Quali costi sfuggono quasi sempre?

Questi costi non sono nascosti nel senso di occultati. Stanno nella seconda pagina di un preventivo, in un listino a parte, oppure da nessuna parte perché nascono solo da qualcosa che fate voi — per esempio andare avanti due ore oltre l'orario contrattato.

Gli importi qui sotto sono ordini di grandezza del mercato italiano e sono dati come forbici. Una cauzione da 500 euro in un agriturismo e una da 2.000 in una villa storica sono entrambe normali.

In Italia il preventivo di un ricevimento arriva quasi sempre IVA esclusa. L'aliquota sulla somministrazione di alimenti e bevande è del 10 per cento; su fotografo, video, musica, noleggi, allestimenti e wedding planner si applica quella ordinaria del 22.

Su 9.000 euro di ricevimento imponibile sono 900 euro. Su un blocco di servizi da 6.000 euro imponibili sono altri 1.320. Messi insieme, superano quello che la maggior parte delle coppie mette a budget per i fiori.

La domanda decisiva non è quella che si fa negli Stati Uniti sulla mancia al personale: qui il servizio è compreso nel prezzo a coperto. La domanda è un'altra, ed è doppia. Il prezzo che mi state facendo è lordo o netto, e con quale aliquota? E cosa comprende esattamente il coperto: quali bevande, per quante ore, con quale vino, con o senza aperitivo di benvenuto?

Diffidate dei preventivi scritti come un prezzo a persona seguito da un elenco di voci a parte in fondo alla pagina. Non è disonestà: è il modo in cui il settore mostra un numero confrontabile. Ma il numero confrontabile non è quello che pagherete.

Le location senza infrastruttura: casa, terreno, casale

Un caso a sé è la location che sembra economica perché non comprende quasi niente: il giardino di famiglia, un casale, un terreno, uno spazio grezzo. L'affitto sta molto sotto quello di una villa attrezzata, e tutto ciò che una villa attrezzata dà per scontato va portato lì. Le forbici qui sotto riflettono i prezzi italiani di noleggio e variano molto per zona, stagione e distanza di consegna.

Con 100 invitati queste righe fanno di solito 4.000-8.000 euro. Non è un argomento contro il giardino di casa. È un argomento per confrontare due location sul totale tutto compreso e non sull'affitto. A chi vi fa un prezzo senza infrastruttura chiedete l'elenco scritto di quello che va portato, e chiedete se esiste un noleggiatore di fiducia già coordinato con il posto.

Due effetti collaterali appartengono allo stesso calcolo. Montaggio e smontaggio allungano il periodo di noleggio, e dove il posto si affitta a giornata questo può significare pagare un giorno in più. E la riconsegna dei noleggi è un appuntamento a parte la mattina dopo, che ricade su persone che hanno già in carico tutto il resto del fine settimana.

• Pasti dei fornitori: 25-45 euro a persona con il menù fornitori. Quattro fornitori sono 100-180 euro.
• Diritto di taglio della torta: 2-5 euro a fetta se la torta viene da una pasticceria esterna. Con 120 invitati sono 240-600 euro.
• Diritto di tappo: tipicamente 5-20 euro a bottiglia dove la sala vi permette di portare il vostro vino o il vostro spumante. Sui grandi formati e sugli spumanti importanti può salire parecchio.
• Open bar dopo cena e barman: quotato a parte, a pacchetto per persona o a consumo. È la voce che più spesso non compare nel primo preventivo.
• Minimo garantito di coperti: la soglia contrattuale che pagate anche se venite in meno, una delle cinque clausole con cui il contratto della location decide quanto pagherete, accanto a conferma dei coperti, piano dei pagamenti, penali di recesso e supplementi.

Il minimo è quello che pesa di più ed è invisibile finché tutto va secondo i piani. Le rinunce tardive che vi portano sotto la soglia non fanno risparmiare niente. Fatevi dire il numero, e fatevi dire cosa ci rientra — una sala che conta solo il cibo richiede un numero di coperti sensibilmente più alto di una che conta anche bevande e affitto.

Tre categorie che crescono con la logistica anziché con gli invitati:

Le ore extra sono la voce che più spesso scatta per circostanza e non per scelta. Se il rito comincia con venticinque minuti di ritardo, tutto il resto slitta e il contatore di diversi fornitori continua a girare.

