Sollecitare le conferme: cosa fare quando gli invitati spariscono

Questo articolo ragiona all'indietro dal numero che serve davvero alla cucina, così i solleciti hanno una fine invece di trascinarsi. Dice chi deve fare le telefonate, perché non dovete farle voi, con quali parole si ottiene un sì o un no invece dell'ennesimo forse, e come trattare quelli che non rispondono proprio mai.

Prima di sollecitare chiunque, scoprite quando il vostro numero smette di essere modificabile. Quasi tutte le sale e quasi tutti i catering vogliono il numero definitivo dei coperti fra i sette e i quattordici giorni prima, e qualcuno lo chiede a quattro settimane. È quella data, non la vostra scadenza per le conferme, il vero capolinea.

Tutto il resto ci sta appeso. Tavoli, segnaposto, menù, bomboniere e confetti se li fate, e spesso anche la data di rilascio del blocco camere stanno nelle stesse due settimane. Se non avete deciso in anticipo che ne sarà di un invitato che a quel punto non ha ancora risposto, finirete per deciderlo alle undici di sera mentre scrivete i segnaposto.

Quindi mettete in fila le due date:

• La vostra scadenza per le conferme — di solito da quattro a sei settimane prima
• La scadenza del ristorante per il numero definitivo — di solito una o due settimane prima

La distanza fra le due è la vostra finestra per sollecitare, e in genere è di tre-cinque settimane. È generosa, ma non è infinita, ed è il motivo per cui i solleciti vogliono delle date e non delle buone intenzioni.

Un'altra cosa da sapere prima di cominciare a preoccuparvi: una quota consistente delle risposte arriva sempre dopo la scadenza. Una pila di conferme mancanti la mattina dopo è del tutto normale. Diventa un problema di programmazione solo se sopravvive alla seconda fase.

Tenete il conto per persona e non per busta. Un invito può coprire quattro persone, e una risposta che ne conferma due sembra completa su una lista costruita sui nuclei. Date a ogni nome una riga e uno stato suoi, e aprite dal primo giorno una colonna per i no: un no che nessuno ha annotato viene sollecitato due settimane dopo, ed è l'unica telefonata che offende sul serio.

I solleciti funzionano se salgono di intensità. Ogni giro usa un canale diverso, così il messaggio dopo non sembra la fotocopia di quello prima, e ogni giro accorcia la lista.

Il primo messaggio va in copia nascosta. Nessuno deve poter vedere chi altro non ha risposto: quello trasforma una spinta gentile in un elenco pubblico.

La seconda fase è quella che fa il lavoro, e in Italia è anche l'unica che le persone si aspettano davvero. Si rimanda perché rispondere è un compito piccolo in competizione con compiti più grandi, e una telefonata toglie la possibilità di rimandare. Tenete la lista aperta mentre chiamate, così la risposta si scrive subito.

La terza fase vuole un motivo attaccato, non una minaccia. Dire che il numero va in cucina il quattordici è un'informazione. Dire che vi serve una risposta adesso è pressione, e la pressione produce forse.

Voi siete le persone peggiori per mandare un terzo sollecito. Un sollecito che arriva dagli sposi si legge come pressione per quanto sia gentile, e consuma esattamente l'attenzione che nelle ultime settimane vi serve per altro.

Dividete la lista di chi manca in base a chi conosce chi. In pratica vuol dire che testimoni e amici stretti prendono gli amici, e ogni famiglia si prende i propri parenti. In Italia quest'ultimo pezzo funziona benissimo, perché in molte famiglie il telefono lo alza comunque una madre e nessuno lo trova strano. Migliorano due cose insieme: chi chiama conosce davvero l'invitato, e la conversazione resta informale invece che burocratica.

A chi solleciterà date tre cose, altrimenti non lo farà:

1. Una lista aggiornata dei nomi che mancano, con i numeri di telefono — non c'è niente di più imbarazzante che sollecitare qualcuno che ha risposto due settimane fa
2. Una frase da dire, così non deve inventarsela sulla soglia della conversazione
3. Un posto solo dove mandare le risposte, e uno solo

L'ultimo punto conta più di quanto sembri. Se le risposte arrivano a tre persone diverse e nessuno le mette insieme, si producono telefonate doppie, e le telefonate doppie bruciano tutta la buona volontà guadagnata con la prima.

Tenetevi due o tre casi delicati: il parente che non sta bene, l'amica che si sta separando. Quelle conversazioni non si delegano, e di solito sono quelle in cui un no è probabile.

Un promemoria che si limita a ripetere la scadenza finisce esattamente dove era finito l'invito. Le risposte arrivano quando il messaggio fa tre cose: dà un motivo concreto, rende banale rispondere e indica una data nuova.

Quindi, invece di chiedere alle persone di ricordarsi di rispondere, dite a che cosa serve la risposta. Qualcosa come: diamo i numeri alla cucina il quattordici, ci mandate una parola entro venerdì? È una domanda a cui si risponde alla fermata dell'autobus.

Tre accorgimenti valgono la fatica:

• Rendete la risposta binaria. Un sì o un no si dà in pochi secondi; un modulo è un compito per dopo.
• Dite quanto costa. Dire a qualcuno che ci vogliono dieci secondi è un invito. Chiedergli di compilare qualcosa sono compiti a casa.
• Offrite una via di mezzo. Chi aspetta le ferie, un turno o una visita spesso può dire quasi sicuramente sì, certo entro il venti. Per voi è molto più utile del silenzio.

Trattate un forse come un no con biglietto di ritorno. Programmate senza quella persona e risentitela una volta sola, brevemente, poco prima del vostro capolinea. Qualunque altro approccio significa cucinare e pagare per persone che poi non vengono, e a un costo per coperto italiano quelli sono soldi veri, non un arrotondamento.

Una piccola quota di invitati non risponderà a nessuno dei tre giri. Decidete la regola adesso, mentre siete tranquilli, e non nella settimana del matrimonio.

La regola giusta è questa: dopo l'ultima richiesta e una data finale dichiarata chiaramente, nessuna risposta vale come un no. Scrivetelo con la data accanto al nome, così nessuno si presenta il giorno stesso senza un coperto, e mandate un messaggio corto e cordiale in cui dite che ormai state organizzando senza di loro e che sareste felicissimi di sapere il contrario. È chiarezza, non uno sgarbo.

I sì tardivi sono il problema speculare. Se qualcuno accetta dopo la scadenza del numero definitivo, la risposta onesta spesso è che potete sederlo ma non potete dargli lo stesso menù — e quasi tutti preferiscono di gran lunga sentirsi dire questo che non trovare il proprio segnaposto. Chiedete in anticipo al ristorante quanto costa un'aggiunta tardiva e fino a quando si può fare: la risposta è di solito più elastica di quanto suggerisca quello che c'è scritto nel contratto con la location.

Tutto questo dipende dal sapere a colpo d'occhio come siete messi. Se le risposte arrivano in un posto solo — un sito di matrimonio online raccoglie insieme la risposta e il momento in cui è arrivata — chi sollecita lavora sulla stessa lista, ed è l'unica cosa che impedisce le telefonate doppie.

Infine, mettete in conto un calo. Anche quando tutti i sì sono arrivati, qualcuno salta nelle ultime due settimane: un numero fissato sul massimo esatto non vi lascia nessuno spazio.