Wat hoort er allemaal bij trouwdrukwerk?

Drukwerk wordt zelden in één keer gepland. Het verschijnt meestal in etappes, en juist daar gaat het mis: de trouwkaarten zijn al lang gedrukt als jullie bedenken dat de menukaarten erbij moeten passen, en dan heeft de drukker dat papier niet meer op voorraad.

Het overzicht hieronder sorteert elk onderdeel op het moment waarop het nodig is, zegt per onderdeel of het echt moet, en geeft de volgorde waarin jullie de opdrachten plaatsen. Zo wordt de omvang één keer vastgesteld in plaats van drie keer uitgebreid.

Het beantwoordt ook de vraag die onder dit alles ligt: welke onderdelen beantwoorden een echte vraag van een gast, en welke zijn versiering met een functionele pet op.

Golf één — voor de bruiloft. Save-the-date, trouwkaart, antwoordkaartje, informatiekaartje met route en overnachten, soms een kaartje over cadeaus. Deze onderdelen gaan door de post, en zij bepalen de portokosten.

Golf twee — op de dag. Ceremonieboekje of misboekje, tafelindeling, tafelnummers, naamkaartjes, menukaarten, bordjes en soms een kaart met het avondprogramma. Deze gaan niet op de post maar worden neergezet, dus formaat en papiergewicht mogen royaler.

Golf drie — daarna. De bedankkaart, vaak met een foto van de dag. Dat is de kaart die vergeten wordt, omdat hij valt na het moment waarop alles klaar had moeten zijn.

De golven verschillen in meer dan alleen timing. Golf één moet door een brievenbus passen, golf twee moet vanaf drie meter leesbaar zijn, golf drie mag persoonlijk zijn. Ontwerpen jullie alle drie als één geheel, dan maken jullie het minstens één ervan moeilijk.

In de praktijk: een fijn geschreven letter die prachtig staat op een kaart in de hand, is onbruikbaar op een tafelindeling. Omgekeerd oogt de stevige letter die een tafelindeling nodig heeft grof op een kaartje van A6. Wat de golven verbindt, is niet de lettergrootte maar het lettertype, de kleur en het papier — drie dingen die alle drie de golven kunnen dragen.

Deze tabel bevat alles wat gebruikelijk gedrukt wordt. De rechterkolom zegt of jullie het werkelijk nodig hebben.

Wat opvalt, is hoeveel onderdelen van een voorwaarde afhangen. Naamkaartjes zijn alleen nodig bij vaste plaatsen; een tafelindeling pas zodra er meer tafels zijn dan jullie kunnen aanwijzen. Toets die voorwaarden eerlijk en er verdwijnen meestal drie regels — zonder dat er op de dag iets ontbreekt.

Voor een bruiloft met veertig gasten op één locatie is deze selectie volledig genoeg: trouwkaart met een manier om te antwoorden, één informatiekaartje met route en overnachten, tafelnummers, een tafelindeling bij de ingang en de bedankkaart. Vijf onderdelen in plaats van elf.

Het werkt omdat elk daarvan een echte vraag beantwoordt: waar moet ik heen, waar zit ik, welke tafel is de mijne. Alles wat daarbovenop gedrukt wordt, beantwoordt geen verdere vraag maar maakt een visueel punt — een legitieme reden, maar een andere, en die moet ook anders beargumenteerd worden.

De besparing is aanzienlijk en niet alleen financieel. Zes onderdelen minder betekent zes ontwerpen minder, zes proefleesrondes minder en zes leveringen minder die op tijd moeten aankomen. In de laatste vier weken voor een bruiloft is die tweede besparing meer waard dan de eerste.

Bij heel kleine bruiloften tot ongeveer twintig mensen vallen tafelnummers en tafelindeling ook weg. Dan blijven de trouwkaart en de bedankkaart over, en is het drukwerk op één middag geregeld. Boven de honderd gasten geldt het omgekeerde: drukwerk wordt dan een routesysteem, en het loont om de route van jullie gasten in gedachten af te lopen — ingang, jassen, ceremonie, borrel, zaal, tafel, stoel.

Menukaarten bij een buffet. Ze worden gedrukt omdat ze bij een couvert horen, en vervolgens niet gelezen omdat het eten er gewoon staat. Eén grote kaart bij het buffet doet hetzelfde werk voor een fractie van de moeite.

Programmakaarten voor de avond. De avond loopt zelden zoals hij gedrukt is. Willen jullie de vorm ervan aankondigen, doe dat dan hardop of op een bord dat jullie kunnen aanpassen.

Een tweede informatiekaartje. Route, hotels, dresscode en cadeautekst passen samen op één blad. Twee kaartjes voegen gewicht en porto toe en worden alsnog één keer gelezen.

Naamkaartjes bij vrije plaatsen. Het klinkt vanzelfsprekend en gebeurt vaak: de naamkaartjes zijn besteld en daarna valt de keuze op vrij zitten aan elke tafel.

De reserve die te klein was. Het omgekeerde gebeurt net zo vaak — trouwkaarten besteld op het exacte aantal huishoudens, zonder marge voor mislukte enveloppen, late toevoegingen en de twee kaarten die jullie zelf willen houden.

Deze gevallen delen één oorzaak: er werd besteld voordat de bijbehorende beslissing was genomen, of zonder marge. Drukwerk volgt de planning en niet andersom, en het verdraagt een kleine reserve veel beter dan een nabestelling, die zelden precies dezelfde kleur heeft.

Bestel niet chronologisch op gebruik, maar in twee blokken. Het eerste blok is alles wat op de post gaat: save-the-date, trouwkaart, antwoordkaartje en informatiekaartje. Dat kan gemaakt worden zodra de datum, de locatie en de vorm van de dag vastliggen.

Het tweede blok is alles voor de dag zelf en kan wachten tot de antwoorden binnen zijn — naamkaartjes en tafelindeling zijn niet te schrijven voordat jullie weten wie er komt. Vier tot zes weken voor de bruiloft is het juiste moment.

Binnen dat tweede blok zit nog een volgorde: eerst tafelnummers en tafelindeling, dan naam- en menukaarten. Hoe namen precies gespeld worden, staat pas vast als de indeling vaststaat, en naamkaartjes die eerder gedrukt worden, worden meestal twee keer gedrukt.

Eén ding verbindt beide blokken: het papier. Moet de set bij elkaar horen, bestel dan met het eerste blok wat extra vellen mee, of vraag hoe lang de drukker jullie papier op voorraad houdt. Papiersoorten worden uit het assortiment gehaald, en een menukaart in een net iets ander wit valt op een gedekte tafel echt op.

Verzamelen jullie de antwoorden en gastgegevens toch al op één plek — bijvoorbeeld op een trouwwebsite — dan is de namenlijst voor naam- en tafelkaartjes klaar op het moment dat jullie hem nodig hebben, in plaats van dat hij uit berichten en kaartjes bij elkaar geraapt moet worden.