Sulla riga SIAE vale una precisazione, perché sfugge quasi sempre: la musica dal vivo o riprodotta in un ricevimento richiede il permesso, e i diritti li deve versare qualcuno. A volte se ne occupa la location, a volte il gruppo o il dj, a volte nessuno dei due e resta a voi. È una domanda da fare per iscritto, non un dettaglio da sistemare la settimana prima.

Il compromesso della location fuori città

Una location a un'ora dalla città ha spesso un affitto più basso e poi aggiunge le trasferte di cinque fornitori diversi, più gli spostamenti degli ospiti. Sommate tutte le righe di trasferta prima di contare il risparmio.

Nessuna di queste voci è grande da sola. Con 120 invitati la sola spedizione delle partecipazioni fa 200-350 euro, e l'intera colonna atterra fra 900 e 2.200 euro.

Due righe meritano una nota perché sono le uniche che non potete far quotare da nessuno. Le pubblicazioni e i diritti per il rito li fissa il vostro Comune, cambiano da comune a comune e in molti casi sono più alti se non siete residenti; per la sede distaccata — la villa o il palazzo che il Comune ha reso ufficialmente propria sede per i matrimoni — la differenza può essere di diverse centinaia di euro. Sono due telefonate all'ufficio di stato civile, e vanno fatte prima di scegliere il luogo, non dopo.

Cauzioni, permessi e le spese che non sono di un fornitore

Un ultimo gruppo di costi non arriva dai fornitori ma dai comuni, dai proprietari e dalle assicurazioni. Singolarmente piccoli, nell'insieme una riga da quattro cifre, e quasi mai in un preventivo.

La più comune è la cauzione per danni. È una voce di liquidità più che un costo: il denaro resta bloccato per settimane e torna dopo il sopralluogo, meno quello che la location contesta. Mettete per iscritto quando viene restituita e chi fa il giro degli spazi, perché senza un verbale di consegna firmato diventa la vostra parola contro la loro.

Poi i permessi, che riguardano soprattutto le location non convenzionali. A seconda del posto possono servire l'occupazione di suolo pubblico, una deroga per la musica amplificata oltre un certo orario, le pratiche per la somministrazione temporanea di alimenti e bevande dove non c'è una cucina autorizzata, e il permesso per la musica. Costano da poche decine a qualche centinaio di euro ciascuno. Il loro valore non è il costo: è che evitano che qualcuno vi faccia spegnere tutto alle undici di sera.

Infine l'assicurazione. Molte location chiedono una polizza di responsabilità civile come condizione del contratto. Verificate che cosa copre già la polizza della casa prima di comprarne una nuova, e chiedete se alla location serve una polizza dedicata o basta un certificato.

Se avete letto guide americane o inglesi avrete visto un fondo mance pari al 5-10 per cento del totale. In Italia quella convenzione non esiste. Il servizio è compreso nel prezzo a coperto, i fornitori quotano il proprio lavoro per intero e nessuno si aspetta una percentuale alla fine della serata.

Quello che esiste è un gesto, non una voce di budget: una busta al maître da dividere con il personale di sala, o qualcosa ai musicisti se la serata è andata oltre. Cento, duecento, trecento euro, decisi la sera stessa e solo se ne avete voglia. Su un matrimonio da 25.000 euro, accantonare un 8 per cento per le mance significherebbe congelare duemila euro per qualcosa che non vi verrà chiesto — soldi che stanno molto meglio nel fondo imprevisti.

Tre domande prima di ogni firma

1. Cosa non è compreso in questo prezzo? Questa formulazione fa emergere molto più che chiedere cosa è compreso.
2. Il prezzo è IVA inclusa o esclusa, e con quale aliquota? Su un ricevimento la risposta vale centinaia di euro, sui servizi molto di più.
3. Cosa succede se sforiamo l'orario, o se veniamo in meno del minimo garantito? Sono le due cose più probabili, ed entrambe costano.

Trascrivete le risposte come importi in euro nel vostro budget, non come appunti. Un costo che vedete per la prima volta sul conto finale è un costo su cui non avete più nessuna leva.