¿Cuánto cuesta la papelería de boda?

Los presupuestos de papelería son difíciles de comparar porque cada imprenta agrupa de otra manera: en un precio entran los sobres, en otro no, y un tercero da un precio unitario que solo se aplica a partir de doscientas unidades.

Por eso «cuánto cuesta la papelería» no se puede responder sin hacer vuestra propia cuenta. Lo que sí se puede responder es la forma de esa cuenta, qué partidas la mueven más y dónde están los números que no dependen de vosotros.

Este artículo monta el cálculo, nombra las cuatro decisiones que mueven el precio, hace un ejemplo entero e identifica dónde recortar ahorra dinero de verdad en lugar de solo parecer austero.

Todo presupuesto de papelería se compone de las mismas piezas. Si un presupuesto no menciona una, no es que se le haya olvidado: es que no está incluida.

• Invitación principal: la impresión en sí, que depende del tamaño, del papel y de la técnica.
• Tarjeta de respuesta: más pequeña, pero es otra tirada aparte, y a veces con su propio sobre.
• Tarjeta de información: cómo llegar, dónde dormir, horario y número de cuenta. Una hoja, pero suma peso.
• Sobres: el del envío y, si lo usáis, el de vuelta; los sobres de color o forrados cuestan bastante más.
• Franqueo: la ida y, con tarjeta de respuesta franqueada, también la vuelta.
• Diseño: una plantilla de tienda, una plantilla personalizada o un diseño original hecho por alguien.

Las dos últimas son las que más se olvidan y las que más varían. Un diseño original cuesta un múltiplo de una plantilla personalizada, lo cual puede estar perfectamente justificado, pero tiene que ser una decisión y no un descubrimiento al llegar la factura.

Y una advertencia muy española: preguntad siempre si el presupuesto lleva el IVA incluido. La impresión de invitaciones va al 21 %, y un presupuesto dado sin IVA sube casi una cuarta parte al convertirse en factura. Sumad además alrededor de un diez por ciento de reserva sobre todo lo impreso, porque un pedido de refuerzo casi siempre repite el coste de preparación entero y casi nunca sale exactamente del mismo color.

Hay una séptima partida que no aparece en ningún presupuesto y que cuesta igual: vuestro tiempo. Revisar el diseño, corregir, ensobrar, rotular, franquear y echar al correo sesenta invitaciones es un día entero de trabajo para dos personas. No es un argumento contra el papel, pero entra en la cuenta cuando estéis decidiendo si os compensa pagar un servicio de ensobrado.

Hay cuatro decisiones que mueven el total más que todo lo demás junto.

La fila de la forma es la que sorprende. Correos distingue la carta normalizada —a grandes rasgos, un sobre rectangular de hasta unos 23,5 por 12 centímetros, medio centímetro de grosor y 20 gramos— de todo lo demás, y en cuanto salís de ahí pagáis otra tarifa. Un sobre cuadrado sale por definición, y también salen los sobres rígidos, los que llevan lacre, los de cinta y los que abultan por dentro. No es un capricho de tarifas: todos esos dejan de pasar por la máquina de clasificación.

El peso salta igual de bruscamente. El franqueo se cobra por tramos, así que un conjunto que pesa un gramo más que el límite paga el tramo entero siguiente. Los últimos tres gramos de un diseño cuestan lo mismo que los primeros veinte.

Ese es el motivo por el que aquí no encontraréis un precio en euros. Correos revisa sus tarifas cada enero y un importe escrito en un artículo como este estaría equivocado dentro de unos meses. Lo que no cambia es la mecánica, y la mecánica es lo que os interesa: la forma y el peso del sobre deciden el tramo, y el tramo multiplicado por ochenta casas es una partida real de vuestro presupuesto, sin que tenga nada que ver con lo que está impreso en la tarjeta.

Contad casas, no invitados: una pareja recibe una invitación y una familia también. Cien invitados suelen ser entre cincuenta y sesenta envíos.

Tomad sesenta casas. Cada envío lleva la tarjeta principal, una tarjeta de información, un sobre y, si la usáis, una tarjeta de respuesta con su sobre de vuelta, y paga franqueo de ida y, en ese caso, también de vuelta. Antes de imprimir un solo pliego, el franqueo ya son sesenta envíos, y ciento veinte si vais a franquear la vuelta.

