Wat kost trouwdrukwerk?

Offertes voor drukwerk zijn lastig te vergelijken, omdat elke drukker anders bundelt: bij de een zitten enveloppen erbij, bij de ander niet, en een derde noemt een stuksprijs die pas vanaf tweehonderd exemplaren geldt.

Daarom is "wat kost drukwerk" niet te beantwoorden zonder zelf te rekenen. Wat wél te beantwoorden is, is de vorm van de som, welke posten hem het sterkst bewegen en waar de vaste getallen zitten. En één ding vooraf: er bestaat in Nederland noch in België een landelijk onderzoek naar wat stellen aan trouwdrukwerk uitgeven. Elk rond bedrag dat jullie tegenkomen, komt uit de prijslijst van een leverancier of uit een buitenlandse enquête — behandel het als een orde van grootte, niet als een norm.

Dit artikel bouwt de berekening op, noemt de vier beslissingen die de prijs bepalen, werkt een voorbeeld uit, en wijst aan waar snijden werkelijk geld bespaart in plaats van alleen zuinig te ogen.

Elk drukwerkbudget bestaat uit dezelfde onderdelen. Noemt een offerte er een niet, dan ontbreekt hij niet — hij zit er simpelweg niet bij in.

• De uitnodiging zelf: het drukwerk, bepaald door formaat, papier en techniek.
• Het antwoordkaartje: kleiner, maar een aparte oplage, en vaak met een eigen enveloppe.
• Het informatiekaartje: route, overnachten, programma. Eén blad, maar het voegt gewicht toe.
• Enveloppen: voor de verzending en, waar gebruikt, voor de retour; gekleurde of gevoerde enveloppen kosten merkbaar meer.
• Porto: heen en, bij een gefrankeerd antwoordkaartje, terug.
• Ontwerp: een sjabloon uit een webshop, een aangepast sjabloon, of origineel werk van een ontwerper.

De laatste twee worden het vaakst vergeten en variëren het sterkst. Een volledig op maat ontworpen set kost een veelvoud van een aangepast sjabloon — wat volkomen te verdedigen kan zijn, maar het hoort een bewuste keuze te zijn en geen ontdekking bij de factuur.

Reken op ongeveer tien procent reserve op alles wat gedrukt wordt. Een nabestelling betaalt bijna altijd opnieuw de volledige aanloopkosten en heeft zelden precies dezelfde kleur.

Er is een zevende post die in geen enkele offerte staat en toch geld kost: jullie tijd. Ontwerpen nakijken, proeflezen, vullen, adresseren, frankeren en verzenden van zestig uitnodigingen is een goede dag werk voor twee mensen. Dat is geen argument tegen papier, maar het hoort in de som zodra jullie afwegen of een verzendservice zijn tarief waard is.

Vier beslissingen bewegen het totaal sterker dan al het andere bij elkaar.

De regel over de vorm is degene die mensen verrast. In België beslist het formaat: blijft de enveloppe binnen het genormaliseerde formaat, dan geldt het gewone tarief; een vierkante kaart of een dikke enveloppe valt daarbuiten en kost per stuk meer. In Nederland is het gewicht de schakelaar, met de dikte als tweede grens: past de zending niet meer als brievenbuspost, dan verandert de hele klasse.

Het gewicht springt bovendien in stappen. Porto wordt per gewichtsklasse gerekend, dus een set die net over een grens tikt, betaalt de volle volgende klasse — de laatste drie gram van een ontwerp kosten dan evenveel als de eerste twintig.

Bij tachtig huishoudens is dat verschil de moeite van het uitrekenen waard, en het komt volledig voort uit de vorm en de dikte van de enveloppe — niet uit iets wat op de kaart gedrukt staat. Kijk het actuele tarief na bij PostNL of bpost op het moment dat jullie kopen; beide passen hun tabel jaarlijks aan.

Tel huishoudens, geen gasten: een stel krijgt één uitnodiging, een gezin ook. Honderd gasten betekent meestal vijftig tot zestig zendingen.

