A che cosa fare attenzione nel contratto con la location?

I contratti delle location sono raramente iniqui e quasi sempre scritti da una parte sola: proteggono la struttura dai rischi che ha incontrato in vent'anni. È legittimo. Diventa un problema quando una coppia si accorge solo dopo la firma di quali di quei rischi si è presa.

Questa guida percorre le clausole che tornano in ogni contratto di location, spiega che cosa significa ciascuna quando qualcosa va storto, e nomina la domanda che va fatta prima della firma. Non è una consulenza legale: su cifre importanti o su formulazioni insolite, far leggere il testo a un avvocato vale il suo onorario.

Un contratto con una location è quasi sempre un contratto misto: la messa a disposizione di uno spazio, come in una locazione, più prestazioni di servizio come cucina, servizio e personale. Proprio perché non è un tipo contrattuale unico, nel codice non c'è un elenco delle clausole abituali. Vale quello che sta sul foglio.

Due cose sorprendono le coppie con regolarità. La prima: un contratto di questo genere non richiede una forma particolare, quindi una mail che dice «accettiamo il preventivo» può già vincolarvi. Se volete tenere un'opzione senza impegnarvi, scrivetelo esplicitamente. La seconda: il contratto scritto sostituisce tutto quello che è stato detto prima. Quello che è stato concordato con calore durante la visita e non sta nel testo, in una contestazione non esiste.

Verificate quindi prima la completezza e poi le parole. Questi sei dati devono stare nel contratto, altrimenti è incompleto:

• Data e fascia oraria — da quando a quando, allestimento e smontaggio compresi.
• Quali sale e quali spazi esterni — nominati, non «la struttura».
• Numero di coperti — con l'indicazione se è un minimo garantito.
• Prezzo e che cosa comprende — voce per voce, IVA indicata come inclusa o esclusa.
• Scadenze di pagamento — importi e quando maturano.
• Esclusiva — se quel giorno un secondo evento condivide la struttura.

Se manca uno di questi, la reazione giusta non è il sospetto ma una mail che chiede di aggiungerlo. Le strutture che lavorano in modo pulito lo aggiungono senza discutere. Quali di questi punti si riconoscono già in fase di preventivo è trattato nell'articolo sulla ricerca della location.

Quattro clausole determinano quanto pagherete alla fine. Raramente stanno sulla stessa pagina.

Il minimo garantito genera più equivoci di tutto il resto. Non conta quanto sia alto, conta a che cosa si applica e da quando è congelato. Fatelo girare contro il vostro piano: un esempio in euro, come aritmetica e non come listino, con 70 invitati a 95 € a coperto fa 6.650 €, e un minimo garantito di 70 coperti è quindi centrato in pieno. Se dieci invitati disdicono, ne pagate comunque 70: 950 € per sedie vuote.

Sull'adeguamento dei prezzi c'è una formulazione diffusa e accettabile: ritocchi ammessi fino a circa sei mesi prima della data, prezzi bloccati da lì in avanti. Una clausola che permette invece di adeguare fino al giorno stesso lascia dentro il vostro budget un importo aperto — ed è già la voce singola più grande, come mostra quanto costa un matrimonio.

Al versamento della firma le strutture danno due nomi diversi, e i due nomi hanno conseguenze diverse. Un acconto è soltanto un anticipo sul prezzo: se il contratto non va avanti, torna indietro. Una caparra confirmatoria (art. 1385 del codice civile) vincola invece in tutte e due le direzioni — se rinunciate voi la struttura la trattiene, se è la struttura a non rispettare l'accordo potete chiederne il doppio. Chiedete che sul documento sia scritto quale dei due state versando, perché la parola «deposito» da sola non dice niente.

Quasi ogni contratto chiede poi un numero di coperti vincolante entro una data, di solito fra i sette e i dieci giorni prima della festa. Da quella data in poi vi viene fatturato quello che avete dichiarato, non chi si presenta. La finestra è prassi commerciale e non legge, quindi il numero che vi vincola è quello del vostro contratto.

La clausola funziona in due direzioni, e non sono ugualmente rigide. Verso il basso è quasi sempre rigidissima: dichiarate 90 e ne vengono 80, ne pagate 90. Verso l'alto è spesso morbida ma con un tetto: le aggiunte tardive sono di solito possibili fino a un certo numero, oltre il quale la cucina dice di no. Chiedete qual è quel numero; nel testo non c'è quasi mai. E ricordate che a fine agosto molte strutture chiudono per ferie insieme ai loro fornitori: per un matrimonio di settembre, la finestra in cui avreste fatto il giro delle conferme è proprio quella.

