Dokumenty do ślubu cywilnego: co zabrać do USC

Lista jest krótka i dla najprostszego przypadku naprawdę tyle wystarczy. Trudność zaczyna się w trzech miejscach: przy miesięcznym terminie, którego nie da się nadrobić dobrymi chęciami, przy dokumentach sporządzonych za granicą, których urząd nie pobierze za was z rejestru, i przy wszystkim, co odbiega od typowej biografii. Ten artykuł przechodzi papiery po kolei i mówi, skąd je wziąć oraz ile trwa ich zdobycie.

Wszystko poniżej dotyczy Polski. Kwoty opłaty skarbowej są w całym kraju takie same, natomiast godziny przyjęć, sposób rezerwacji terminu i to, jak wcześnie urząd otwiera zapisy na daną datę, ustala każdy USC osobno — i tam należy je sprawdzić.

Każde z was przynosi swój komplet. Urzędnik sprawdza je na miejscu, a przy dokumentach wystawionych za granicą nie przyjmie zdjęcia w telefonie ani zwykłej kserokopii.

Od 2015 roku rejestr stanu cywilnego jest wspólny dla całego kraju, więc urzędnik sam sięga po polskie akty i nie musicie ich zamawiać. Wszystko, co powstało poza Polską, wciąż przynosicie sami. Sam przebieg wizyty i terminy wokół niej opisujemy w poradniku o tym, jak załatwić formalności w USC.

Nie musicie brać ślubu tam, gdzie jesteście zameldowani. Możecie wybrać dowolny urząd stanu cywilnego w Polsce, a to jedno zdanie usuwa całą machinę, której spodziewają się pary porównujące polskie przepisy z niemieckimi czy brytyjskimi: nie ma okresu zamieszkania do odbycia, nie ma publicznego obwieszczenia i nie ma urzędu, który byłby właścicielem waszych papierów.

W zamian obowiązuje coś innego: termin. Małżeństwo nie może zostać zawarte przed upływem miesiąca od dnia, w którym oboje złożyliście zapewnienie. Kierownik USC może ten miesiąc skrócić, ale tylko z ważnych względów, i to on ocenia, czy takie są. Sama chęć wcześniejszego terminu nią nie jest.

Reszta zależy już od konkretnego urzędu, więc warto znać mechanizm, a nie zapamiętać liczbę. Pięć rzeczy wyznacza wasz harmonogram.

Wynikają z tego dwie rzeczy. Ślub w innym mieście nie wymaga niczego dodatkowego poza dojazdem na złożenie zapewnienia, bo i to podpisujecie w wybranym urzędzie. A jeśli planujecie ceremonię poza Polską, żadna z powyższych zasad nie obowiązuje: idziecie za prawem tamtego kraju i wracacie do sprawy przy uznaniu ślubu zawartego za granicą.

Wszystko, co odbiega od prostego przypadku, wymaga dowodu, a część z tych dowodów zdobywa się tygodniami.

• Byliście już w związku małżeńskim i jesteście po rozwodzie: jeśli akt małżeństwa sporządzono w Polsce, wzmiankę o rozwodzie urząd widzi w rejestrze. Wyrok zagraniczny to inna historia — trzeba go najpierw wprowadzić do polskiego obrotu prawnego, a to trwa.
• Jesteście wdową albo wdowcem: potrzebny jest odpis aktu zgonu poprzedniego współmałżonka; przy akcie polskim urząd pobierze go sam.
• Jedno z was nie ma polskiego obywatelstwa: obcokrajowiec przedstawia zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa ze swojego kraju, a jeśli jego państwo takiego dokumentu nie wydaje, drogą jest zwolnienie z tego obowiązku przez sąd. Całą ścieżkę opisujemy w tekście o ślubie z obcokrajowcem.
• Któreś z was jest niepełnoletnie: obowiązują wtedy odrębne przepisy i zgoda sądu opiekuńczego. Zapytajcie w USC, zanim ustalicie cokolwiek innego.
• Wasze dokumenty pokazują różne nazwiska: potrzebny jest papier, który je łączy — decyzja o zmianie nazwiska, wcześniejszy akt małżeństwa albo dokument przysposobienia.

Czego na tym etapie nie potrzebujecie, to świadków. Ich rola zaczyna się dopiero w dniu ceremonii i musi ich być dwoje, pełnoletnich, z dokumentem tożsamości — piszemy o tym w tekście o tym, kto może być świadkiem na ślubie.

Dwie sprawy odsyłają pary z urzędu częściej niż wszystkie pozostałe razem. Pierwsza to dokumenty zagraniczne. Akt urodzenia wystawiony w Wielkiej Brytanii, orzeczenie rozwodowe z Niemiec, zaświadczenie z Ukrainy — każdy z nich potrzebuje tłumaczenia przez tłumacza przysięgłego, a część także apostille albo legalizacji. Zamawiajcie je wcześnie.

Druga to rozbieżność nazwisk między dokumentami. Paszport na jedno nazwisko i akt urodzenia na inne wymaga papieru, który tę drogę pokazuje. Urzędnik nie może wpisać do aktu nazwiska, którego nie potrafi prześledzić, i nie jest to jego widzimisię.

Opóźnienia rzadko biorą się z samych dokumentów. Biorą się z tłumaczeń przysięgłych, z zagranicznych orzeczeń i z kalendarza urzędu.

Zapewnienie ma dwie granice, nie jedną. Dolną znacie już z tabeli: ślub może się odbyć najwcześniej miesiąc i jeden dzień po tym, jak złożycie je oboje. Górną wyznacza Prawo o aktach stanu cywilnego — zapewnienie zachowuje ważność sześć miesięcy, a potem trzeba je powtórzyć. Pomylić się da się więc w obie strony. Sama opłata skarbowa jest w całym kraju taka sama i wynosi 84 zł; co jeszcze potrafi kosztować, rozkładamy na części w tekście o tym, ile kosztuje ślub cywilny.

Pięć problemów odpowiada za większość straconych wizyt.

1. Zapewnienie złożone za późno — albo za wcześnie. Miesiąc liczy się od dnia podpisania, nie od rezerwacji terminu, a sześć miesięcy później dokument traci ważność. Odmierzcie oba te odstępy wstecz od daty ceremonii i dołóżcie zapas.
2. Przyjście w pojedynkę. Zapewnienie podpisujecie oboje, osobiście. Jedna osoba nie załatwi tego za dwoje.
3. Zagraniczny dokument bez tłumaczenia przysięgłego. Wydruk, skan albo tłumaczenie zrobione samodzielnie nie wystarczą, a na tłumacza przysięgłego trzeba poczekać.
4. Założenie, że urząd pobierze każdy odpis. Z rejestru pochodzą wyłącznie akty sporządzone w Polsce. Resztę przynosicie sami.
5. Świadkowie bez dokumentów. Muszą być pełnoletni i mieć przy sobie dowód albo paszport — inaczej ceremonia się nie odbędzie, choćby wszyscy stali już w sali.

Trzymajcie oryginały w jednej teczce, a skany tam, gdzie sięgnie każde z was. Jeśli i tak zakładacie stronę ślubną, jej prywatna część nadaje się do tego znakomicie: skany, godziny przyjęć urzędu i numery spraw w jednym miejscu.