Animazione e assistenza bambini: come organizzarla bene

Qui sotto trovate l'ordine pratico del lavoro: i rapporti numerici che determinano il costo, la stanza e che cosa deve saper fare, i tre modi di ingaggiare chi si occupa dei bambini e quanto costano davvero, la questione della responsabilità e dell'assicurazione che quasi tutte le coppie saltano, e una scaletta del turno costruita su come funziona davvero una giornata di matrimonio italiana.

Quante persone vi servono dipende dalle età dei bambini, non dal loro numero. Due bambini di tre anni assorbono più attenzione di sei di nove, e un gruppo misto è più difficile di tutti e due.

Qualunque cosa dicano i numeri, prendete almeno due persone. Una da sola non può consolare un bambino che piange e tenere d'occhio gli altri nello stesso momento, e non può uscire dalla stanza nemmeno per un minuto.

Se le età sono miste e lo spazio lo consente, dividete il gruppo. I più piccoli prendono il lato tranquillo con un posto per dormire, i più grandi il lato con le attività. È quella divisione a fare la differenza fra un servizio che regge tutta la sera e uno che crolla alle nove.

I nidi e le scuole dell'infanzia lavorano su rapporti fissati dai regolamenti regionali, e sono più stretti di questi: la tabella qui sopra è una guida per organizzare un evento, non uno standard educativo. Se vi rivolgete a un'agenzia, chiedete con quale rapporto lavorano e tenetela a quel numero.

L'assistenza ai bambini si gioca tutta sulla stanza. Ai bambini serve pochissimo, ma gli serve lontano dalla festa. L'ideale è una saletta con luce naturale, una porta che si chiude e una linea di vista verso lo spazio principale. Un angolo della sala del ricevimento no, perché non offre né silenzio né sorveglianza.

Chiudete cinque cose con la location prima di ingaggiare chiunque, meglio se insieme alle altre domande da fare al sopralluogo:

• Disponibilità: la stanza è vostra tutta la sera, o alle nove viene riallestita?
• Costo: c'è un affitto a parte?
• Sicurezza: scale, piscina, bracieri, accesso alla cucina — che cosa va messo in sicurezza, e da chi?
• Servizi: c'è un bagno vicino, e un posto dove cambiare un bambino?
• Rumore: è abbastanza lontana dalle casse perché un bambino piccolo riesca a dormire?

L'ultimo punto decide la vostra serata. Se un bambino riesce ad addormentarsi alle nove, i genitori restano — che poi è l'intero motivo per cui state facendo tutto questo. Quindi organizzate un posto dove dormire: un materasso, uno o due lettini da viaggio, coperte e una luce che si abbassa bastano.

Attrezzate la stanza per due fasce di età. Quello che occupa un bambino di due anni annoia uno di otto in pochi minuti, e i pezzi piccoli non vanno bene per i più piccoli. Due scatole, ben separate, funzionano meglio di una grande.

Due domande da fare alla location per iscritto e non a voce: come rientra quella stanza nel loro piano di emergenza ed evacuazione, e chi risponde se lì dentro si rompe qualcosa. È improbabile che servano tutte e due, ed è sgradevole parlarne per la prima volta la sera stessa. Verificate anche che non ci sia una seconda porta che dà su un posto non sorvegliato: un'uscita laterale sul parcheggio trasforma una persona in due.

Le strade sono tre, e si distinguono per prezzo, affidabilità e quanta organizzazione resta a voi.

Sono forbici larghe e si muovono con la zona e con il giorno della settimana: i sabati sera e i weekend lunghi costano visibilmente di più. Molte agenzie lavorano a pacchetto per l'evento invece che a ore. Chiedete di trasferta, minimo di ore ed eventuale maggiorazione dopo mezzanotte: quelle voci insieme pesano spesso più della differenza oraria fra due preventivi.

Una regola vale per tutte e tre le strade: chi si occupa dei bambini non deve essere anche un invitato. Una persona invitata sarà tirata fra la festa e i bambini e farà male tutte e due le cose. Se un'amica dà una mano, fatene un lavoro pagato con un orario di fine definito, e non un favore a tempo indeterminato.