Da qui segue una regola semplice per la dichiarazione: date il numero solido, non quello ottimista. Arrotondare ottanta conferme certe a 90 per sicurezza costa denaro vero — con il coperto d'esempio del capitolo precedente, 95 €, dieci persone sono 950 € di sedie vuote. E un numero solido lo avete solo se le risposte arrivano in un posto solo e tracciabili. Biglietti, messaggi e telefonate sparsi su quattro canali non fanno un totale affidabile a due settimane dalla data. Raccogliete le conferme con un RSVP online e alla data di conferma avete una lista invece di una stima; che cosa fa quel numero alla sala sta nell'articolo sulla capienza.

La parte che nessuno vuole leggere, e l'unica che conta quando conta. Vanno distinti tre casi.

1. Rinunciate voi. La norma è una scala di penali che cresce avvicinandosi alla data. Verificate a che cosa si applicano le percentuali — all'intero ordine o soltanto all'uso dello spazio. La differenza è grande, e in cifre d'esempio si vede subito: il 50 % di un ordine da 9.000 € è 4.500 €, mentre il 50 % di 1.800 € di affitto sala è 900 €. Una scala di questo tipo è una clausola penale (art. 1382 c.c.), e se è manifestamente eccessiva il giudice può ridurla (art. 1384 c.c.); una penale che vincola solo il consumatore si presume vessatoria per il Codice del consumo, e le condizioni generali predisposte da una parte richiedono comunque la specifica approvazione per iscritto prevista dall'art. 1341 c.c.
2. Rinviate. Una clausola di rinvio è l'aggiunta più preziosa che possiate negoziare: invece di una disdetta, la data si sposta su un giorno sostitutivo contro un rimborso spese. Molte strutture ormai lo offrono, ma lo scrivono nel contratto solo se lo chiedete.
3. Viene meno la struttura. Allagamento, procedura concorsuale, lavori. Chiedete che cosa vi promette il contratto in quel caso — la restituzione, una sala sostitutiva, oppure niente.

Il terzo caso è quello a cui nessuna coppia pensa. In Italia la domanda utile non è quasi mai «esiste un'assicurazione matrimonio»: la polizza annullamento evento esiste ma è un prodotto di nicchia, venduto quasi solo tramite broker e raramente conveniente sotto ordini importanti. La domanda che invece paga sempre è un'altra: quale copertura di responsabilità civile verso terzi ha la struttura, e i vostri invitati e i vostri fornitori ci rientrano? Fatevi indicare gli estremi della polizza nel contratto. È la copertura che le coppie danno per scontata e che, quando serve, si scopre intestata a qualcun altro.

Una nota sulle formulazioni: una clausola che vi rende responsabili in ogni caso mentre la struttura risponde solo «nei limiti di legge» è sbilanciata. Non è nemmeno automaticamente efficace — ma contarci è un piano mediocre. Una lite dopo il matrimonio vi costa nervi anche quando la vincete.

Proprio in fondo stanno le frasi che governano davvero la giornata. Quattro di esse ripagano ogni minuto.

• Orari di allestimento e smontaggio. Da quando potete decorare, entro quando deve essere tutto fuori? Uno smontaggio la notte stessa significa che alle tre del mattino qualcuno sta portando via le cassette. Stabilite prima chi è quel qualcuno.
• Orario di chiusura e musica. L'ora limite per la musica all'aperto non dipende dalla buona volontà del gestore: discende dai limiti acustici del Comune e, per superarli, da un'autorizzazione in deroga che va chiesta con settimane di anticipo. Chiedete se la struttura ne ha una in essere, fino a che ora vale e chi presenta la domanda. E chiedete della SIAE: quasi tutte le strutture hanno un abbonamento, ma se non ce l'hanno il permesso va richiesto e pagato, e tocca a voi.
• Che cosa portate voi. Le bevande vostre sono spesso ammesse ma costano il diritto di tappo. Fatevi mettere per iscritto l'importo a bottiglia, e verificate se vale anche per lo spumante dell'aperitivo e per i liquori della sera.
• Pulizia finale e danni. Che cosa è sporco normale, che cosa viene addebitato in più? Cera, coriandoli, riso e fontane fredde compaiono nel testo per nome sorprendentemente spesso.

Dove portate attrezzature, vale la pena di guardare la questione assicurativa: se noleggiate stoviglie, arredi o service, di norma rispondete voi di rotture e smarrimenti. Quanto in fretta la somma cresce quando una struttura fornisce poco è calcolato nell'articolo sulla location vuota.

In fondo c'è di solito la frase secondo cui le modifiche devono essere fatte per iscritto. Prendetela sul serio: dalla firma in poi ogni accordo passa per mail, anche i piccoli. Una telefonata con la struttura finisce con un riepilogo breve mandato allo stesso indirizzo.