Na co zwrócić uwagę na degustacji?

Mało które spotkanie w całym planowaniu jest taką przyjemnością i tak źle wykorzystaną. Dwie osoby siadają przy nakrytym stole, dostają w spokoju trzy dania i wszystko uznają za znakomite. To nie jest szczęście; to jest to, co robi szef kuchni, wydając dwie porcje.

W dniu wesela ta sama kuchnia wydaje dziewięćdziesiąt porcji naraz, często w pomieszczeniu, które kuchnią nie jest. Odległość między tymi dwiema sytuacjami jest prawdziwym tematem spotkania. Ten artykuł pokazuje, kiedy degustacja powinna się odbyć, kto ma przyjść, których dziewięć rzeczy sprawdzić i co koniecznie spisać potem. Wybór usługodawcy jest wcześniej — o tym jest artykuł o tym, jak wybrać catering na wesele.

Właściwy moment jest po krótkiej liście i przed podpisem. Zbyt wcześnie oznacza przejedzenie się przez trzech usługodawców i skończenie z sytością zamiast z podstawą do decyzji. Zbyt późno oznacza, że umowa już wiąże i nie da się nic zmienić.

W Polsce trzeba jednak od razu powiedzieć, że ta kolejność często nie jest do utrzymania, i lepiej wiedzieć o tym z góry niż odkryć to na miejscu. Dobra sala weselna na sobotę w czerwcu albo we wrześniu bywa zajęta na osiemnaście miesięcy naprzód, a degustacje wiele sal robi zbiorczo, raz albo dwa razy w roku, i tylko dla par, które już wpłaciły. Realny wybór brzmi wtedy: albo rezerwujecie termin bez degustacji, albo tracicie termin. Jeśli tak jest, przenieście ciężar sprawdzania na to, co da się zrobić przed podpisem — obejrzyjcie prawdziwe wesele w tej sali od zewnątrz, poproście o zdjęcia zimnej płyty z ostatnich terminów i porozmawiajcie z parą, która tam była. Degustacja staje się wtedy spotkaniem korygującym menu, a nie wybierającym salę, i trzeba ją tak prowadzić.

Tam, gdzie kolejność da się utrzymać, wygląda ona tak: dwóch usługodawców, którzy odpowiedzieli już na wszystkie trudne pytania — kuchnia, obsługa, termin liczby gości, struktura ceny — przechodzi do degustacji. Trzecie spotkanie rzadko się opłaca. Co do terminu: sześć do dziewięciu miesięcy przed weselem to dobry korytarz. Wcześniej decyzja sezonowa jest często jeszcze otwarta, później poszukiwani usługodawcy są zajęci.

Nie ma powszechnego modelu rozliczania kosztu i praktyka różni się mocno między firmami. Trzy warianty są częste:

• Bezpłatnie, zwykle w mniejszych firmach albo tam, gdzie zamiar rezerwacji jest już bardzo konkretny.
• Płatnie z zaliczeniem na poczet rachunku. Najczęstszy i najuczciwszy wariant: płacicie za spotkanie, a kwota schodzi z rachunku, jeśli podpiszecie.
• Płatnie bez zaliczenia, często przy rozbudowanym menu albo gdy przyjeżdża kilka osób.

Zapytajcie wcześniej, który wariant obowiązuje i czy napoje są wliczone. I zapytajcie, czy dodatkowe osoby kosztują — odpowiedź decyduje, kogo zabieracie.

Pokusa, żeby zabrać rodziców i świadków, jest silna. Oprzyjcie się jej przynajmniej częściowo: każda dodatkowa osoba wnosi dodatkową opinię, a menu skrojone tak, żeby zadowolić sześcioro ludzi, będzie najnudniejszym z możliwych.

Działający skład to dwie do czterech osób: Wy dwoje plus najwyżej dwie inne — sensownie takie, których ocenę cenicie i które mają w dniu wesela jakąś rolę. Szczególnie użyteczna jako gość jest osoba z ograniczeniem żywieniowym, bo widać wtedy, jak poważnie firma traktuje prośby specjalne.

Weźcie ze sobą pięć rzeczy:

1. Przebieg dnia z godzinami, przynajmniej z grubsza. Kiedy powitanie, kiedy obiad, kiedy tort, kiedy ciepła kolacja w nocy.
2. Przybliżoną liczbę gości oraz liczbę dzieci wraz z ich wiekiem.
3. Listę ograniczeń żywieniowych, na tyle, na ile jest już znana.
4. Zdjęcia albo wymiary sali, przede wszystkim miejsca, w którym ma stanąć kuchnia albo bufet.
5. Notatnik, całkiem serio. Po trzecim daniu i dwóch kieliszkach nikt nie pamięta drugiego.

Punkt pierwszy zmienia spotkanie najbardziej, a w Polsce zmienia je podwójnie, bo dań jest kilka i rozkładają się na całą noc. Obiad o siedemnastej, kolejne danie o dziewiętnastej, tort, ciepła kolacja o północy i jeszcze jedno danie nad ranem to zupełnie inne zamówienie niż jeden posiłek. Z przebiegiem w ręku rozmawiacie o godzinach, a nie o daniach — podstawy zebrał artykuł o planowaniu menu weselnego.

Wejdźcie tam z listą. Dziewięć poniższych punktów jest dobranych tak, żeby dało się je zaobserwować przy stole bez żadnej wiedzy fachowej.

