Save-the-date sito matrimonio: quando serve e cosa inserire

Questo articolo riguarda il momento: quando conviene avvisare, a chi, e che cosa si può dire quando la location è confermata ma il resto è aperto. Che cosa scrivere nell'invito vero e come si raccolgono le risposte sono due domande successive e hanno risposte proprie.

Il difetto più comune non è arrivare tardi: è dire troppo. Una pagina che a diciotto mesi dalla data promette un programma finisce per contraddirsi tre volte, e ogni contraddizione è una domanda che vi arriva in privato.

Con Getting Married la stessa pagina cresce nel tempo: nasce con i vostri nomi e una data, e diventa il sito completo quando ci sono le informazioni per riempirlo, senza cambiare indirizzo.

La regola che risolve quasi tutti i dubbi è una sola: chi riceve un annuncio anticipato è invitato, punto. Non esiste una versione «ti avviso ma poi vediamo». Se non siete sicuri di volere una persona al matrimonio, quella persona non deve ricevere l'annuncio, perché toglierla dopo è molto peggio che averla aggiunta tardi.

Da qui discende tutto il resto. L'annuncio non chiede una risposta: chiede di segnare una data. Non contiene un modulo, non contiene un orario, non contiene indicazioni sui regali. Contiene i vostri nomi, il giorno, la città e una riga che dice che l'invito arriverà. Tutto quello che aggiungete oltre a questo diventa una promessa che dovrete mantenere o correggere.

C'è una differenza pratica fra l'annuncio e l'invito che vale la pena tenere presente: l'annuncio si può mandare per posta elettronica o per messaggio senza scandalizzare nessuno, mentre la partecipazione, in Italia, quasi sempre no. Le due cose viaggiano su binari diversi proprio perché chiedono cose diverse, e le regole di forma dell'invito vero — chi va nominato, come si scrive, chi si invita insieme a chi — sono trattate in etichetta degli inviti.

Un caso merita una nota: gli invitati che devono prenotare un volo o chiedere ferie in un periodo difficile. Per loro l'annuncio non è una cortesia ma l'informazione decisiva, e conviene mandarlo prima che agli altri, con una riga in più su dove si dorme. È l'unica differenziazione che vale la pena fare.

La finestra dipende da tre cose: quanto è lontano il luogo, quanto è richiesto il periodo, e quante persone dovranno organizzarsi. Per un matrimonio in città, con invitati che abitano nel raggio di un'ora, sei mesi prima sono abbondanti. Per un matrimonio in un luogo che richiede un viaggio, o in una settimana in cui gli alberghi si riempiono, la finestra si allarga fino a un anno.

Poi c'è il calendario italiano, che sposta tutto e che i manuali stranieri non conoscono. I mesi contesi sono giugno e settembre, e in molte regioni la disponibilità delle location per quei mesi si esaurisce con più di un anno di anticipo. Agosto è un caso a sé: la seconda metà del mese svuota le città e blocca laboratori, pasticcerie e mercati dei fiori per due o tre settimane, il che significa che per un matrimonio di settembre l'annuncio va mandato prima delle ferie, non dopo. E i fine settimana lunghi vanno guardati con attenzione doppia: sono comodi per chi viene da lontano ed è esattamente per questo che tutto è già pieno.

Un secondo fattore che pesa quanto la stagione: quanti dei vostri invitati hanno figli in età scolare. Per quelle famiglie il vincolo non è il vostro matrimonio ma il calendario scolastico, e sapere la data con sei mesi di anticipo o con dodici cambia se possono venire.

La regola pratica che ne esce: mandate l'annuncio appena la data e il luogo sono confermati per iscritto, e non un giorno prima. Un annuncio ritirato è la sola cosa peggiore di un annuncio tardivo, e capita a chi lo manda quando la location è ancora «in opzione».

Il problema di una pagina pubblicata con un anno di anticipo è che deve restare utile per un anno senza avere quasi nulla da dire. Ci sono quattro contenuti che reggono quel periodo e non invecchiano.

Il primo sono i vostri nomi e la data, che è il motivo per cui la pagina esiste. Il secondo è la città o la zona, non l'indirizzo: serve a chi deve valutare un viaggio, e cambiare l'indirizzo esatto dopo è normale mentre cambiare città non lo è. Il terzo è una riga sul quando arriverà l'invito, che da sola elimina la metà delle domande che vi arriverebbero in privato. Il quarto sono i periodi in cui dormire in zona è difficile, se lo sapete: è l'informazione più utile che potete dare in questa fase, e nessuno la dà.

