Jak załatwić formalności ślubne w USC

Złożenie zapewnienia to ten krok, który odblokowuje wszystko pozostałe. Sama wizyta jest krótka, ale leży między dwoma terminami idącymi w przeciwne strony: miesięcznym okresem, który nie pozwala wziąć ślubu za wcześnie, i kalendarzem urzędu, w którym atrakcyjne daty znikają na rok naprzód. Żaden z nich nie ustąpi przed zarezerwowaną salą weselną.

Poniżej opisujemy, gdzie się zgłosić, jak układają się terminy, co dokładnie dzieje się przy okienku i co urząd robi z waszą sprawą później. Same dokumenty rozpisujemy w tekście o dokumentach do ślubu cywilnego, a opłaty w tekście o tym, ile kosztuje ślub cywilny.

Zapewnienie składacie w urzędzie stanu cywilnego, a ceremonia odbywa się tam, gdzie ją zaplanowaliście. Od 2015 roku nie musi to być ten sam urząd co miejsce zameldowania: rejestr stanu cywilnego jest wspólny dla całego kraju, więc możecie wybrać dowolne USC w Polsce. Para z Wrocławia bierze ślub w Kazimierzu Dolnym bez żadnej dodatkowej zgody i bez przenoszenia papierów między urzędami.

Zameldowanie nie jest więc kryterium. Nie ma też okresu zamieszkania do odbycia ani żadnego publicznego obwieszczenia — polskie prawo nie zna zapowiedzi cywilnych, które w Wielkiej Brytanii czy w Niemczech są osobnym etapem. Zostaje jedno realne ograniczenie: miesiąc od dnia, w którym oboje złożyliście zapewnienie.

Kierownik USC może ten miesiąc skrócić, ale tylko z ważnych względów, i to on ocenia, czy takie zachodzą. Ciąża, wyjazd służbowy na kontrakt albo ciężka choroba w rodzinie bywają uznawane; sama chęć wcześniejszego terminu nie. O skrócenie występuje się w tym urzędzie, w którym leży sprawa, i najlepiej od razu przy składaniu zapewnienia, a nie tydzień przed planowaną datą.

Jest jeszcze różnica, o której warto wiedzieć, jeśli porównujecie polską procedurę z zagraniczną: nic z waszego zgłoszenia nie jest ogłaszane publicznie i nie istnieje żadna lista zamiarów zawarcia małżeństwa do wglądu. Sam akt małżeństwa jest później dokumentem, z którego odpis dostaną wyłącznie osoby uprawnione, a nie każdy, kto o niego poprosi.

Wasz harmonogram wyznaczają dwie liczby i tylko jedna z nich jest ustawowa. Pierwsza to miesiąc, który musi upłynąć między złożeniem zapewnienia a ślubem — jest taki sam w całym kraju. Druga to wyprzedzenie, z jakim dany urząd otwiera zapisy na konkretne daty, i tu rozpiętość jest ogromna: w małych gminach termin bierze się z tygodnia na tydzień, a w dużych miastach letnie soboty rozchodzą się rok naprzód.

Razem tworzą one okno. Za wcześnie nie da się złożyć zapewnienia w sensie praktycznym — dokumenty i tak muszą być aktualne — a za późno oznacza po prostu, że wybrana data przepada. Poniższą tabelę traktujcie jako kształt harmonogramu, a nie jego kopię; drugą liczbę weźcie ze strony swojego urzędu.

Praktyczna rada leży pośrodku: złóżcie zapewnienie na jakieś sześć do ośmiu tygodni przed ślubem. To wystarczająco wcześnie, żeby spokojnie naprawić problem z dokumentem, i wystarczająco późno, żeby nie zbierać papierów dwa razy. Kiedy data i miejsce są już pewne, można powiedzieć gościom — a wiele par trzyma godzinę, adres i dojazd w jednym miejscu na stronie ślubnej, zamiast powtarzać to samo w wiadomościach przez pół roku.

Przychodzicie oboje. Część urzędów przyjmuje bez zapisów, część wyłącznie po rezerwacji, a coraz więcej pozwala umówić wizytę przez internet. Sama wizyta trwa zwykle mniej niż pół godziny, jeśli macie komplet dokumentów.

Urzędnik sprawdza tożsamość, pobiera z rejestru wasze akty urodzenia, a przy wcześniejszym małżeństwie także wzmiankę o rozwodzie albo akt zgonu. Potem oboje podpisujecie zapewnienie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. To nie jest ankieta: składacie je pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, więc dokładność jest ważniejsza od tempa. Sprawdźcie pisownię wszystkich imion, nazwisk i dat, zanim złożycie podpis, bo poprawianie aktu stanu cywilnego jest później osobną procedurą, a nie telefonem do urzędu.

