De melding van het voorgenomen huwelijk, stap voor stap

De melding is de juridische stap die de ceremonie mogelijk maakt. Het is een kort klusje, maar het ligt tussen twee termijnen in die de andere kant op werken: veertien dagen die verhinderen dat jullie te snel trouwen, en een jaar waarna de melding vervalt. Allebei staan ze in de wet, en allebei buigen ze niet mee met een geboekte locatie.

Hieronder staat waar jullie melden, hoe de termijnen op elkaar stapelen, wat er bij de melding zelf gebeurt en wat de gemeente er daarna mee doet. Welke papieren jullie meenemen, staat in de documenten voor het huwelijk, en de bedragen in wat trouwen bij de gemeente kost.

Jullie melden bij de gemeente waar de plechtigheid plaatsvindt. Dat is sinds 2015 zo; daarvóór ging de melding naar de woongemeente, en dat is de reden dat oudere sites en oudere familieleden er nog anders over praten. Het loket heet in de ene gemeente Burgerzaken, in de andere Publiekszaken of het Klantcontactcentrum, en de oude naam ondertrouw leeft in de spreektaal gewoon door. De functie is overal dezelfde, en de wet erachter ook.

Waar jullie wonen speelt geen rol. Geen enkele gemeente eist dat een van jullie er staat ingeschreven om er te mogen trouwen, en dat is precies waarom trouwen op een plek die niets met jullie adres te maken heeft administratief eenvoudig is. Wat jullie niet kunnen doen, is de melding meenemen: hij hoort bij die ene gemeente. Verhuist het feest naar de buurgemeente, dan begint dat papier opnieuw, en de termijn van veertien dagen begint mee.

Binnen de gemeente ligt er nog een grens die stellen vaak over het hoofd zien. Het huwelijk mag alleen worden voltrokken op een locatie die de gemeente heeft aangewezen. Elke gemeente heeft een vaste lijst — het gemeentehuis en een reeks zalen, kastelen, molens en restaurants — en de meeste zijn bereid om op verzoek eenmalig een andere plek aan te wijzen. Die eenmalige aanwijzing is een aanvraag met een doorlooptijd en met leges, en hij is de reden om jullie droomlocatie vroeg bij de gemeente te melden en niet pas bij de melding zelf.

Nog een verschil met systemen die op openbare afkondiging draaien: er wordt vooraf niets openbaar opgehangen en er bestaat geen bezwaartermijn waarin de buurt kan reageren. Het huwelijk komt daarna wel in de registers van de burgerlijke stand en in de Basisregistratie Personen te staan, en die registratie is iets anders dan een openbare aankondiging: afschriften krijgen alleen jullie zelf en wie daar volgens de wet recht op heeft. Voor een geregistreerd partnerschap loopt overigens exact dezelfde route, met dezelfde termijnen.

Twee getallen omlijsten de hele oefening, en anders dan in veel landen zijn ze in Nederland overal gelijk. Het huwelijk mag pas vanaf de veertiende dag na de melding, en de melding blijft een jaar geldig. Daartussen mogen jullie zelf kiezen.

Samen openen ze een venster. Melden jullie meer dan een jaar vooruit, dan kan het nog niet; melden jullie binnen veertien dagen voor de datum, dan kan het niet meer. Wat per gemeente wél verschilt, is hoe ver vooruit jullie een datum kunnen reserveren en of de melding digitaal kan — die twee dingen haal je van de pagina van jullie eigen gemeente.

Het praktische advies ligt tussen de uitersten in: meld zodra datum en locatie definitief zijn, en niet eerder dan een jaar vooruit. Dat is vroeg genoeg om een probleem met een buitenlands document zonder paniek op te lossen, en laat genoeg dat de melding niet onder jullie vandaan verloopt. Staan datum en plek eenmaal vast, dan kunnen jullie het de gasten vertellen, en veel stellen zetten tijd, adres en reisinformatie op één plek op een trouwwebsite in plaats van ze maandenlang in berichtjes te herhalen.

In de meeste gemeenten is de melding inmiddels een digitaal formulier dat jullie allebei met DigiD ondertekenen. Waar dat niet kan, komen jullie samen langs. Reken op minder dan een halfuur zodra jullie aan de beurt zijn.

De gemeente controleert de identiteit van jullie allebei, haalt geboortegegevens, nationaliteit, burgerlijke staat en de gegevens van jullie ouders uit de Basisregistratie Personen, en toetst of jullie bevoegd zijn om te trouwen: geen bestaand huwelijk of partnerschap, geen te nauwe verwantschap, allebei achttien of ouder. Daarna verklaren jullie dat de gegevens kloppen en dat er geen beletsel is, en tekenen jullie. Lees op dat moment elke naam letter voor letter na. Wat in de huwelijksakte terechtkomt, staat daar voorgoed in, en een verschrijving corrigeren is een aparte procedure en geen telefoontje.

