Meno invitati o meno extra?

La domanda arriva quasi sempre tardi: il budget è fissato, sono arrivati i primi preventivi e i numeri non si incontrano. Da lì esistono due sole direzioni: meno persone o meno programma.

Sono legittime entrambe, ma i loro effetti differiscono di un fattore tre o cinque. Qui trovate il prezzo di ciascuna strada, così che la decisione poggi su un calcolo e non su quale delle due sembra più facile quella sera.

Il numero che governa tutto è il vostro costo marginale per invitato: in Italia, per un ricevimento di fascia media, 120-170 euro contando menù, bevande, IVA, allestimento del posto, stampa e bomboniera.

Due avvertenze. Il risparmio si materializza solo sopra il vostro minimo garantito: sotto quella soglia pagate comunque il pavimento, con meno invitati. E sulle riduzioni grandi perdete anche dei tavoli, il che toglie centrotavola da 60-150 euro l'uno, tovagliato e noleggi: nella pratica altri 20-50 euro a invitato.

Lo schema: i risparmi singoli più grandi — band, planner, video — sono anche quelli che cambiano di più l'esperienza, con un'eccezione. Nessuno, al matrimonio, si accorge che non c'è un videomaker.

Seguendo questa scala si perde la minor quantità di sostanza:

1. Togliete quello che nessuno vive il giorno stesso: video, secondo fotografo, bomboniere elaborate, stampa oltre la partecipazione.
2. Cambiate formato invece di rinunciare: buffet invece di servizio al tavolo (15-35 euro a invitato), dj invece di band, vino e birra invece di un bar con distillati, fiori di stagione invece di importati.
3. Spostate la data: un giorno diverso dal sabato e un mese fuori stagione muovono affitto e prezzo a coperto insieme.
4. Solo adesso, la lista — e comunque con un criterio chiaro, non persona per persona.

Su un matrimonio italiano di fascia media i primi tre passi insieme valgono 3.000-6.000 euro. Nella maggior parte dei casi questo chiude il buco senza che nessuno venga disinvitato.

La via di mezzo: invitare a parti diverse della giornata

Fra invitato e non invitato c'è una terza possibilità, e quasi nessuno la considera uno strumento di budget: persone diverse per parti diverse della giornata. La parte cara è il pranzo o la cena con le bevande. Tutto quello che viene prima costa una frazione.

Venti persone al rito e all'aperitivo costano 400-900 euro. Le stesse venti a tavola ne costano 2.400-3.400. Quella differenza di circa duemila euro compare senza che nessuno esca dalla lista.

Perché funzioni servono due condizioni. Ci deve essere una cesura naturale nel programma — un cambio di sala, uno spostamento, una fine chiara della prima parte. E l'invito deve dire a cosa si è invitati anziché lasciarlo aperto — che cosa si celebra è una delle otto informazioni che ogni partecipazione deve portare. Scrivere che si è invitati al rito e al brindisi è un'informazione, non una scortesia: la scortesia nasce solo quando qualcuno scopre arrivando che a tavola non c'è un posto per lui.

Allora vi serve una regola che valga per tutti, altrimenti una decisione di budget diventa una classifica di rapporti. Tre che funzionano:

• La prova del contatto: chi non si è fatto vivo di sua iniziativa negli ultimi due anni non entra in lista.
• Cerchie intere, non persone singole: niente colleghi, niente cugini di secondo grado, niente accompagnatori per chi non ha una relazione stabile. Una categoria si spiega; una decisione caso per caso non si spiega mai.
• Due momenti: un rito piccolo con la cerchia stretta, e una festa più grande e più economica dopo, senza cena servita.

La terza è sottovalutata. Una festa in giardino o in una sala con buffet e bevande per 80 persone sta sui 30-55 euro a testa: un quarto di quello che le stesse 80 persone costano a un ricevimento.

La questione degli accompagnatori

È dove le liste crescono più in fretta ed è dove una regola serve di più. Due criteri che reggono: l'accompagnatore lo hanno tutti quelli in una relazione stabile, oppure lo hanno tutti quelli che conosceranno meno di cinque persone. Qualunque scegliate, applicatelo senza eccezioni: una eccezione genera cinque conversazioni.

A contratti firmati, anche tagliare costa

L'ordine qui sopra presuppone che non abbiate ancora prenotato niente. Con i contratti in mano l'aritmetica cambia: una voce tolta non è più un importo risparmiato, è la differenza fra il prezzo e quello che la clausola di recesso trattiene.

Nei contratti italiani la caparra si perde praticamente sempre, e più ci si avvicina alla data più cresce la quota trattenuta. Un video da 1.800 euro disdetto a dieci settimane dalla data quindi raramente vi fa risparmiare 1.800 euro, e spesso ve ne fa risparmiare 500-900. Dove quello che avete versato è una caparra confirmatoria, chi recede la perde per intero: è la regola dell'art. 1385 del codice civile, e vale in entrambe le direzioni.

Ne discende una regola scomoda ma utile: se il budget non torna, il momento più economico per tagliare è sempre adesso e il più caro è il mese prossimo. Misurate il buco per intero e presto, anziché in tre giri nell'arco di nove mesi in cui ogni giro riduce le opzioni disponibili per il successivo.

Prima di discutere qualsiasi cosa, mettete tre numeri uno accanto all'altro:

1. il vostro costo marginale per invitato
2. la differenza fra il budget e il totale attualmente preventivato
3. la somma di tutti gli extra che potreste togliere

Se il terzo numero supera il secondo, non c'è nessun motivo di parlare della lista. Se non lo supera, sapete esattamente quanti invitati fanno la differenza — e potete discutere di quello invece che tirare a indovinare.

Il momento cambia cosa è ancora possibile

Prima di prenotare la location sono aperte tutte e due le strade. Dopo, il numero di invitati è vincolato dalla capienza e dal minimo garantito. Dopo che sono partite le partecipazioni, la strada della lista è chiusa del tutto: a quel punto non è una misura di budget, è un invito ritirato.

Quindi fissate il numero di invitati prima di firmare il contratto della location, non dopo. L'ordine inverso — prenotare il posto che vi piace e poi accorciare la lista perché non ci sta — è la sequenza più cara e più sgradevole di tutta l'organizzazione.

Un'ultima cosa utile da sapere: fra il dieci e il venti per cento degli invitati di solito non viene, e la quota sale per una data infrasettimanale o per un posto lontano. Non è un margine su cui pianificare, ma spiega perché una lista si riempie quasi mai quanto sembra sulla carta.

Una precisazione sul calcolo: per il terzo numero contate solo le voci non ancora sotto contratto, e mettete quelle già prenotate in una riga a parte con l'importo che recupereste davvero recedendo. Altrimenti state lavorando con risparmi che contrattualmente non esistono più — e state prendendo una decisione sulle persone sulla base di un numero che non è vero.