Punkt drugi jest najskuteczniejszy i nigdy nie bywa robiony. W dniu wesela między wyłożeniem a jedzeniem czeka się przy każdym stole, przy niektórych dziesięć minut. Ryba idealna na świeżo bywa po dziesięciu minutach sucha. Sprawdźcie to, zamiast mieć nadzieję.

Punkt siódmy brzmi jak estetyka, a jest pytaniem o przepustowość. Jeśli talerz jest budowany pęsetą, zajmuje dwie minuty; dziewięćdziesiąt takich to trzy godziny pracy. Albo jest na to dość ludzi w kuchni, albo talerz w dniu wesela wygląda inaczej niż na degustacji. Zapytajcie dokładnie o to, otwarcie i uprzejmie: jak wygląda ten talerz, kiedy robicie go dziewięćdziesiąt razy?

I zapisujcie po każdym daniu ocenę od jednego do pięciu, zanim zaczniecie ze sobą rozmawiać. Inaczej pierwsze wypowiedziane wrażenie przejmuje salę i zostajecie z jedną opinią zamiast z czterema.

Sednem spotkania jest skalowanie i da się o nim rozmawiać zaskakująco konkretnie, jeśli zada się właściwe pytania. Dotyczy to czterech obszarów.

• Jednoczesność. Dziewięćdziesiąt dań głównych musi znaleźć się na stołach w ciągu kilku minut. Udaje się to tylko przy dostatecznej obsłudze i stanowisku wydawania blisko sali. Zapytajcie, ile talerzy wychodzi w jednym rzucie i ile jest rzutów.
• Ile jest przygotowane wcześniej. Sporo rzeczy jest podgotowanych i kończonych na miejscu. To zupełnie normalne i w ilości nie do uniknięcia — ale nie działa równie dobrze przy każdym daniu. Zapytajcie, które składniki Waszego menu są przygotowywane z wyprzedzeniem.
• Kuchnia na miejscu. Jeśli Wasze miejsce nie ma stałej kuchni, to zmienia menu. Wszystko smażone, wszystko robione na zamówienie i wszystko wymagające sekundowego wyczucia jest z kuchni mobilnej trudniejsze.
• Droga do stołu. Osiemdziesiąt metrów przez łąkę kosztuje temperaturę. Kto o tym wie, planuje termosy transportowe — kto nie wie, podaje letnie.

Z tych czterech punktów wynika zalecenie, które sprawdza się w praktyce: wybierzcie dania odporne na dużą liczbę, a wyrafinowanie ulokujcie w tych daniach, które idą w małych ilościach albo bez presji czasu — przystawka, powitanie, stół deserowy. Duszone, wolno gotowane i wszystko z sosem wybacza czekanie; wszystko szybko obsmażone nie wybacza. W polskim układzie dochodzi jeszcze jedna wskazówka: zimna płyta stoi na stole godzinami, więc to ona, a nie danie główne, decyduje o pierwszym wrażeniu — poproście, żeby na degustacji stanęła w tej postaci, w jakiej stanie na weselu, a nie jako talerzyk pokazowy.

Zamknijcie ten blok prośbą o referencję w Waszej skali. Nie o najładniejsze wesele, tylko o największe z tym menu. Jeśli odpowiedź leży wyraźnie poniżej Waszej liczby gości, to nie jest wyrok — ale należy do bilansu i sprawia, że odpowiedź o obsadzie staje się ważniejsza.

Degustacja kończy się prawie zawsze w dobrym nastroju i przy ustnych obietnicach. To właśnie jest problem: cztery miesiące później nikt nie pamięta, że sos miał być mniej słodki i że ustalone zostało drugie danie wegetariańskie.

Wyślijcie więc w ciągu dwóch dni krótkie podsumowanie i doprowadźcie do jego potwierdzenia. Powinno zawierać:

1. Menu w omówionym kształcie, danie po daniu, z uzgodnionymi zmianami.
2. Wersje wegetariańską, wegańską i dziecięcą — każdą w całości, a nie w formie dopisku.
3. Każdą obietnicę ilościową: dokładki, liczba przekąsek na powitanie, ciepła kolacja w nocy.
4. Sposób serwowania osobno dla każdego dania, jeśli się różni.
5. Uzgodnioną obsadę i godziny, w których jest na miejscu.
6. Termin podania ostatecznej liczby gości i to, co da się po nim jeszcze zmienić.
7. Co dzieje się z kosztem degustacji.

Punkt szósty zasługuje na szczególną uwagę, bo wiszą na nim pieniądze. Do kiedy podajecie liczbę, jak długo wolno ją podnieść i czy jest minimum, to sprawy umowne — w Polsce termin leży zwykle od siedmiu do czternastu dni przed weselem, ale wiąże Was wyłącznie to, co stoi w Waszej umowie, a nie reguła kciuka. Własny termin potwierdzeń ustawcie wyraźnie przed nim; odpowiedź, która sama się liczy, ułatwia to znacznie bardziej niż zbiór wiadomości i telefonów, patrz potwierdzenia online.

I trzymajcie ograniczenia żywieniowe osobno od menu. Zmieniają się do ostatnich dni przed terminem i potrzebują własnego formatu, żeby dotarły do kuchni — jak taki format wygląda, opisuje artykuł o zgłaszaniu alergii kuchni.