Neem zestig huishoudens. Elke zending bevat een hoofdkaart, een antwoordkaartje, één informatiekaartje, een buitenenveloppe en een kleine retourenveloppe, en draagt porto heen en terug. Nog voordat er één vel gedrukt is, staat de porto al op zestig zegels heen en zestig terug — de post die het vaakst uit het budget wordt vergeten.

Duw de enveloppe in een hogere klasse en dat aantal beweegt scherp. Een vierkante of te dikke enveloppe kost per zending meer, en dat verschil landt twee keer zodra ook de retourenveloppe vierkant is. Een set die net over een gewichtsgrens gaat, telt daar bovenop bij elke afzonderlijke zending.

De drukkosten zelf lopen zo sterk uiteen per leverancier, oplage en techniek dat elk getal dat hier zou staan, zou misleiden. De som wordt pas betrouwbaar als jullie twee of drie offertes naast elkaar leggen voor dezelfde oplage, hetzelfde formaat en hetzelfde aantal bijlagen. Al het andere vergelijkt verschillende dingen.

Let daarbij op de staffels. Prijslijsten springen meestal bij 50, 100 en 200 stuks, en de stap omlaag is vaak groter dan de kosten van tien extra kaarten. Hebben jullie 92 zendingen nodig, kijk dan naar de prijs voor 100 — de reservekaarten zijn goedkoper dan een nabestelling.

Voeg de bijlagen samen. Route, overnachten, dresscode en de cadeautekst passen op één blad. Dat scheelt een oplage en vaak een portoklasse.

Neem de antwoorden online aan. Het antwoordkaartje en de gefrankeerde retourenveloppe laten vervallen, haalt het hele blok retourporto weg — bij zestig huishoudens veruit de grootste hefboom die er is. Druk tien kaartjes voor de gasten die liever op papier antwoorden in plaats van zestig.

Houd de vorm rechthoekig. Is vierkant een voorkeur en geen ontwerpprincipe, dan haalt een gewoon A6- of DL-formaat de toeslag volledig weg. Het is de goedkoopste besparing die er is, omdat er aan het resultaat vrijwel niets verandert.

Lichter papier voor de bijlagen. 120 g/m² in plaats van 250 g/m² voor een blad dat alleen informatie draagt. De hoofdkaart blijft stevig en de zending wordt lichter.

Vul en adresseer ze zelf. Verzendservices rekenen bij kleine aantallen merkbaar, en het werk is één overzichtelijke avond voor twee mensen.

Minder onderdelen in totaal. Alleen de uitnodiging en de bedankkaart drukken, en op de dag met borden en bordjes werken, halveert het hele budget. Eén met de hand geschreven bord bij de ingang vervangt de tafelindeling en de bewegwijzering tegelijk.

Waar jullie niet moeten snijden: de reserve, de proefleesronde en de zegel op de retourenveloppe. Alle drie kosten weinig en voorkomen precies datgene wat echt duur is.

Vraag elke leverancier om dezelfde vijf specificaties en de prijzen worden vergelijkbaar: oplage, formaat in millimeters, papiergewicht in gram per vierkante meter, aantal bijlagen, en of enveloppen inbegrepen zijn.

Vraag daarna drie dingen na die zelden in de prijs staan: hoeveel correctierondes inbegrepen zijn, wat een extra ronde kost, en hoe lang het gekozen papier leverbaar blijft. Dat laatste bepaalt of jullie maanden later de menu- en naamkaartjes nog op hetzelfde papier krijgen.

Bestel een gedrukt monster voordat jullie vastleggen, als de leverancier dat aanbiedt. Papier is op een scherm niet te beoordelen, en een monster in de hand beantwoordt de gewichtsvraag in twee seconden.

Zet het aandeel van het drukwerk in het totale budget vooraf vast in plaats van achteraf. Een realistisch bedrag maakt de keuzes makkelijker, omdat het techniek, formaat en bijlagen op één noemer brengt. Zonder budget groeit het totaal regel voor regel, zonder dat één afzonderlijke beslissing fout was.

En weeg één volledig gevulde proefenveloppe op een keukenweegschaal voordat jullie het formaat definitief maken — en meet hem meteen op, want in België beslist het formaat mee. Dat is de enige manier om te weten in welke portoklasse jullie zitten, en dat is het getal waar de hele berekening om draait.