Quello che invece non va messo è tutto ciò che non è ancora deciso: programma, orari, dress code, indicazioni sui regali, elenco degli alberghi convenzionati prima che la convenzione esista. E soprattutto non va messo un modulo di conferma. Chiedere una risposta a un anno di distanza produce risposte inutilizzabili — la gente dice di sì per gentilezza e poi cambia — e brucia l'unica occasione in cui la domanda avrà una risposta affidabile. Le conferme hanno un loro momento e una loro scadenza, entrambi calcolati all'indietro dal contratto della location: RSVP matrimonio online spiega come si ricavano.

Una cosa sola si può chiedere già adesso, ed è utile chiederla: un indirizzo dove mandare l'invito. È la richiesta giusta al momento giusto, perché è esattamente il dato che vi mancherà fra sei mesi.

La fase dell'annuncio anticipato è quella in cui si forma l'elenco degli indirizzi, ed è anche l'unica fase in cui si forma male. I nomi arrivano da tre parti — voi due, i suoi genitori, i vostri — e arrivano nella forma peggiore: un messaggio vocale, un foglio di carta, una fotografia di una pagina di rubrica. In quel momento nessuno sta pensando a dove finiranno quei dati, e questa è precisamente la ragione per cui conviene deciderlo adesso.

Tre accorgimenti risolvono quasi tutto. Il primo: fate confluire tutto in un posto solo fin dal primo nome, invece di tenere il foglio dei suoceri come allegato da integrare più avanti. Il secondo: quando chiedete a un parente l'indirizzo di qualcun altro, dite a che cosa serve — è una cortesia verso una persona che non è presente e non ha scelto di darvelo. Il terzo: non pubblicate mai un elenco di invitati sulla pagina, neanche solo con i nomi di battesimo, perché in quella fase la pagina è quasi sempre aperta a tutti.

Essere online con un anno di anticipo significa anche essere trovabili con un anno di anticipo. La data comincia a circolare per vie che non controllate: messaggi inoltrati, anteprime dei link, schermate nei gruppi di famiglia. Per la stessa ragione l'indirizzo esatto della location non va su una pagina aperta, nemmeno dentro una foto con l'insegna leggibile, perché dice a estranei quando una casa sarà piena di ospiti e quando un appartamento sarà vuoto. Dodici mesi di anticipo sono dodici mesi in cui quell'informazione resta in rete: un motivo in più per indicare la zona e tenere l'indirizzo per l'invito. E chi sul lavoro o in famiglia non vuole ancora dire nulla tiene la pagina dietro il codice fino all'invito.

C'è poi un dettaglio che riguarda proprio questo momento e non gli altri: gli indirizzi raccolti a un anno di distanza saranno in parte sbagliati quando serviranno. La gente trasloca. Non è un problema da risolvere adesso, è un problema da prevedere: annotate accanto a ciascun indirizzo la data in cui lo avete ricevuto, e nella settimana prima della spedizione ricontrollate quelli più vecchi.

Come si costruisce quell'elenco perché regga fino ai ringraziamenti — quali colonne servono, chi ha il permesso di scriverci, che cosa consegnare a ciascun fornitore — è il tema di lista invitati online.

Fra l'annuncio e la festa passano molti mesi in cui quella pagina esiste e non cambia. Quattro accorgimenti la tengono viva senza chiedervi lavoro.

• Scrivete quando ci sarà il prossimo aggiornamento — «altre informazioni in primavera» — così chi torna sa se ha senso tornare.
• Non usate un conto alla rovescia: è la cosa che invecchia peggio e non dice niente a nessuno.
• Tenete pubblica solo la parte che può leggere chiunque, e preparate fin da ora la parte riservata che aprirete con l'invito.
• Aggiornate almeno una volta prima dell'invito, anche solo con una riga: una pagina ferma per un anno viene data per abbandonata.

Il punto più importante è però l'indirizzo, ed è una decisione da prendere adesso e non poi. L'indirizzo che scrivete nell'annuncio è quello che le persone conserveranno, gireranno ai parenti e cercheranno di nuovo a mesi di distanza. Cambiarlo dopo significa che due gruppi di invitati conoscono due indirizzi diversi, e uno dei due non funziona più.

Vale quindi la pena scegliere subito un nome che regga fino ai ringraziamenti, e collegarlo prima di mandare il primo messaggio. Le regole per sceglierne uno che si detti al telefono e stia su una riga stampata sono in sito matrimonio con dominio personalizzato.