¿En qué hay que fijarse en la prueba de menú?

Pocas citas de toda la planificación son tan agradables y se aprovechan tan mal. Dos personas se sientan a una mesa puesta, les sirven tres platos con calma y todo les parece excelente. Eso no es suerte: es lo que hace un jefe de cocina cuando emplata dos raciones.

El día de la boda esa misma cocina saca noventa raciones a la vez, muchas veces en un sitio que no es una cocina. La distancia entre esas dos situaciones es el tema real de la cita. Este artículo explica cuándo debe hacerse la prueba, quién debe ir, qué nueve cosas comprobar y qué hay que poner por escrito después sin falta. Elegir al proveedor va antes, y está en nuestro artículo sobre cómo elegir el catering.

El momento correcto es después de la lista corta y antes de la firma. Si probáis demasiado pronto, os coméis tres proveedores y acabáis con saciedad en lugar de con una base para decidir. Si probáis demasiado tarde, ya estáis contratados y no podéis cambiar nada.

En la práctica eso significa: pasan a prueba de menú dos proveedores que ya han contestado todas las preguntas duras — cocina, personal, fecha del número definitivo, estructura de precios. Una tercera cita rara vez compensa.

Sobre el calendario: de seis a nueve meses antes de la boda es un buen corredor. Antes, la decisión de temporada suele seguir abierta; después, los proveedores solicitados están cerrados. Contad además con que muchas empresas agrupan sus pruebas y solo las ofrecen ciertos días de la semana: preguntad antes de inventaros una fecha que os venga bien.

Para el coste no hay un modelo universal, y aquí el mercado hispanohablante se comporta distinto de lo que describe el manual internacional. Cuando el banquete lo vende el propio sitio — que es el caso normal en España — la prueba suele ser gratuita para la pareja y para un número acordado de acompañantes, y llega después de reservar la fecha, no antes. Eso cambia el sentido de la cita: no estáis eligiendo proveedor, estáis ajustando un menú ya contratado, y vuestra capacidad de negociación es menor. Preguntad expresamente qué podéis cambiar todavía. Con un catering externo, en cambio, se dan las tres variantes clásicas:

• Gratuita, normalmente en empresas pequeñas o cuando la intención de contratar ya es muy concreta.
• De pago y descontable al contratar. La variante más frecuente y más justa: pagáis la cita y se descuenta de la factura si firmáis.
• De pago y no descontable, muchas veces en menús elaborados o cuando van varias personas.

Preguntad antes cuál se aplica y si las bebidas están incluidas. Y preguntad si las personas de más cuestan algo: la respuesta decide a quién lleváis.

La tentación de llevar a los padres y a los testigos es fuerte. Resistidla al menos en parte: cada persona de más trae una opinión de más, y un menú diseñado para contentar a seis personas será el más soso de la carta.

Un grupo que funciona son dos a cuatro personas: vosotros dos y como mucho dos más, y con sentido: gente cuyo criterio valoráis y que además tiene un papel el día de la boda. Alguien con una restricción alimentaria es especialmente útil como acompañante, porque enseña lo en serio que se toma la empresa las peticiones especiales.

Llevad cinco cosas:

1. El horario del día con horas, al menos aproximado. Cuándo el cóctel, cuándo el banquete, cuándo la tarta, cuándo la recena.
2. El número aproximado de invitados y cuántos niños hay, con sus edades.
3. La lista de restricciones alimentarias, hasta donde se conozca ya.
4. Fotos o medidas de vuestro espacio, sobre todo de la zona donde tiene que ir la cocina o el bufé.
5. Una libreta, en serio. Después del tercer plato y dos copas nadie recuerda el segundo.

El primer punto es el que más cambia la cita, y en una boda hispanohablante lo cambia el doble: un banquete que empieza a las tres de la tarde y otro que empieza a las nueve y media de la noche no son el mismo encargo, y un cóctel de dos horas no se resuelve con unos canapés. Con el horario delante se habla de horas reales en lugar de hablar de platos; lo básico está en nuestro artículo sobre la planificación del menú.

