jest wspólny dla całego kraju, więc urzędnik sam sięga po polskie akty i nie musicie ich zamawiać. Wszystko, co powstało poza Polską, wciąż przynosicie sami. Sam przebieg wizyty i terminy wokół niej opisujemy w poradniku o tym, jak załatwić formalności w USC.

Nie musicie brać ślubu tam, gdzie jesteście zameldowani. Możecie wybrać dowolny urząd stanu cywilnego w Polsce, a to jedno zdanie usuwa całą machinę, której spodziewają się pary porównujące polskie przepisy z niemieckimi czy brytyjskimi: nie ma okresu zamieszkania do odbycia, nie ma publicznego obwieszczenia i nie ma urzędu, który byłby właścicielem waszych papierów.

W zamian obowiązuje coś innego: termin. Małżeństwo nie może zostać zawarte przed upływem miesiąca od dnia, w którym oboje złożyliście zapewnienie. Kierownik USC może ten miesiąc skrócić, ale tylko z ważnych względów, i to on ocenia, czy takie są. Sama chęć wcześniejszego terminu nią nie jest.

Reszta zależy już od konkretnego urzędu, więc warto znać mechanizm, a nie zapamiętać liczbę. Pięć rzeczy wyznacza wasz harmonogram.

Wynikają z tego dwie rzeczy. Ślub w innym mieście nie wymaga niczego dodatkowego poza dojazdem na złożenie zapewnienia, bo i to podpisujecie w wybranym urzędzie. A jeśli planujecie ceremonię poza Polską, żadna z powyższych zasad nie obowiązuje: idziecie za prawem tamtego kraju i wracacie do sprawy przy uznaniu ślubu zawartego za granicą.

Wszystko, co odbiega od prostego przypadku, wymaga dowodu, a część z tych dowodów zdobywa się tygodniami.

• Byliście już w związku małżeńskim i jesteście po rozwodzie: jeśli akt małżeństwa sporządzono w Polsce, wzmiankę o rozwodzie urząd widzi w rejestrze. Wyrok zagraniczny to inna historia — trzeba go najpierw wprowadzić do polskiego obrotu prawnego, a to trwa.
• Jesteście wdową albo wdowcem: potrzebny jest odpis aktu zgonu poprzedniego współmałżonka; przy akcie polskim urząd pobierze go sam.
• Jedno z was nie ma polskiego obywatelstwa: obcokrajowiec przedstawia zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa ze swojego kraju, a jeśli jego państwo takiego dokumentu nie wydaje, drogą jest zwolnienie z tego obowiązku przez sąd. Całą ścieżkę opisujemy w tekście o ślubie z obcokrajowcem.
• Któreś z was jest niepełnoletnie: obowiązują wtedy odrębne przepisy i zgoda sądu opiekuńczego. Zapytajcie w USC, zanim ustalicie cokolwiek innego.
• Wasze dokumenty pokazują różne nazwiska: potrzebny jest papier, który je łączy — decyzja o zmianie nazwiska, wcześniejszy akt małżeństwa albo dokument przysposobienia.

Czego na tym etapie nie potrzebujecie, to świadków. Ich rola zaczyna się w dniu ceremonii i musi ich być dwoje, pełnoletnich, z dokumentem tożsamości — piszemy o tym w tekście o tym, kto może być świadkiem na ślubie.

Dwie sprawy odsyłają pary z urzędu częściej niż wszystkie pozostałe razem. Pierwsza to dokumenty zagraniczne. Akt urodzenia wystawiony w Wielkiej Brytanii, orzeczenie rozwodowe z Niemiec, zaświadczenie z Ukrainy — każdy z nich potrzebuje tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, a część także apostille albo legalizacji. Zamawiajcie je wcześnie.

Druga to rozbieżność nazwisk między dokumentami. Paszport na jedno nazwisko i akt urodzenia na inne wymaga papieru, który tę drogę pokazuje. Urzędnik nie może wpisać do aktu nazwiska, którego nie potrafi prześledzić, i nie jest to jego widzimisię.

Opóźnienia rzadko biorą się z samych dokumentów. Biorą się z tłumaczeń przysięgłych, z zagranicznych orzeczeń i z kalendarza urzędu.

Miesięczny termin działa odwrotnie niż amerykańskie pozwolenie na ślub, które traci ważność po kilku tygodniach. Tutaj nie da się złożyć zapewnienia za wcześnie — da się za późno. Sama opłata skarbowa jest w całym kraju taka sama i wynosi 84 zł; co jeszcze potrafi kosztować, rozkładamy na części w tekście o tym, ile kosztuje ślub cywilny.

Pięć problemów odpowiada za większość straconych wizyt.

1. Zapewnienie złożone za późno. Miesiąc liczy się od dnia podpisania, nie od rezerwacji terminu. Odliczcie go wstecz od daty ceremonii i dołóżcie zapas.
2. Przyjście w pojedynkę. Zapewnienie podpisujecie oboje, osobiście. Jedna osoba nie załatwi tego za dwoje.
3. Zagraniczny dokument bez tłumaczenia przysięgłego. Wydruk, skan albo tłumaczenie zrobione samodzielnie nie wystarczą, a na tłumacza przysięgłego trzeba poczekać.
4. Założenie, że urząd pobierze każdy odpis. Z rejestru pochodzą wyłącznie akty sporządzone w Polsce. Resztę przynosicie sami.
5. Świadkowie bez dokumentów. Muszą być pełnoletni i mieć przy sobie dowód albo paszport — inaczej ceremonia się nie odbędzie, choćby wszyscy stali już w sali.

Trzymajcie oryginały w jednej teczce, a skany tam, gdzie sięgnie każde z was. Jeśli i tak zakładacie stronę ślubną, jej prywatna część nadaje się do tego znakomicie: skany, godziny przyjęć urzędu i numery spraw w jednym miejscu.