Chiedete dell'esperienza con gli eventi, non solo con i bambini. Un matrimonio è un contesto strano: edificio sconosciuto, folle di estranei, fine tardi, genitori che si affacciano alla porta ogni venti minuti.

Prenotate presto e leggete le condizioni di disdetta. I sabati di alta stagione fra maggio e settembre si prendono con mesi di anticipo, e le agenzie di solito vogliono i numeri confermati una o due settimane prima, con il compenso calcolato sui bambini prenotati e non su quelli che si presentano. Chiedete che cosa succede se qualcuno si ammala: un'agenzia deve mandare una sostituta, mentre un accordo privato vi lascia il problema in mano alle otto di mattina.

Questa è la parte che le coppie saltano, ed è la parte che conta se qualcosa va storto. Offrire un servizio di assistenza non vi trasferisce la responsabilità legale su un bambino. Passa a chi se ne occupa solo nella misura in cui è stata effettivamente affidata, e solo per il periodo concordato.

In pratica vuol dire tre cose:

1. Con un'agenzia: chiedete copia della polizza di responsabilità civile e chiedete se il personale che verrà è in regola con il certificato penale del casellario giudiziale previsto per chi lavora a contatto con minori. Va chiesto per le persone che verranno, non solo per la società.
2. In privato: mettete l'accordo per iscritto, anche in quattro righe. Nomi, orari, numero di bambini, che cosa è compreso. Non per formalità, ma perché tutti si aspettino la stessa cosa.
3. In tutti e due i casi: dite chiaramente ai genitori com'è organizzata la cosa. Qualcuno lascerà il bambino volentieri, qualcun altro vorrà restare nei paraggi, e vanno bene tutte e due, purché nessuno debba indovinare.

Poi mettetevi d'accordo con i genitori su quattro punti pratici, possibilmente prima e non sulla porta:

• Orari: quando comincia e quando finisce il turno, e che cosa succede dopo
• Reperibilità: come si trova un genitore in una sala da centoventi persone
• Cibo: che cosa viene dato ai bambini e che cosa devono portare i genitori
• Riconsegna: chi può venire a prendere un bambino e — dove le famiglie sono separate — chi no

Un servizio che copre tutta la giornata costa caro e quasi sempre non serve. Quello che state comprando è la copertura sui pezzi di giornata in cui i bambini o si annoiano o sono d'intralcio: l'aperitivo, le foto e soprattutto le lunghe ore a tavola.

1. Dalla fine della cerimonia: il turno apre, i bambini vengono affidati
2. Aperitivo e servizio fotografico: attività fuori o nella saletta
3. Pranzo o cena: i bambini mangiano prima e a parte, poi rientrano
4. Le ore centrali a tavola: il punto di pressione — in un ricevimento italiano è qui che state davvero spendendo i vostri soldi
5. Dopo il taglio della torta: fase tranquilla, letti pronti, luci basse
6. Dalle dieci alle undici: riconsegna ai genitori, il turno chiude

A chi si occupa dei bambini serve un foglio con ogni bambino, l'età, i genitori e tutto quello che è rilevante: allergie, un oggetto che serve per addormentarsi, se fa il sonnellino. Raccogliere quei dati insieme alle conferme vi risparmia un intero giro di solleciti; se le risposte arrivano su il vostro sito di matrimonio, l'elenco si stampa e basta qualche giorno prima.

Nello stesso momento chiudete due cose con il ristorante. Quasi tutti fanno un menù bambini a prezzo ridotto, di solito fra la metà e i due terzi del coperto adulto, servito prima del pranzo vero così i bambini mangiano mentre gli adulti si stanno ancora sedendo. E chiedete che anche chi lavora con i bambini venga sfamato: un turno di sei ore vuole un pasto, si paga alla tariffa del menù fornitori e le coppie se lo dimenticano tutte le volte.

Tenetevi un margine. Uno o due bambini in più di quelli dichiarati si presentano quasi sempre, perché all'ultimo momento qualcosa cambia. Prendere una persona in più costa meno che rimettere in piedi una stanza in affanno alle nove di sera, ed è l'assicurazione più economica di tutto questo elenco.