Przy tej samej wizycie zapadają dwie decyzje, o których pary często zapominają. Pierwsza to nazwiska: deklarujecie, jakie nazwisko będzie nosić każde z was po ślubie i jakie będą nosić wasze dzieci. Wariantów jest kilka, łącznie z nazwiskiem dwuczłonowym i z pozostaniem przy swoim, ale zadeklarować trzeba to właśnie teraz. Druga to opłata skarbowa: 84 zł za sporządzenie aktu małżeństwa, płatne w urzędzie gminy albo przelewem, a potwierdzenie trzeba mieć przy sobie.

Warto też wiedzieć, czego przy okienku nie ma. Nie ma rozmowy o szczerości waszego związku, nie ma okresu na zgłaszanie sprzeciwów i nie ma żadnego zawiadamiania służb migracyjnych. Obywatelstwo nie jest warunkiem zawarcia małżeństwa, a paszport zagraniczny jest zwykłym dokumentem tożsamości. Co samo małżeństwo uruchamia potem w sprawach pobytowych, to inna sprawa — piszemy o niej w tekście o ślubie z obcokrajowcem.

Wychodzicie z urzędu po złożeniu zapewnienia i nie jesteście małżeństwem. Zapewnienie jest oświadczeniem, a nie zgodą i nie zezwoleniem — samo z siebie nie daje niczego poza rozpoczęciem biegu miesiąca. Małżeństwo powstaje dopiero w chwili, gdy oboje złożycie przed kierownikiem USC oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński.

Na końcu ceremonii podpisuje się akt: wy oboje, dwoje świadków i kierownik urzędu. Świadkowie muszą być pełnoletni, obecni osobiście i mieć przy sobie dokument tożsamości — w Polsce nie ma ślubu bez dwojga świadków i nie da się tego obejść. Kto może nim być i co właściwie musi umieć, opisujemy w tekście o tym, czy świadkowie są obowiązkowi.

Przy ślubie konkordatowym ta sama rzecz dzieje się inaczej. Ceremonia odbywa się w kościele, wy i świadkowie podpisujecie zaświadczenie w zakrystii, a potem duchowny ma pięć dni na dostarczenie dokumentów do urzędu stanu cywilnego. Dopiero wtedy urząd sporządza akt. Ten krok nie należy do was, ale to wy odczujecie skutki, jeśli zostanie przeoczony, więc dopytajcie w kancelarii, kto i kiedy zawozi papiery.

Stąd bierze się rzecz, która zaskakuje prawie każdego: z ceremonii nie wychodzicie z aktem małżeństwa w ręku. Akt sporządza urząd, a wy dostajecie z niego odpis. Ile odpisów zamówić i do czego są potrzebne, rozpisujemy w tekście o tym, jak uzyskać odpis aktu małżeństwa.

Ta sama sprawa ma w Polsce kilka wariantów i któryś z nich może pasować wam lepiej niż domyślna sala ślubów w środę o dwunastej.

Pierwszy to ślub poza urzędem. Kierownik USC może udzielić ślubu w innym miejscu — w plenerze, w dworze, w sali weselnej — jeśli miejsce zapewnia zachowanie uroczystej formy i bezpieczeństwo osób obecnych. Kosztuje to 1 000 zł opłaty dodatkowej, tyle samo w całym kraju, a zgodę wydaje kierownik urzędu właściwego dla tego miejsca. Dla pary, która chce ceremonii tylko we dwoje, to usuwa ostatnie ograniczenie i dlatego wariant ten wraca w tekście o ślubie we dwoje.

Drugi to skrócenie miesięcznego terminu. Kierownik USC może na nie zezwolić z ważnych względów; decyzja należy do urzędu i nie jest formalnością. Warto o nią wystąpić od razu przy zapewnieniu, z wyjaśnieniem sytuacji, a nie w ostatnim tygodniu.

Trzeci dotyczy par, które w dniu ślubu nie mogą być w tym samym kraju. Polskie prawo dopuszcza zawarcie małżeństwa przez pełnomocnika, ale wyłącznie za zezwoleniem sądu i tylko z ważnych powodów; to droga rzadka i formalna, nie wygodny skrót. Obywatele polscy przebywający za granicą mogą natomiast wziąć ślub przed konsulem — o warunki pytajcie w konkretnym konsulacie, bo różnią się one zależnie od kraju.

I wariant czwarty, najczęstszy ze wszystkich: ślub konkordatowy, czyli jedna ceremonia z dwoma skutkami. Bierzecie ślub w kościele, a urząd sporządza akt na podstawie dokumentów odesłanych przez duchownego. Jeśli zależy wam natomiast na świeckiej ceremonii z prawdziwym scenariuszem, to jest ona zawsze dodatkiem do części urzędowej, nigdy jej zamiennikiem — jak wybrać osobę, która ją poprowadzi, opisujemy w tekście o tym, jak wybrać mistrza ceremonii.