Empujad el sobre a un tramo más alto y ese número se mueve mucho. Salir de la carta normalizada por hacerlo cuadrado, o pasar el límite de peso por meter una tarjeta más, es una diferencia por envío que se multiplica por sesenta sin que nadie lo haya decidido conscientemente. Correos vende sellos de tarifa nacional sin precio impreso, que siguen siendo válidos aunque suba la tarifa después: preguntad en la oficina hasta qué peso y qué formato cubren antes de comprar ochenta.

Los costes de impresión varían tanto según proveedor, cantidad y técnica que cualquier cifra que pusiéramos aquí os llevaría a engaño. La cuenta solo se vuelve fiable cuando ponéis dos o tres presupuestos uno al lado del otro para la misma cantidad, el mismo tamaño y el mismo número de tarjetas dentro. Cualquier otra cosa compara cosas distintas.

Y de paso, vigilad los saltos de cantidad. Las listas de precios suelen escalonarse en 50, 100 y 200, y el escalón hacia abajo es muchas veces mayor que lo que cuestan diez tarjetas de más. Si necesitáis 92 envíos, mirad el precio de 100: las tarjetas de sobra salen más baratas que un pedido de refuerzo.

Juntad las tarjetas de dentro. Cómo llegar, alojamiento, etiqueta y número de cuenta caben en una sola hoja. Eso ahorra una tirada y muchas veces un tramo de franqueo.

Recoged las confirmaciones por internet. Quitar la tarjeta de respuesta y su sobre franqueado elimina el bloque entero de franqueo de vuelta, que con sesenta casas es la palanca más grande disponible. Imprimid diez tarjetas para quien prefiera contestar en papel en lugar de sesenta.

Dejad el sobre rectangular. Si lo cuadrado es una preferencia y no un principio de diseño, pasar a un formato estándar os devuelve a la tarifa normalizada. Es el ahorro más barato que existe porque no cambia casi nada del resultado.

Papel más ligero para lo de dentro. 120 g/m² en lugar de 250 para una hoja que solo lleva información. La tarjeta principal sigue teniendo cuerpo y el envío pesa menos.

Ensobrad y rotulad vosotros. Los servicios de ensobrado cobran de forma apreciable en cantidades pequeñas, y el trabajo es una tarde llevadera para dos personas.

Menos piezas en total. Imprimir solo la invitación y la tarjeta de agradecimiento, y resolver el día con carteles, deja el presupuesto a la mitad. Un cartel con buena letra a la entrada sustituye a la vez al seating plan y a la cartelería.

Donde no hay que recortar: en la reserva, en la ronda de revisión y en el franqueo del sobre de vuelta si habéis decidido meterlo. Las tres cosas cuestan poco y evitan el único resultado que sale caro de verdad.

Pedid a cada proveedor las mismas cinco especificaciones y los precios se vuelven comparables: cantidad, tamaño en milímetros, gramaje en gramos por metro cuadrado, cuántas tarjetas van dentro y si los sobres están incluidos. Y añadid una sexta, aquí imprescindible: si el precio lleva IVA.

Aclarad después tres cosas que casi nunca están en el precio: cuántas rondas de correcciones entran, qué cuesta una ronda de más y cuánto tiempo va a seguir disponible el papel que habéis elegido. Esa última decide si podréis tener minutas y meseros en el mismo papel meses después.

Pedid una muestra impresa antes de comprometeros, si el proveedor la ofrece. El papel no se juzga en una pantalla, y una muestra en la mano responde a la pregunta del gramaje en dos segundos.

Fijad vuestro presupuesto de papelería dentro del presupuesto total de la boda antes de empezar y no después. Una cifra realista hace las decisiones más fáciles, porque pone técnica, tamaño y tarjetas interiores en el mismo plano. Sin ella, el total crece partida a partida sin que ninguna decisión concreta haya sido equivocada.

Y pesad un sobre montado del todo antes de cerrar el tamaño. Es la única manera de saber en qué tramo estáis, y es el número del que depende toda la cuenta.