Lever aan wat de gemeente vraagt, in de vorm waarin ze het vraagt. Een geldig identiteitsbewijs is universeel. Is een van jullie in het buitenland geboren, eerder in het buitenland gescheiden of niet in Nederland ingeschreven, dan komen daar akten bij die gelegaliseerd en door een beëdigd vertaler vertaald moeten zijn — en dat is het onderdeel dat weken kost, niet de melding zelf.

Eén ding gebeurt hier wél, anders dan in landen waar de melding een pure formaliteit is. Heeft een van jullie geen nationaliteit van een EU- of EER-land of Zwitserland, dan toetst de gemeente de verblijfsrechtelijke positie en vraagt zij daarover advies. In die gevallen hoort een gesprek met jullie beiden bij de procedure, en dat gesprek gaat over jullie relatie. Een verblijfsvergunning is geen voorwaarde om te mogen trouwen — dat is een hardnekkig misverstand — maar de toets bestaat en kost tijd. Wat het huwelijk daarna in gang zet, is een aparte vraag, behandeld in trouwen met een partner uit het buitenland.

Hier zit het grote verschil met landen die met een vergunning werken. Jullie lopen niet met een document rond dat later ergens moet worden ingeleverd. De ambtenaar voltrekt het huwelijk, en op datzelfde moment maakt hij de huwelijksakte op. Jullie verlaten de zaal getrouwd, en de registratie is dezelfde dag rond.

Aan het eind van de plechtigheid wordt er getekend: door jullie beiden, door de ambtenaar en door de getuigen. Het aantal ligt vast — in Nederland minimaal twee en maximaal vier, allemaal achttien of ouder — en dat is geen gewoonte maar een voorwaarde. In België is het omgekeerd: daar zijn getuigen sinds 2013 niet meer verplicht en mogen er maximaal vier zijn. Wie er getuige mag zijn en wat zij die dag doen, staat in getuigen bij het huwelijk.

De ambtenaar schrijft de akte in in de registers van de burgerlijke stand van die gemeente, en van daaruit gaat het huwelijk automatisch naar de Basisregistratie Personen. Jullie hoeven het dus nergens meer te melden: niet bij jullie eigen gemeente, niet bij de Belastingdienst, niet bij de gemeente waar jullie wonen. Wat jullie wel zelf doen, is het doorgeven aan partijen die niet aan de BRP hangen, zoals de bank, de verzekeraar en de werkgever.

Het trouwboekje is optioneel en kost geld; het is een aandenken en geen bewijsstuk. Het echte bewijsstuk is een afschrift van de huwelijksakte, en dat vragen jullie aan bij de gemeente waar jullie zijn getrouwd, ook jaren later nog. Hoeveel afschriften zinvol zijn en hoe jullie ze bestellen, staat in de huwelijksakte aanvragen.

Naast de standaardroute lopen er een paar varianten, en een ervan past misschien beter bij jullie dan de gewone.

Elke Nederlandse gemeente wijst momenten aan waarop trouwen kosteloos is. Er staat wel iets tegenover: het zijn vaste tijden op vaste dagen, meestal vroeg in de week en vroeg op de ochtend, de plechtigheid is kort en zakelijk, en het aantal mensen dat mee naar binnen mag is beperkt tot jullie, de getuigen en soms een handvol anderen. Wie er alleen juridisch wil staan, of wie het feest los daarvan viert, komt hier verrassend ver mee — en het is de goedkoopste route naar precies hetzelfde huwelijk, zoals ook in met zijn tweeën trouwen aan bod komt.

De tweede variant is de babs voor één dag: iemand die jullie kennen wordt door de gemeente benoemd tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand voor jullie ene plechtigheid. Die persoon voltrekt dan echt het huwelijk. Er hangt een procedure aan — een aanvraag, meestal een beëdiging bij de rechtbank en leges — en niet elke gemeente werkt eraan mee of doet het binnen elke termijn. Vraag het dus vroeg, want dit is de enige manier om een eigen spreker en het juridische moment in één persoon te verenigen. Hoe je zo iemand kiest, staat in een ceremoniespreker kiezen.

De derde is de eenmalige aanwijzing van een trouwlocatie, waarmee de tuin van jullie ouders of een zaal die niet op de lijst staat voor die ene dag een huis der gemeente wordt. En de vierde is België, waar de getallen anders liggen: daar doen jullie aangifte in de gemeente waar een van jullie staat ingeschreven, mag het huwelijk vanaf de veertiende dag daarna, vervalt de aangifte al na zes maanden, en zijn getuigen niet verplicht. Trouwen jullie in België terwijl jullie in Nederland wonen, of andersom, houd dan de regels van het land van de plechtigheid aan en vraag daar wat er nodig is.