Entrad con una lista. Los nueve puntos de abajo están elegidos para que podáis observarlos desde la mesa sin necesitar ningún conocimiento técnico.

El segundo punto es el más eficaz y no lo hace nunca nadie. El día de la boda hay una espera entre emplatar y comer en todas las mesas, y en algunas son diez minutos. Un pescado perfecto recién hecho puede estar seco a los diez. Probadlo en vez de confiar.

El séptimo suena a estética y es una cuestión de capacidad. Si un plato se monta con pinzas tarda dos minutos; noventa son tres horas de trabajo. O hay bastante personal de cocina para eso, o el día de la boda el plato tiene otro aspecto que en la prueba. Preguntadlo tal cual, abierta y amablemente: ¿cómo queda este plato cuando estáis haciendo noventa?

Y puntuad de uno a cinco después de cada plato, antes de hablar entre vosotros. Si no, la primera impresión que se dice en voz alta se apodera de la mesa y acabaréis con una opinión en lugar de cuatro.

El núcleo de la cita es la escala, y se puede hablar de ella con sorprendente concreción si se hacen las preguntas correctas. Afecta a cuatro terrenos.

• Simultaneidad. Noventa platos principales tienen que estar en las mesas en pocos minutos. Eso solo funciona con bastante personal de sala y con un punto de emplatado cerca del comedor. Preguntad cuántos platos salen por tanda y cuántas tandas hay.
• Cuánto se prepara de antemano. Mucho se cocina a medias y se termina en el sitio. Eso es completamente normal e inevitable en cantidad, pero no funciona igual de bien con todos los platos. Preguntad qué componentes de vuestro menú van preelaborados.
• La cocina del sitio. Si vuestro espacio no tiene cocina fija, eso cambia el menú. Todo lo frito, todo lo que se hace al momento y todo lo que exige un punto exacto es más difícil desde una cocina móvil.
• El recorrido hasta la mesa. Ochenta metros por un campo cuestan temperatura. Quien lo sabe prevé carros calientes; quien no, sirve templado.

De esos cuatro puntos sale una recomendación que aguanta en la práctica: elegid platos robustos para el número grande y poned el refinamiento en los pases que salen en poca cantidad o sin presión de tiempo — el cóctel, el entrante, la mesa de postres. Los guisos, los estofados y todo lo que lleva salsa perdonan la espera; lo que se marca a fuego rápido no.

Cerrad este bloque pidiendo una referencia a vuestra escala. No la boda más bonita, sino la más grande con este menú. Si la respuesta queda muy por debajo de vuestro número de invitados, eso no descarta a nadie, pero entra en la balanza y hace más importante la respuesta sobre el personal.

Una prueba de menú termina casi siempre con buen ambiente y promesas de palabra. Esas son justamente el problema: cuatro meses después nadie se acuerda de que la salsa iba a ser menos dulce y de que se había acordado un segundo plato vegetariano.

Así que enviad un resumen corto en un plazo de dos días y pedid que os lo confirmen. Debe contener:

1. El menú tal como se habló, pase por pase, con los cambios acordados.
2. Las versiones vegetariana, vegana e infantil, cada una completa y no como nota al margen.
3. Todas las promesas sobre cantidad: repetir, número de piezas en el cóctel, recena.
4. El tipo de servicio de cada pase, si varía.
5. El personal acordado y las horas que está en el sitio.
6. La fecha límite del número definitivo y qué se puede cambiar después.
7. Qué pasa con el coste de la propia prueba.

El sexto merece atención especial porque de él cuelga dinero. Hasta cuándo dais el número, cuánto podéis revisar al alza y si hay un mínimo garantizado son materia contractual y siguen el derecho del país donde firmáis: fiaos de vuestro contrato y no de una regla general. Poned vuestra fecha de confirmación bastante antes; una respuesta que se cuenta sola facilita eso mucho más que un montón de mensajes y llamadas, ved la confirmación online.

Y mantened las restricciones alimentarias separadas del menú. Cambian hasta pocos días antes de la fecha y necesitan un formato propio para que lleguen a la cocina; cómo es ese formato está en nuestro artículo sobre cómo informar de alergias al catering.