Qual è il nostro piano B se piove?

La frase «tanto ci spostiamo dentro» non è un piano. Si dice in una giornata di sole, e in quella bagnata si scopre che la sala interna fa sedere sessanta dei vostri novanta invitati, che le sedie sono tutte fuori e che nessuno ha deciso chi decide.

Un piano B che funziona risponde a tre domande: dove esattamente, chi lo dichiara e quanto dura lo spostamento. Una volta che quelle tre risposte sono scritte e ogni fornitore le ha, la pioggia è meteo e non un incidente.

Ispezionate l'alternativa durante il sopralluogo, non al telefono. Mettetevi nella sala che verrebbe usata e contate le sedie. Devono essere vere tre cose: fa sedere tutti gli invitati — cosa che non dice il numero della brochure ma la superficie per persona una volta messi tavoli e pista —, si raggiunge senza che nessuno cammini sotto la pioggia ed è davvero libera nella vostra data — non usata come deposito delle sedie da esterno, non trasformata in camerino, non occupata da un secondo evento.

Chiedete esplicitamente chi esegue lo spostamento. In alcune location girare la sala fa parte del servizio; in altre tocca a voi o a chi cura l'allestimento. Se non è di nessuno, nel giorno di pioggia è vostro, proprio nel giorno in cui avete meno tempo da dedicargli.

Il punto cieco è quasi sempre il tragitto. Fra parcheggio, rito e ricevimento c'è quasi sempre un tratto all'aperto. Informatevi se ci sono ombrelli, quanti e chi li distribuisce. Venti ombrelli a un matrimonio da ottanta persone sono attrezzatura, non decorazione.

Allo stesso sopralluogo appartiene una seconda domanda: quanto dura davvero lo spostamento? Non chiedete se la sala si può girare, chiedete quanti minuti servono e quante persone. Una sala in cui bisogna spostare ottanta sedie richiede quattro persone per mezz'ora. Se le sedute stanno al chiuso ed escono solo quando il tempo è buono, allora il piano B è lo stato normale e il piano A l'eccezione — una posizione di partenza molto più tranquilla, ed è il motivo per cui molte location esperte lavorano esattamente così.

La seconda metà di un piano B è il percorso decisionale. Ogni spostamento ha un ultimo momento comodo. La tabella elenca le decisioni più frequenti, la loro scadenza e chi dovrebbe prenderle — volutamente non sempre gli sposi.

Concordate prima una soglia semplice, così la decisione non va discussa: per esempio, sopra il 60 per cento di probabilità di pioggia nell'ora del rito si allestisce dentro. Una regola dichiarata toglie un'enorme quantità di pressione alla mattina.

Nella pratica ne esistono solo tre, e a distinguerli è quanto presto dovete impegnarvi:

• La sala al chiuso. Il più semplice ed economico, perché c'è già. In cambio ha un aspetto diverso da quello che avevate in mente, e l'allestimento va pensato due volte.
• La tensostruttura. Mantiene la sensazione di un matrimonio all'aperto, ma va ordinata e montata uno o due giorni prima — in un momento in cui le previsioni sono ancora incerte. Se avete una tensostruttura, avete già usato il vostro piano B.
• Spostare le cose dentro la giornata. Invece del luogo cambiate l'ora: il servizio fotografico in una finestra asciutta, l'aperitivo spostato di quaranta minuti. Non costa niente, ma richiede margine nel programma e una persona che comunichi il cambiamento.

Si combinano bene. Molte coppie finiscono con la tensostruttura per l'aperitivo, la sala per il rito e una finestra fotografica mobile. Quello che conta è mettere per iscritto la combinazione, altrimenti quel giorno ogni fornitore lavorerà su una versione diversa.

Spostarsi al chiuso è la conseguenza ovvia. Quelle meno ovvie sono ciò che davvero manda all'aria la giornata. Il terreno bagnato non regge i tacchi né i tavoli pesanti; su un prato, i piedi della tensostruttura e le sedie affondano. Le prolunghe all'aperto vogliono un passaggio protetto una volta che è umido, e la musica all'aperto è spesso la prima cosa a saltare — non per la pioggia, ma per l'attrezzatura.

Anche il programma si sposta. Un cambio di luogo costa realisticamente dai venti ai quaranta minuti, perché le persone si muovono più lentamente dei mobili. Senza quel margine, il tempo lo perdete da qualche altra parte, di solito a cena o nelle foto.

Poi c'è avvisare le persone. Se cambia il punto di ritrovo, ottanta invitati devono saperlo e metà sono già in viaggio. Scrivere a qualche ospite ben collegato funziona bene; e se le indicazioni di viaggio vivono già su un sito web per il matrimonio, cambiare lì il punto di ritrovo richiede un minuto.

Pensate anche ai tempi di allestimento. Se tutto è stato allestito all'aperto e la pioggia arriva in mattinata, va raccolto e ridistribuito al chiuso — lo stesso lavoro dell'allestimento originale, fatto sotto pressione. Pianificare bene il rischio meteo significa allestire completamente al chiuso fin dall'inizio e portare fuori le cose solo se le previsioni tengono. I fiori escono con il bel tempo, anziché rientrare con quello brutto. Invertire quella sola sequenza toglie quasi tutta la fatica a una giornata di pioggia e non costa niente se non la decisione di prenderla in anticipo.

Sotto lo stress dell'organizzazione le previsioni vengono sovrainterpretate. Tutto quello che va oltre i sette giorni è utile per una decisione come ordinare una tensostruttura e inutile per la forma della giornata. L'informazione su cui potete davvero agire arriva la sera prima e la mattina stessa, e lì non conta il dato giornaliero ma l'ora in cui cade il vostro rito.

Guardate tre numeri: probabilità di pioggia in quella finestra, millimetri previsti e velocità del vento. Il vento è quello sottovalutato. Decide la tensostruttura, le candele, le acconciature, tutto ciò che sui tavoli è di carta, e se un arco floreale sta in piedi in sicurezza.

Poi un'ultima regola per niente romantica: una volta presa la decisione, non si torna indietro. Girare una sala due volte costa molto più di qualunque quantità di pioggia.

Un punto manca in quasi tutti i piani B: le fotografie. Con la pioggia servono due o tre luoghi coperti a pochi minuti di distanza — un porticato, un arco, l'ingresso di un palazzo, una grande vetrata. Al sopralluogo la cosa si chiarisce in dieci minuti e salva le immagini senza che nessuno debba cercare il giorno stesso. Fate quella domanda anche se quel giorno c'è il sole.

E pensate agli abiti. I prati bagnati rovinano le scarpe chiare in pochi passi, e un abito con lo strascico si porta dietro ogni pozzanghera. Due paia di scarpe di ricambio, un asciugamano in auto e una riga nell'invito che avverte che il percorso verso il luogo del rito è all'aperto non costano nulla ed evitano la piccola catastrofe più comune di una giornata di pioggia.